Tâche portail backoffice : contrôles mensuels

Tâche portail backoffice : contrôles mensuels

Chaque mois, l'administration doit être contrôlée sur les points suivants :

  • Incohérences
  • Banque
  • Exhaustivité des opérations bancaires
  • Comptes d'attente
  • Exhaustivité des achats
  • Exhaustivités des ventes
  • Exhaustivité des postes de demande
  • État des postes de demande
  • Clients
  • Fournisseurs
  • Administration fiscale
  • Postes de demande
  • Salaires à payer
  • Précompte professionnel
  • CC personnel
  • CC administrations
  • Duplicatas de factures
  • Relations
  • Transactions supprimées

Le contrôle est effectué à partir de la liste de contrôle du portail backoffice, dans la partie gauche de l'écran.

 

Incohérences

Yuki vérifie l'éventuelle existence d'incohérences dans le domaine. Après quelques minutes, une liste comportant des messages d'erreur s'affiche.

La principale incohérence consiste en l'absence de certaines transactions bancaires. Vérifiez dans la comptabilité/les extraits bancaires si les messages sont corrects.

 

Banque

Vous voyez s'afficher les comptes bancaires présents.

Si des transactions bancaires sont manquantes pour l'un ou l'autre compte, un triangle rouge s'affiche auprès de ce compte.

Si les transactions bancaires ont été soumises sans le solde bancaire (dans l'extrait de compte électronique), un point d'interrogation rouge s'affiche. Le solde bancaire du compte n'est dans ce cas pas vérifié.

 

Exhaustivité des opérations bancaires

Vous voyez s'afficher ici un aperçu des transactions bancaires manquantes. Vérifiez d'abord dans la comptabilité/les extraits bancaires si les messages sont corrects.

Vous pourrez ensuite poser une question au client, dans laquelle vous lui demanderez de fournir les transactions bancaires manquantes.

 

Comptes d'attente

Vous pouvez apparier des postes imputés sur le compte du grand livre ‘580000 Transferts internes’.

Les transferts des différents comptes bancaires sont classés par date.

  • Sélectionnez à droite une opération de débit d'un compte bancaire. En haut à droite, vous voyez s'afficher dans un cadre jaune « Encore à apparier... ».
  • Sélectionnez ensuite à gauche l'inscription de l'autre compte bancaire. Vous voyez à présent s'afficher dans le cadre jaune en haut à droite « Entièrement apparié ».
  • Cliquez ensuite dans la barre sur le bouton « Associer ».

Vous pouvez également apparier les comptes d'attente pour les cartes de débit, cartes de crédit, iDeal et paiements en ligne.

Les petites différences peuvent être imputées aux différences de paiement ou frais bancaires.

 

Exhaustivité des achats et ventes et état des postes de demande

Après avoir nettoyé autant que possible les achats, ventes et/ou postes de demande, vous pouvez envoyer au client une question au moyen du bouton 'Envoyer cette liste à l'utilisateur' pour lui demander de vous fournir les factures d'achat et de vente manquantes.

Vous pouvez ensuite demander au client de vous fournir des explications concernant les postes de demande au moyen du bouton 'Soumettre cette liste à l'attention de l'utilisateur'.

 

Clients et fournisseurs

Après avoir nettoyé autant que possible les débiteurs et créanciers, vous pouvez envoyer une question au client au moyen du bouton 'Envoyer cette liste à l'utilisateur'.

 

Demandes de services de paiement

Vous pouvez faire usage de la fonctionnalité de paiement et de domiciliation de Yuki. En d'autres termes, tout ce qui doit encore être payé manuellement à partir d'une administration, comme les factures d'achat (virements), les demandes de remboursement de frais de collaborateurs, les fiches de paie et les créances de factures de vente peut être préparé dans une liste de paiement.

Vous pouvez alors créer des fichiers SEPA à partir de cette liste de paiement. Il s'agit d'un fichier récapitulatif des divers paiements que vous pouvez télécharger sur le portail internet de la plupart des banques.

Vous pouvez demander le service de paiement en cliquant sur le raccourci Yuki store après ouverture d'une administration. Attention : seul le comptable est habilité à activer ce service pour vous !

 

Administration fiscale

Vous trouverez ici tous les postes/transactions en cours pour la relation 'Service public fédéral Finances'.

Veillez à ce que toutes les transactions bancaires concernant le Service public fédéral Finances indiquent la raison pour laquelle elles figurent dans cet aperçu.

 

Salaires à payer

Chaque mois, la cohérence entre les fiches de paie et le poste du journal salarial est contrôlée. Il est naturellement important que le poste du journal salarial mensuel et toutes les fiches de paie soient présents.

Si le solde d'un mois est de '0', le total des fiches de paie coïncide avec le poste du journal salarial par mois.

Un solde au cours d'un mois donné peut s'expliquer comme suit :

  • Le poste du journal salarial est erroné ou manquant
  • Une ou plusieurs fiches de paie sont erronées ou manquantes

Précompte professionnel

Chaque mois, la cohérence entre la déclaration du précompte professionnel et le poste du journal salarial est contrôlée. Il est naturellement important que les deux soient présents.

Si le solde d'un mois est de '0', les deux coïncident.

Un solde au cours d'un mois donné peut s'expliquer comme suit :

  • Le poste du journal salarial est erroné ou manquant
  • La déclaration du précompte professionnel est erronée ou manquante.

CC personnel

Cet aperçu reprend les fiches de paie et déclarations devant encore être appariées à un paiement (icônes jaune), ainsi que les demandes de remboursement de frais en souffrance (icônes orange).

Vous voyez ensuite les paiements des salaires et demandes de remboursement de frais dont les fiches de paie et/ou déclarations font encore défaut.

Vous pouvez poser une question au client après nettoyage de cet aperçu.

 

CC administrations

Il s'agit de la relation de compte courant entre les différentes administrations du domaine. Le solde doit toujours être '0'.  

 

Duplicatas de factures

Cet aperçu vous permet de contrôler si des factures ont été imputées plusieurs fois dans une administration.

Vous pouvez sélectionner les factures d'achat, les factures de vente ou les demandes de remboursement de frais. Le pourcentage d'accord est généralement fixé à 75% ou plus.

Sur la gauche, vous pouvez cliquer sur l'icône bleu et blanc pour chaque ligne de comparaison. Les factures s'affichent l'une à côté de l'autre dans l'écran et vous pouvez les comparer. Si les factures sont identiques, elles peuvent être fusionnées sauf si elles se trouvent déjà dans une déclaration de TVA clôturée.

 

Contrôle de relation

Cet aperçu affiche les relations enregistrées deux fois. Vous pouvez effectuer diverses comparaisons dans la barre et, si nécessaire, fusionner des relations.

 

Transactions traitées

Vous pouvez contrôler ici les transactions soumises au cours d'une période donnée.

Attention ! Si vous sélectionnez 'janvier 2015', vous verrez s'afficher les transactions soumises en janvier 2015. Il ne s'agit donc pas des transactions de janvier 2015.

Un filtre vous permet de désactiver les comptes du grand livre relatif aux banques.

 

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