Importer une écriture d’opérations diverse

Informations générales

Yuki vous permet d’importer plusieurs écritures d’opérations diverses à l’aide d’un simple format. Ceci peut s'avérer particulièrement pratique pour des écritures récurrentes comme celles du journal de paie, les amortissements, etc. La fonction d'importation se trouve dans Comptabilité | Opérations diverses. Cette fonction est disponible si vous avez le rôle approprié. Vous trouverez un lien dans la barre des tâches pour rechercher le fichier d'importation. Vous pouvez également télécharger le fichier d'importation par la voie usuelle.


Le format d'importation

Le format d’importation doit être un fichier CSV (Comma Separeted Values) (champs séparés par des virgules ou par des points virgules (;)) Ce type de fichier peut être créé dans Excel par exemple. Sur les plates-formes Apple, cela ne fonctionne pas toujours, en raison des guillemets. Dans ce cas, vous pouvez essayer OpenOffice. Plusieurs transactions d’opérations diverses peuvent également être livrées au format XML (exemple).


Ce fichier XML peut être téléchargé directement ou être livré via le Service Web Yuki - Ecritures d'opérations diverses.


Le fichier doit contenir les 8 colonnes suivantes dans l'ordre indiqué :

  • numéro de ligne

  • date - date de transaction (« dd-mm-jjjj »)

  • description - description de la ligne

  • numéro de compte du grand livre - code provenant du plan comptable standard de Yuki.

  • montant en euros - négatif correspond à crédit, positif à débit

  • Numéro CdC - numéro BCE de l'administration (vous n'en avez besoin que si vous avez créé plusieurs administrations dans le domaine)

  • Code de relation - code (optionnel) qui est enregistré auprès d’une relation (correspondance exacte) ou si vous ne disposez que du nom de relation, vous pouvez également saisir un ‘;’, et dans ce cas, il faut tenir compte du fait que vous devez aussi saisir un ‘;’ au niveau de la ligne.

  • Nom de relation - nom complet (optionnel) d’une relation (correspondance exacte).

  • Code de projet - code (optionnel) qui est enregistré auprès d’un dossier/projet (correspondance exacte) ou si vous ne disposez que du nom du projet, vous pouvez également saisir un ‘;’, et dans ce cas, il faut tenir compte du fait que vous devez aussi saisir un ‘;’ au niveau de la ligne.

  • Nom de projet - nom complet (optionnel) d'un dossier/projet (correspondance exacte).

Si une colonne n’est pas connue ou n’est pas applicable pour la ligne de transaction concernée, vous pouvez la laisser vide. Toutefois, pour l’importation, il est important que toutes les colonnes soient présentes, de manière à ce que Yuki puisse insérer les données dans les champs appropriés de la base de données.


Explication

La première ligne peut être un titre (avec indication du nom de colonne), mais celui-ci ne sera pas utilisé.


Vous pouvez utiliser comme signe de séparation, la virgule ( , ) ou le point-virgule ( ; ) ou le signe apostrophe ( ' ) ou le double point ( : ). Le point-virgule ( ; ) est le signe le plus sûr.

L'utilisation des guillemets ( " ) n'est nécessaire que si le contenu du champ contient également le signe de séparation qui a été sélectionné pour les champs.


  • Le chiffre séquentiel du numéro de ligne.

  • Les signes ( - ) et ( / ) peuvent être utilisés comme signe de séparation dans la date.

  • Les MONTANTS NE DOIVENT PAS comporter de signe de séparation pour les milliers (donc 1000,00 et non 1.000,00).

  • TOUTEFOIS, si le fichier comporte la VIRGULE comme signe de séparation, l'utilisation du signe de séparation pour les milliers est autorisée.

  • Un compte du grand livre doit avoir été créé et activé.

  • La colonne avec le numéro CdC n’est obligatoire que pour les domaines ayant plusieurs administrations.  Le numéro CdC que vous saisissez ici doit correspondre au numéro que vous avez complété dans l’administration. En Belgique, le numéro peut comporter des points, donc le numéro doit également comporter des points dans le fichier CSV.

  • Le code de relation est optionnel. S’il a été saisi, la transaction sera imputée sur cette relation.

  • Le nom de relation est optionnel. S’il a été saisi, la transaction sera imputée sur cette relation. Si le code de relation a également été saisi, la recherche ne portera que sur le code. Si aucune relation n'est trouvée, une nouvelle relation sera créée. Si vous ne disposez que d'un nom, vous devez néanmoins saisir dans le champ du code de relation un ';', autrement, le nom ne sera pas créé.

  • Le code de projet est optionnel. S’il a été saisi, la transaction sera reliée au dossier/projet.

  • Le nom de projet est optionnel. S’il a été saisi, la transaction sera reliée au dossier/projet. Si le code de projet a également été saisi, la recherche ne portera que sur le code. Si aucun dossier/projet n'est trouvé, un nouveau dossier/projet sera créé. Si vous ne disposez que d'un nom, vous devez néanmoins saisir dans le champ du code de projet un ';', autrement, le nom ne sera pas créé.


Créer un fichier dans Excel

Vous pouvez créer facilement un tel fichier dans Excel. Toutefois, il faudra tenir compte des points d'attention suivants :

  • veillez à ce que les milliers ne soient pas séparés par un point ( . ).

  • veillez à ce que le code du compte du grand livre comporte systématiquement six positions.

  • veillez à ce que la feuille de calcul ne comporte pas d’autres informations que les lignes à importer.

