Utilisateurs et Rôles dans Yuki

Droits par rôle

Dans Yuki, il y a une distinction entre les rôles backoffice et les rôles utilisateurs. Les rôles backoffice s’appliquent aux comptables et les rôles utilisateurs aux entrepreneurs.


Rôles Backoffice

Ces rôles sont utilisés pour tous les employés de la fiduciaire. Les utilisateurs avec ce rôle effectuent la comptabilité des administrations (entreprises). Yuki fait également la distinction entre les droits que vous avez en tant qu’employé de la fiduciaire (accès au portail) ainsi qu’au niveau du domaine pour lequel vous faites la comptabilité. 

  • Rôles au niveau du portail  (portail de la fiduciaire)
    • Portail Backoffice = Rôle standard 
      • Accès à tous les domaines qui ne sont pas séparément protégés. 
      • Accès aux flux de travail de tous ces domaines.
      • Accès aux questions posées concernant ces domaines.
      • Accès aux informations personnelles concernant la productivité et la qualité.
      • Possibilité de créer de nouveaux domaines.
    • Administrateur du portail (droits de backoffice du portail plus ceux énumérés ci-dessous)
      • Possibilité de créer de nouveaux utilisateurs dans le portail et de faire des changements au niveau des rôles de chacun.
      • Aperçus de la gestion concernant la productivité, la qualité et les activités par domaine.
    • Backoffice data-entry
      • Accès à tous les domaines qui ne sont pas séparément protégés. 
      • Les personnes ayant ce rôle peuvent seulement effectuer la saisie de données dans les domaines auxquels ils ont accès. 
      • Les documents du workflow ne sont pas gérés par l’utilisateur ayant ce rôle.
      • L’utilisateur avec ce rôle peut gérer les transactions bancaires et en espèces dans le workflow. 
    • Utilisateur invité du portail
      • Il s’agit d’un utilisateur qui obtient également les droits de backoffice pour un domaine précis dans le portail.
      • Doit être configuré dans les paramètres du domaine en tant que responsable backoffice, back-up backoffice ou contrôleur backoffice.
      • Ceci est un rôle que vous pouvez attribuer aux entrepreneurs qui veulent encoder eux-mêmes.
    • Contrôleur backoffice du portail
      • Ceci est un rôle supplémentaire qui peut être attribué en plus du rôle de gestionnaire de portail.
      • Avec ce rôle, vous aurez les mêmes droits que les contrôleurs backoffice de domaines spécifiques.

Où puis-je créer et modifier les utilisateurs et les rôles?

  1. Via l’icône de la personne, en haut à gauche sur l’écran du portail 
  2. En haut de l’écran, vous trouverez “Ajouter utilisateur”

Remarque: Seule une personne ayant le rôle Administrateur du portail peut ajouter un utilisateur ou ajouter/modifier des rôles.


  • Rôles au niveau d’un domaine 
    • BO responsable (BO)
      • Responsable du domaine / responsable de l’encodage.
    • Backup BO
      • Responsable lorsque le BO est absent.
    • Contrôleur BO (BC)
      • Responsable de la vérification de toutes les activités du domaine (vérifie les fichiers, les déclaration TVA, responsable de la clôture de fin d’année).
      • Peut modifier des transactions pendant les périodes bloquées.
    • Gestionnaire de compte BO
      • Rôle attribué, en général, à la personne détenant le contact commercial avec les entrepreneurs (souvent il s’agit du chef du bureau).


Où puis-je créer et modifier les utilisateurs et les rôles?

  1. Via le portail, vous devez accéder au domaine spécifique en cliquant sur la flèche noire. 

Rôles utilisateurs 

Dans Yuki, chaque utilisateur possède certains droits fondamentaux. Par défaut, même si un utilisateur ne détient pas de rôle précis, il peut tout de même effectuer les actions suivantes (à l’exception de “l’utilisateur en lecture seule”):

  • Charger des documents
  • Poser des questions à Yuki
  • Visionner tous les documents dont le niveau de sécurité est configuré à “Tous les utilisateurs”
  • Créer de nouveaux documents
  • Visionner les fichiers et créer de nouveaux fichiers
  • Visionner, créer et modifier des adresses
  • Gérer sa propre boîte de messagerie
  • Visionner le calendrier et créer de nouveaux rendez-vous
  • Visionner et créer des tâches

