Formulaire de déclaration des frais

Le formulaire de déclaration des frais (seuls les employés et utilisateurs, non les collaborateurs, ayant un rôle de direction peuvent renseigner ce formulaire)

Yuki a élaboré un formulaire vous permettant de consigner et de déclarer tous les menus frais que vous avez exposés vous-même à titre privé en tant qu’utilisateur. Vous pouvez utiliser ce formulaire à différentes fins :

  • Vous ne voulez pas téléverser tous les menus bons séparément, mais les rassembler pour gagner du temps (scanner) et de l’argent.

  • Vous souhaitez que vos collaborateurs aient la possibilité de déclarer leurs frais électroniquement.

ATTENTION : VOUS NE POUVEZ UTILISER CETTE FONCTIONNALITÉ QUE POUR LES FRAIS QUE VOUS AVEZ EXPOSÉS À TITRE PRIVÉ




Où puis-je trouver le formulaire?

Vous pouvez créer le formulaire en deux endroits différents :


1. Personnel -> Formulaire de frais

2. Boîte postale Yuki


Comment le formulaire fonctionne-t-il?

Cliquez sur le lien pour créer un nouveau formulaire.


Administration

Ceci ne vous est demandé que si vous gérez plusieurs administrations dans votre domaine. Indiquez dans quelle administration la déclaration doit être imputée.


Employé

Sélectionnez la personne en faveur de qui la déclaration doit être remboursée.


Compte bancaire

Saisissez le compte bancaire sur lequel la déclaration doit être payée.


Description

Saisissez une brève description. Ceci devient la description du document dans votre archive. Par exemple « Déclaration Octobre 2015 »


Date

Cette date est purement informative.


Ajouter des règles de déclaration

Vous pouvez à présent faire diverses déclarations sur le formulaire.

  • Sélectionnez le type de dépense. Ceci va déterminer le poste sur lequel la dépense va être imputée.

  • Saisissez le montant total de la dépense. Le montant doit être libellé en euros. Si vous avez payé dans une autre devise, faites la conversion en euros à l’aide du calculateur de devises. Celui-ci se trouve en bas de chaque page Yuki.

  • Le cas échéant, commentez la dépense en question. Par exemple, avec quel client vous avez mangé.


Sauvegarder ou envoyer la déclaration

Lorsque vous avez renseigné le formulaire de déclaration, vous pouvez le sauvegarder (sous forme de projet). Dans ce cas, la déclaration n'est pas traitée. Une fois que votre déclaration est complète pour être imputée, cliquez sur Envoyer. La déclaration est alors expédiée aux fins de traitement, automatiquement comptabilisée et liquidée.


Seules les personnes remplissant un rôle de direction peuvent envoyer des déclarations.


Formulaires de déclaration et l'archive

Les formulaires de déclaration sont enregistrés dans le classeur Personnel sous l’onglet Déclarations.


Conserver les bons comme annexe

Il est nécessaire de conserver les bons pour l’administration fiscale. Il suffit de conserver les originaux dans une chemise au bureau. Vous pouvez opter pour effectuer un scannage des bons d’une déclaration et de les conserver dans Yuki. Pour éviter tout traitement en double, il est conseillé de créer à cet effet un onglet propre dans le classeur Personnel (par exemple « Annexes »). Scannez les bons à partir de cet onglet. Vous pouvez également les rassembler dans un fichier au format PDF. Pour vous, il peut s’avérer pratique d’inclure dans la description de l’annexe un renvoi vers l’objet du formulaire de déclaration.


Imputation du formulaire de déclaration des frais

  • Dans une entreprise unipersonnelle, une SNC et une filiale, les déclarations sont imputées comme « Versements privés » (à moins qu'il ne s'agisse dans la déclaration d'un employé).

  • Pour les autres formes légales, les comptes courants appropriés sont utilisés pour les directeurs, les actionnaires etc. si une de ces personnes fait la déclaration.
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