Votre bureau dans le portail du backoffice de Yuki


Il s'agit de votre bureau personnel dans le portail Yuki. Le bureau s'adapte à votre rôle et vous donne de l'information permanente sur le statut de votre flux de travail, les dernières questions ou réponses de vos clients et votre productivité personnelle.

LE BUREAU DE LA PARTIE SUPÉRIEURE GAUCHE VERS LA PARTIE INFÉRIEURE DROITE


Navigateur

La partie supérieure de votre ordinateur est ce que l'on appelle le navigateur. Il reste en permanence à l'image tant que vous êtes sur le portail Yuki ; de gauche à droite :

  • Bouton Home (Accueil) : vous ramène à l'écran susmentionné.

  • Domaines : aperçu de tous les domaines où vous avez accès.

  • Utilisateurs : aperçu de tous les utilisateurs sur le portail, avec leur fonction et rôle.

  • Logo de votre bureau

  • Lien pour se déconnecter (se fait également si votre navigateur se ferme)

  • Lien vers les « Paramètres » : uniquement accessible pour le gestionnaire du portail

  • Lien vers votre profil personnel

  • Lien vers le profil du bureau

  • Barre de recherche pour trouver les administrations (domaines) et les ouvrir directement

Chiffres absolus

Sur la deuxième rangée, vous trouvez une série de chiffres personnels. Si vous vous trouvez dans le rôle du backoffice du portail, les chiffres concernent votre propre flux de travail et historique. Si vous êtes un gestionnaire de portail, les chiffres concernent tout le bureau.

Cet écran vous présente les chiffres absolus suivants :

  • Questions : le nombre de questions ouvertes qui vous sont attribuées

  • Flux de travail : le nombre réel de transactions dans les domaines dont vous êtes responsable (voir paramètres domaine)

  • Productivité : le nombre de transactions que vous avez traitées dans le mois en cours

  • Traitement erroné : le nombre de fautes du contrôle aléatoire (ce champ est uniquement complété si le bureau a instauré un contrôle aléatoire)

Vous pouvez cliquer sur le nombre pour voir les détails.


Graphique de flux de travail

Ce graphique vous montre votre flux de travail (ou celui du bureau si vous êtes gestionnaire de portail) réparti sur « hier », « aujourd'hui » et « demain ».  Cette répartition se base sur la promesse idéale à vos clients que tout sera comptabilisé dans les 24 heures. Le calcul part du principe que tous les documents et les transactions entrés aujourd'hui avant 12 heures doivent encore être traités aujourd'hui et que tous les documents doivent être traités après 12 heures. La barre « hier » affiche donc toutes les transactions ouvertes dans votre flux de travail qui auraient dû être traitées hier (ou les jours avant). La barre « aujourd'hui » comprend les transactions « d'hier », et la barre « demain » est déjà de l'information sur ce qu'il y a à faire demain. La manière de procéder dépend naturellement de la promesse faite par le bureau au client.


Questions et réactions récentes

Cet aperçu vous donne une liste des 20 questions ou réactions les plus récentes pour autant qu'elle vous ait été attribuée en personne. En cliquant sur la question, le domaine s'ouvre et vous pouvez lire, répondre ou traiter directement la question ou la réaction.


Fonctions diverses

Les boutons gris à gauche sous l'écran sont des boutons qui vous mènent à différents aperçus ou listes de travail. Certains boutons sont visibles en fonction de votre rôle. Certains boutons ont un mécanisme d'alarme qui vous permet de voir directement si quelque chose se trouve dans le flux de travail. Un gestionnaire de portail le voit pour tout le bureau et les autres collaborateurs voient leurs chiffres personnels.

Les boutons suivants sont disponibles : (en italique si le bouton est uniquement visible pour les gestionnaires)

  • Les déclarations à la TVA qui doivent encore être envoyées pendant le mois en cours.

  • Les questions ouvertes

  • Les tâches ouvertes

  • Le flux de travail ouvert

  • Aperçu des domaines

  • Aperçu des administrations

  • Aperçu des utilisateurs : collaborateurs du bureau

  • Transactions : historique de transactions traitées dans une période par domaine

  • Productivité : aperçu des transactions traitées par jour par les collaborateurs

  • Moniteur : moniteur de bureau contenant des infos sur le flux de travail ouvert, l'historique, la satisfaction client et le traitement en temps utile.

  • Livré : statistiques sur les nombres de documents livrés par le client par jour de semaine, jour de travail etc.

  • Contrôles aléatoires : aperçu et liste de travail pour les contrôles aléatoires (uniquement visible si le contrôle aléatoire est instauré).