Droits supplémentaires pour les utilisateurs 

  • Achat
    • Visionner la liste d’achat 
    • Visionner les factures d’achat
    • Visionner la liste des soldes des fournisseurs 
    • Visionner la liste de paiements 
    • Placer des factures dans une liste de paiement, mais ne peut pas rendre le fichier de paiement définitif

  • Vente
    • Créer et envoyer des factures de vente
    • Visionner les ventes (moniteur des ventes) ainsi que la liste des ventes 
    • Visionner les informations sur les ventes par client
    • Visionner les factures impayées par client

  • Administration financière
    Un utilisateur possédant ce rôle détient tous les droits énumérés sous les rubriques Achat et Vente, en plus des droits suivant:
    • Visionner les détails disponibles sous la fonction “Comptabilité”
    • Accès aux détails du grand livre
    • Visionner les relevés bancaires
    • Visionner les documents dans les dossiers Ventes, Achat, Banque, Impôts et Autres documents financiers
    • Parcourir les comptes du grand livre
    • Créer des règles de reconnaissance
    • Exporter des données financières
    • Effectuer les actions suivantes à partir des comptes du grand livre:
      • Déplacer les frais
      • Étaler les coûts
      • Modifier le compte de grand livre
      • Changer le code TVA
      • Modifier un numéro de facture
      • (Personnaliser le fichier)
    • Effectuer les actions suivantes à partir d’une transaction bancaire:
      • Lettrer
      • Diviser
      • Actions
      • Créer une nouvelle règle de reconnaissance
    • Effectuer les actions suivantes à partir d’un document:
      • Opérations de facturation
      • Étaler les coûts / Chiffre d’affaires 
      • Déplacer les coûts / Chiffre d’affaires
      • Modifier le compte général
      • Changer le code TVA
      • Modifier le numéro de facture
      • Modifier la méthode de paiement
      • Lettrer

  • Comptable externe 
    Un utilisateur possédant ce rôle détient tous les droits du rôle “Administration financière” en plus des rôles suivants:
    • Créer des opérations diverses
    • Exporter les données financières avec le solde d’ouverture et les écritures de fin d’année
    • Bloquer des administrations
    • Créer des valeurs par défaut pour des contacts
    • Créer des comptes généraux

  • Direction
    Un utilisateur possédant ce rôle détient les droits d’achat et de vente en plus des droits suivants:
    • Création de tâches 
    • Facturation 
    • Créer des dossiers dans les archives (ceci est le seul rôle détenant cette possibilité)
    • Créer des onglets (HRM est également autorisé à la faire, mais uniquement dans le dossier ayant attrait aux ressources humaines)
    • Ajouter des utilisateurs
    • Contrôle des accès et des droits
    • Visionner les détails disponibles sous la fonction “Comptabilite”
    • Accès aux détails du grand livre
    • Visionner les relevés bancaires
    • Visionner les documents dans les dossiers Vente, Achat, Banque, Impôts et Autres documents financiers 
    • Effectuer les actions à partir d’une transaction bancaire:
      • Lettrer
      • Diviser
      • Actions
      • Nouvelle règle de reconnaissance
    • Effectuer les actions suivantes à partir d’un document:
      • Ajuster la description
      • Ajouter un fichier / employé / tags / notes
      • Déplacer le document dans une autre farde

  • HRM (gestion ressources humaines)
    • Accéder, via les archives, au dossier “Ressources humaines” 
    • Créer des onglets dans la farde “Ressources humaines”. De cette façon, les documents de nature confidentielle tels que les données salariales, les contrats de travail et les entretiens d’évaluation peuvent rester confidentiels. 

Rôles additionnels, en plus de ceux précédemment mentionnés

  • Utilisateur en lecture seule
    L’utilisateur possédant ce rôle peut seulement visionner les données d’un domaine. Créer, modifier ou télécharger des documents n’est donc pas possible avec ce rôle. Le rôle “d’utilisateur en lecture seule” peut être combiné avec tous les autres rôles précédemment mentionnés. Par exemple, vous pourriez attribuer le rôle de “Administration financière” en combinaison avec le rôle “d’utilisateur en lecture seule” à quelqu’un qui doit consulter le domaine, mais qui ne devrait pas être en mesure de modifier quoi que ce soit. 

