Payer au moyen de fichiers de paiement en format PAIN

À propos des fichiers de paiement et de domiciliation PAIN

La plupart des banques sont en mesure de traiter les fichiers PAIN, qu'elles appellent fichiers SEPA. L'avantage du format SEPA est qu'il permet le traitement de paiements en euros dans toute l'Europe à partir d'un même fichier.


Un fichier PAIN-SEPA comprend un ou plusieurs groupes d'opérations constituées de paiements professionnels ou de domiciliations venant d'un même mandant. Pour les paiements professionnels, toutes les opérations du groupe sont associées au même numéro de compte du payeur. Dans le cas des ordres de domiciliation, c'est le numéro de compte du bénéficiaire qui est identique. Les paiements professionnels comprennent les paiements aux fournisseurs ou les paiements de salaires (généralement, les deux catégories ne sont pas regroupées au sein du même fichier PAIN).


Comment créer un fichier de paiement ?

  1. Sélectionnez dans la liste de paiement les opérations que vous allez payer. Créez des fichiers de paiement distincts pour le paiement des salaires.

  2. Choisissez le compte bancaire en faveur duquel le paiement doit être effectué.

  3. Cliquez ensuite sur le bouton « Créer un fichier de paiement » dans la barre de menu.

  4. Indiquez une seule description si vous voulez que tous les paiements soient assortis de la même description. Généralement, ce champ ne sera pas complété.

  5. Traitez les paiements si nécessaire (boule jaune)

  6. Complétez les données manquantes ou corrigez les données erronées.

  7. Validez le compte bancaire si vous ne l'avez pas déjà fait auparavant.

  8. Validez l'opération à l'aide du bouton Enregistrer ou supprimez-la.


Explications des différentes lignes du fichier SEPA

  • Loupe Cliquez sur la loupe pour visualiser les détails du paiement et les corriger le cas échéant.

  • Boule verte ou jaune. Verte si le paiement est prêt pour envoi, jaune si des données font encore défaut ou si le compte bancaire n'a pas encore été vérifié.

  • Date d'exécution. Ce champ vous permet de planifier des paiements pour une date future. Il peut s'agir d'un paiement à un service que vous ne pouvez absolument pas oublier.

  • Nom du bénéficiaire

  • Domicile ou siège du bénéficiaire (obligatoire pour tout paiement sur un compte postal)

  • Numéro de compte bancaire du bénéficiaire. Contrôlez bien ce numéro avant d'envoyer le paiement.

  • Montant du paiement. Le montant de la facture encore dû. La création de paiements partiels n'est actuellement pas encore possible dans Yuki.

  • Description du document auquel le paiement se rapporte. Cliquez sur le lien pour ouvrir le document.

  • Caractéristique ou description du paiement

  • Bouton permettant de supprimer le paiement de la liste des ordres de paiement (le paiement revient dans la liste de paiement)

Vous pouvez voir le montant total des paiements inclus dans le fichier SEPA dans la partie inférieure droite de l'écran. Si vous avez enregistré plusieurs dates d'exécution, vous pouvez voir le montant payé par date.


Valider des comptes bancaires

Pour éviter les paiements vers un compte bancaire qui n'est pas celui du bénéficiaire, vous devez le valider avant utilisation. Si la vérification s'impose pour un paiement, une boule jaune s'affichera devant la ligne. Cliquez sur cette boule pour valider le compte bancaire. Vous voyez à présent le document auquel le paiement se rapporte. Contrôlez si vous voyez le compte bancaire sur le document. Vous avez trois possibilités :

  • Valider le compte bancaire pour tous les paiements à ce bénéficiaire. Vous ne devrez plus le valider par la suite.

  • Valider le compte bancaire uniquement pour ce paiement (exception)

  • Cliquez sur l'icône de modification dans la barre des boutons pour modifier le compte bancaire.

Si vous avez validé un compte bancaire par erreur, vous pouvez toujours revenir en arrière en cliquant sur le compte et en supprimant la validation.


Valider définitivement un fichier de paiement ou de domiciliation PAIN

Le fichier SEPA est à présent prêt pour traitement. Vous avez trois possibilités :

  • Le valider définitivement : Cliquez sur le bouton Valider définitivement. Une fenêtre comportant le texte suivant s'affiche : (ATTENTION : ce bouton est uniquement visible de l'utilisateur et non du backoffice) « Fichier SEPA prêt pour téléchargement ». Un fichier est automatiquement créé dans la liste des fichiers SEPA. Cette liste est reprise sous Historique dans la Liste de paiement dans le module Banque. Le fichier téléchargé est généralement enregistré dans le répertoire DOWNLOAD.

  • Enregistrer dans l'enveloppe de paiement : Pour enregistrer les données du fichier SEPA dans l'enveloppe de paiement, cliquez sur le bouton Enregistrer. Vous pourrez soumettre le fichier pour paiement ultérieurement.

  • X Supprimer : Pour supprimer définitivement l'enveloppe de paiement SEPA, cliquez sur le bouton avec la croix rouge. Toutes les factures de vente et d'achat sont de nouveau déplacées dans la liste des paiements « À payer ».

Attention ! La plupart des banques n'acceptent que les fichiers de paiement avec date d'exécution n'ayant pas plus de cinq jours et à maximum 30 jours. Soyez attentif à cela quand vous validez définitivement le fichier SEPA.


Envoyer à la banque

Après avoir validé définitivement le fichier SEPA (et l'avoir temporairement enregistré sur votre ordinateur), vous devez encore l'envoyer à la banque et l'y autoriser. La plupart des banques disposent à cet effet d'une fonction de téléchargement de fichier sur leur portail internet. Après téléchargement, vérifiez si le fichier est traité. Si tout s'est bien passé, le portail vous demande un code ou mot de passe pour approbation du traitement définitif par la banque.


Si, pour l'une ou l'autre raison, la banque ne peut procéder au traitement, revenez à la liste de paiement. Allez dans l'historique et supprimez le fichier SEPA pour que toutes les factures soient libérées pour paiement d'une autre manière.


Important !

La banque peut spécifier le paiement des factures et reprendre une ligne par paiement dans le relevé de compte. La plupart procède néanmoins par lot et vous ne voyez dès lors qu'une seule ligne dans le relevé, imputée aux Transferts internes.


Voir également  

Travailler avec la liste de paiement

Protéger la liste des paiements

Créer un nouveau compte bancaire

Comptes bancaires