Utiliser les règles de reconnaissance

ATTENTION ! : cette fonction peut avoir un impact majeur sur l'administration. Utilisez cette fonction avec circonspection !


Pour pouvoir traiter les transactions bancaires et de caisse récurrentes plus efficacement, vous pouvez créer des règles de reconnaissance. Cette possibilité, autrefois uniquement ouverte aux utilisateurs possédant le rôle de collaborateurs du backoffice, est désormais également accessible aux rôles d'Administration financière et Comptable externe.


Lorsque vous ouvrez une transaction bancaire ou de caisse encore à traiter, un écran s'affiche, dans lequel vous pouvez apparier manuellement la transaction ou exécuter une action.

Parfois, Yuki crée automatiquement la ligne ou applique une règle de reconnaissance existante. Le texte suivant s'affiche alors :


Cette transaction a été momentanément imputée comme suit : Dépenses diverses au comptant. Cette transaction a été imputée sur la base d'une règle de reconnaissance


Vous trouverez également dans la barre le bouton « (Nouvelle) règle de reconnaissance ».




Si vous savez qu'une transaction sera récurrente à l'avenir et devra toujours être traitée de la même manière, vous avez intérêt à créer une règle de reconnaissance.


L'écran suivant s’affiche



La partie gauche de l'écran spécifie les critères auxquels une transaction doit répondre. La partie droite détermine le traitement de la transaction, si celle-ci répond aux critères.


Critères


Type :  Il s'agit du type de transactions reprises dans les extraits bancaires. Exemples : Frais bancaires ou domiciliations


Compte de contrepartie : Dans une transaction bancaire, il s'agit du compte bancaire en faveur duquel un paiement sortant est effectué ou duquel un paiement entrant provient. Dans une transaction de caisse, ce compte est fonction du code indiqué par la caisse.


Nom du compte de contrepartie : Il s'agit du nom de la contrepartie (client ou fournisseur)


Description : Vous pouvez définir des mots clés en tant que critères de description. Par défaut, la description devra inclure le mot clé que vous avez défini dans le critère. Les parties de ce mot contenues dans la description seront également reconnues. Si vous utilisez plusieurs mots comme critères, indiquez si la description doit contenir « tous les mots » ou « un des mots ». Vous pouvez aussi avoir recours aux « wildcards ». Pour l'explication des Wildcards, cliquez sur le point d'interrogation derrière la case de sélection.


Compte bancaire / caisse : Indiquez ici si la transaction doit provenir d'un compte bancaire ou d'une caisse spécifique. Si vous laissez ce champ vide, la transaction peut provenir de tous les comptes et de toutes les caisses.


Débit / crédit :  Indique s'il doit s'agir d'un débit ou d'un crédit ou s'il peut s'agir des deux.

Si vous avez opté spécifiquement pour crédit ou débit, vous pouvez également indiquer si le montant doit être inclus dans une fourchette indiquée. Ces montants sont toujours positifs.



Output / Traitement

Vous indiquez ici de quelle manière la transaction doit être imputée.

Compte du grand livre : Indiquez d'abord le compte du grand livre sur lequel la transaction doit être imputée. Il peut s'agir d'un compte de revenu, un compte de dépenses ou un compte de bilan. Vous ne pouvez procéder directement à une imputation sur un autre compte bancaire ou de caisse. S'il s'agit d'une transaction entre deux comptes bancaires, optez pour le compte « Transferts internes ».

Si vous optez pour un compte de revenu ou de dépenses, vous pouvez également indiquer la TVA applicable.

Relation : Choisissez une relation existante, à laquelle la transaction doit être imputée.

Traitement : Indiquez si la transaction peut être traitée automatiquement si tous les critères sont remplis. Les transactions seront dans ce cas automatiquement imputées et traitées et n'apparaîtront plus dans le workflow.


Validité des règles de reconnaissance

Vous pouvez faire débuter une règle de reconnaissance à une date donnée ou la faire cesser à une date donnée. Par exemple, vous pouvez souhaiter imputer une écriture d'une certaine manière jusqu'au 31/12 et d'une autre manière à partir du 1/1. Il n'est pas possible d'activer des règles de reconnaissance assorties des mêmes critères pour une même période.


Pour contrôler la validité d'une règle de reconnaissance, cliquez sur « Montrer les résultats possibles ». Attention, vous ne verrez s'afficher que les transactions non encore traitées.



Attention !

Lors de la définition des critères, veillez bien à ne pas choisir des critères trop généraux. Il n'est pas intelligent d'utiliser un mot très court (comme NS). Vous courrez le risque de trouver une concordance trop rapidement et d'obtenir un trop grand nombre de transactions.


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Création double règle de reconnaissance.mp4
(1435k)
Charles Daive,
9 févr. 2018 à 07:27
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