  • Procuration
    Si l’option de sécurisation de la liste des paiements est activée,ce rôle doit être associé à celui de “Administration financière” afin de pouvoir créer des fichiers de paiement SEPA.

  • Security manager Avec ce rôle, vous pouvez attribuer les rôles de “Procuration” et de “Security manager” à d’autres utilisateurs. Ce rôle doit être utilisé en combinaison avec le rôle “Direction”. Notez que le propriétaire du domaine possède ces droits par défaut, sans que ce rôle spécifique ne lui soit attribué. Le rôle de “Security manager” a été créé afin que quelqu’un, autre que le propriétaire du domaine, puisse attribuer le rôle de procuration. 

Où puis-je créer et modifier ces rôles?

  1. En cliquant sur votre logo dans le domaine lui-même, puis en cliquant sur “Mon domaine”.
    Remarque: Comme ces rôles sont attribués aux entrepreneurs, ils doivent être gérés depuis la façade entrepreneur de Yuki. 

  2. Qui peut créer des utilisateurs supplémentaires?
    1. Propriétaire du domaine
    2. Un utilisateur ayant le rôle de Directeur
    3. Un comptable, depuis le côté BO de Yuki

  3. Cliquez sur “+ Utilisateur”. Depuis l’écran qui apparaîtra, vous pouvez déjà indiquer un rôle. Si vous souhaitez ensuite ajouter des rôles supplémentaires à l’utilisateur, vous devez cliquer sur l’onglet réservé à cet utilisateur spécifique. Puis, cliquez sur le crayon et l’onglet “Supplémentaire”.


FAQ

  1. Il y a un contrôle, comment puis-je donner accès au contrôleur pour qu’il puisse tout voir? Ajoutez-le comme utilisateur dans le domaine sujet au contrôle. Attribuez-lui le rôle de “Comptable externe” en combinaison avec celui de “l’utilisateur en lecture seule”. En ajoutant ce dernier rôle, le contrôleur sera en mesure de voir toutes les actions qui ont été faites sans pouvoir en faire lui-même.

    Si l’auditeur est uniquement autorisé à visionner les factures d’achat/vente, alors il faudra lui donner les rôles suivants : “Achat” + “Vente” + “Utilisateur en lecture seule”.

    ** Le comptable qui désire créer ces utilisateurs doit le faire depuis le côté entrepreneur de Yuki. Il doit également posséder le rôle de “Direction” puisque ce rôle est nécessaire afin de pouvoir ajouter des rôles à d’autres utilisateurs. 

  2. Comment puis-je voir le côté entrepreneur de Yuki en tant que comptable? 
    Si vous avez été créé comme utilisateur avec la même adresse e-mail , à la fois sur le portail et dans le domaine, alors vous pourrez basculer d’un côté à l’autre en appuyant sur l’icône des doubles flèches apparaissant en haut à droite de l’écran, à côté de la fonction BO. Notez que pour ce faire; il est important que la même adresse e-mail soit utilisée. 

  3. Comment un entrepreneur peut-il faire correspondre les factures aux paiements?
    L’entrepreneur doit avoir soit le rôle de “Administration financière” ou de “Direction”. 

  4. L’entrepreneur aimerait coopérer avec le traitement des transactions dans le workflow. 
    Au niveau du portail, ajouter l’entrepreneur en tant “qu’invité du portail”. Ensuite, pour le domaine en question, donnez-lui le rôle de BO.

    Remarque: Les rôles de “Comptable externe” et de “Direction” ne donnent pas accès au traitement des documents dans le workflow. Si un entrepreneur devait également encoder, il doit être créé en tant qu’utilisateur sur le portail afin qu’il puisse basculer entre les côté BO et entrepreneur de Yuki. 
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Créer un directeur additionnel.mp4
(1746k)
Charles Daive,
9 févr. 2018 à 07:27
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