  • sauvegardez la feuille Excel au format CSV (sélectionnez Enregistrer sous…).

Vous pouvez charger ici un exemple de feuille Excel pour vous exercer.


Messages d'erreur pouvant survenir à l'importation

  • Le fichier d'importation doit contenir le numéro CdC d'une seule administration.

    • Le fichier d'importation ne peut donc pas contenir des transactions pour plusieurs administrations.

    • Si le domaine comporte plusieurs administrations, le numéro BCE doit être intégré dans le fichier.

    • Si un domaine ne comporte qu'une seule administration, le numéro BCE n'est pas contrôlé.

    • Il faut vérifier le numéro CdC dans les données de l’administration pour en supprimer les signes illisibles.

    • Le numéro CdC n'appartient pas à une des administrations dans le domaine.

    • Le numéro doit correspondre exactement à celui saisi dans l'administration, ce qui veut dire que si le numéro comporte des points, ces points devront également figurer dans le fichier CSV.

  • Les écritures ne sont pas équilibrées, il y a une différence de solde de "-xxxx,xx"

    • La somme de toutes les lignes doit être égale à 0,00.

  • La sauvegarde de la transaction a échoué. Les écritures ne sont pas équilibrées par date.

    • La date des différentes lignes de transaction peut être différente, bien que le solde de toutes les transactions à une même date doive être égal à 0,00.

    • Si le montant comporte un signe de séparation pour les milliers, par exemple 1.234,78, il est possible que vous obteniez aussi ce message.

    • Les numéros de compte du grand livre inconnus dans le domaine ne sont pas pris en compte dans le comptage.  Dans ce cas, il y a en fait deux messages, mais Yuki indique uniquement que les écritures ne sont pas équilibrées.

    • Le champ dans lequel figure le montant contient, outre les données numériques, également un signe alphanumérique ou un signe tel que €.

    • Le champ dans lequel figure le montant contient par exemple deux signes de soustraction, Excel les traduits en positif, alors que l'outil d'importation de Yuki ne le fait pas.

  • Le compte du grand livre avec le code "XXXXXX" est introuvable.

    • Le numéro du compte du grand livre doit être connu dans Yuki.

  • Les lignes de transaction ont la même ID : trois

    • Le numéro de ligne doit être unique.

  • L'importation a échoué. Le format du fichier est invalide. (La ligne comporte un nombre inexact de colonnes : 6;;l;;)

    • Chaque ligne doit comporter le nombre exact de colonnes. Voir le format d'importation

  • La ligne de transaction est invalide : La date d'écriture est vide.

    • Date sans signe de séparation 28122012 doit être 28-12-2012. 28-12-12 est également autorisé.

  • La transaction avec le numéro de ligne X ne peut pas être traitée : La date "31-04-2012" est un format de date invalide.

    • 31 avril n'existe pas

  • La transaction avec le numéro de ligne 2 ne peut pas être traitée : La date "2012-03-30" est un format de date invalide.

    • Le format de notation de la date est DD-MM-JJJJ ou DD-MM-JJ.

  • La sauvegarde de la transaction a échoué. Les écritures dont la date est antérieure à la date de début de l'administration ne sont pas autorisées.

    • Voir le champ "Comptabilité à partir de" dans les données de l'administration.

  • Echec de l'importation : format inconnu

    • Signes bizarres aux endroits où le programme ne les attend pas. Par exemple : double apostrophe au début et à la fin de la ligne.

  • La ligne de transaction est invalide : règles de transactions introuvables

    • Le montant manque à chaque ligne. Par ailleurs, ils doivent être <> 0,00.

  • La sauvegarde de la transaction a échoué. Les écritures dont la date est antérieure à la date de début de l'administration ne sont autorisées que si elles ont été imputées sur le compte de bilan.

  • La sauvegarde de la transaction a échoué. Impossible de créer ou de modifier des transactions antérieures à la date de 02-01-2010 pour l’administration Test Webservices.

  • La sauvegarde de la transaction a échoué. Cannot book this transactionline because the GLAccount is disabled (code = '600000') (impossible d'imputer cette transaction en ligne parce que le compte GLA est désactivé (code = '600000')

  • La transaction avec le numéro de ligne <NR> ne peut pas être traitée : Le compte du grand livre avec le code "XXXXXX" est introuvable.

  • An item with the same key has already been added (un élément ayant la même clé a déjà été ajouté), le champ code de relation comporte la même valeur que celle du champ nom de relation

  • La sauvegarde de la transaction a échoué. Impossible d'opérer directement l'imputation sur un compte bancaire ou sur un journal de caisse.  Yuki vérifie si le fichier comporte des numéros de compte du grand livre commençant par 57xxxx, caisse, 55xxxx, banque, 53xxxx, épargne 125xx, depôt et 15xxx,  carte de crédit

  • La transaction avec le numéro de ligne 2 ne peut pas être traitée : Plusieurs relations ont été trouvées portant le nom ou le code de relation "4545".


Le message depuis l'IDR est visible dans le flux des opérations de l’employé du BackOffice


Type d'affichage de documents non supporté pour traitement

  • Ce message a un caractère très général, mais ce qui suit en est une cause possible

    • Le numéro de ligne figure bien dans le titre, mais le numéro est manquant au début de chaque ligne


Modèles pour importation

  • Modèle général fichier CSV

  • Exemple de feuille Excel pour la création d'un fichier d'importation


Voir également

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