Introduire ou importer les chiffres périodiques comparatifs

Lorsque vous transférez l'administration d'un client vers Yuki, il est toujours utile de pouvoir lui proposer des chiffres comparatifs dans Yuki déjà la première année. Les conseils suivants peuvent vous aider à importer très facilement les chiffres comparatifs dans Yuki.


Obstacles à surmonter

L'introduction ou l'importation de chiffres comparatifs ne consiste pas à opérer une exportation dans l'ancien logiciel et une importation dans Yuki. Vous allez devoir surmonter un certain nombre d'obstacles dans Excel ou dans un autre tableur :
  • Vérifier si vous avez bien à disposition tous les comptes nécessaires dans Yuki et préparer un tableau de conversion

  • Comprimer les 'transactions' en soldes par compte du grand livre et par période

  • Remplacer l'ancien plan comptable par le plan comptable Yuki

  • Convertir le fichier Excel en un fichier d'importation pour Yuki

  • Identifier les factures ouvertes


Créer les numéros de compte dans Yuki et préparer un tableau de conversion dans Excel

Cette étape est nécessaire mais demande malheureusement un certain temps et ne peut que difficilement être automatisée. Si vous désirez convertir plusieurs administrations et avez toujours utilisé un plan comptable fixe, il vous suffira d'élaborer une fois un tableau de conversion pour convertir le plan comptable du bureau en le plan comptable de Yuki.

Il y a plusieurs façons de le faire. Les plus utilisées sont :

  1. Dans Excel, préparez une liste avec tous les comptes que vous devriez rencontrer lors de la conversion. Si vous ne convertissez qu'une seule administration, exportez la balance de vérification et par soldes. Si vous utilisez un plan comptable fixe, partez de ce plan.

  2. Supprimez toutes les colonnes à l'exception de celles comportant l'ancien numéro de compte et la description du compte.

  3. Disposez ce tableur Excel sur une moitié de votre écran et ouvrez l'application Yuki permettant de définir le plan comptable Yuki. Placez le plan comptable Yuki à côté du tableur Excel.

  4. Veillez à disposer d'un compte dans Yuki pour chaque compte de l'ancien plan. Si le compte n'existe pas dans le plan fixe, créez-en un à partir d'une copie d'un compte existant de la même catégorie, que vous allez renommer. ASTUCE : profitez de la conversion pour nettoyer votre plan comptable. En effet, votre client, à savoir l'entrepreneur, n'a souvent que faire d'un excès de comptes justifiant de petits montants.  Vous pouvez donc également fusionner deux ou plusieurs comptes en un même compte dans le plan Yuki.

  5. Dans votre tableur Excel, ajoutez une colonne dans laquelle vous indiquez le numéro de compte correspondant de Yuki.

  6. Remplacez les comptes suivants du grand livre par les comptes Yuki:

    • Journaux des comptes bancaires: 550090

    • Compte fournisseurs: 440010

    • Compte clients: 400010

    • Comptes d'investissement en immobilisations (in)corporelles: 289999

    • Comptes d'amortissement (bilan) des immobilisations (in)corporelles: 289999

    • Comptes collectifs pour les comptes de régularisation: 289999

  7. Conserver ce tableur Excel en tant que tableau de conversion.


Créer un tableur Excel avec les chiffres périodiques

Déterminez d'abord si vous désirez disposer de chiffres comparatifs pour toute une année ou par mois. La dernière solution est naturellement meilleure, mais requiert plus de travail.


Sachez que Yuki calcule le solde d'un compte en additionnant toutes les transactions. Dans le cas d'un compte du bilan, il s'agit de toutes les transactions jusqu'à la date pour laquelle vous désirez établir le solde. Pour un compte de résultats, il s'agit de toutes les transactions à partir du début d'une année fiscale et jusqu'à cette date. En d'autres termes, pour déterminer les soldes périodiques pour les chiffres comparatifs, vous ne devez cumuler par période que le solde des transactions de cette période et non le solde factuel à la fin de la période.


Exemple d'un compte de bilan 2013 :


Solde d'ouverture (solde de clôture 2012)            1000,00

Transactions en janvier                           100,00

Transactions en décembre                     -200,00


Pour ce compte, le solde du bilan d'ouverture est : 1000,00, le solde périodique de janvier est de 100, il est de 0 de février à novembre, et de -200 euros pour décembre.

Par conséquent, si vous exportez le solde périodique de l'ancien logiciel, veillez toujours à disposer du solde des transactions (mouvements) du mois.


Comprimer un fichier d'exportation reprenant les transactions en une liste de soldes périodiques

Le but est de disposer d'un fichier Excel ressemblant plus ou moins à ce qui suit :


Période  

Code de compte

Description du compte

Solde périodique

1   

220000

Immeubles    

120000,00

1     

220009

Amortissement immeubles        

-3000,00


Si vous ne parvenez pas à exporter ces chiffres directement à partir de l'ancien logiciel, exportez toutes les transactions d'une année et convertissez cette liste en un tel tableau. Utilisez pour ce faire un tableau croisé dynamique.