Points d'attention dans votre administration

La plateforme Yuki vous alerte immédiatement si certains éléments de votre comptabilité ou de votre administration nécessitent votre attention. Elle vous informe par exemple que certaines factures font défaut ou que vous devez contrôler un relevé bancaire. Elle vous indique également pourquoi certains documents n'ont pas été traités. Vous trouverez la liste des points à examiner dans le menu situé sur la gauche de l'écran. Examinez bien ces questions, traitez-les et prenez les mesures nécessaires. La liste des questions nécessitant votre attention est un indicateur de ce que vous devez faire pour que votre comptabilité soit en ordre. 



Courrier numérique

Vous pouvez consulter les documents transmis « de l'extérieur » à votre administration. Il peut aussi bien s'agir de documents arrivés via l'adresse e-mail de l'administration/du domaine que via la Dropbox ou le Drive. Les documents que vous avez vous-même scannés ou téléchargés ne figurent pas dans cette liste. Le but de cet aperçu est d'attirer votre attention sur les documents qui ont peut-être été transmis par erreur à votre administration. Parcourez la liste à la recherche de documents d'expéditeurs « suspects ». Si vous n'en trouvez pas, marquez tous les documents et traitez-les, pour qu'ils disparaissent de la liste des documents à examiner. Votre compteur revient alors à 0. Si vous identifiez un document suspect, envoyez une demande au backoffice pour qu'il prenne des mesures.


Non traité

Il arrive que le comptable ne puisse pas traiter certains documents ou fichiers bancaires. Les raisons sont multiples :
le document scanné était de mauvaise qualité ou n'était que partiellement lisible
le document avait déjà été transmis précédemment (duplicata)
le document n'a rien à faire dans la comptabilité de cette administration
le fichier bancaire n'a pu être reconnu
autres motifs
Lorsque le backoffice est confronté à un tel document, il le marque comme n'ayant pas été traité. Vous trouverez une liste de ces documents dans la rubrique « non traité ». Vérifiez si vous devez procéder à un nouvel envoi du document (vous devrez peut-être mieux scanner le document ou le scanner complètement). Naturellement, inutile de renvoyer les documents qui n'ont pas été traités à juste titre (duplicatas, administration erronée, etc.). Traitez également régulièrement cette liste en cochant les différentes lignes et en cliquant sur « traiter ».


Banque

Cette rubrique signale trois types de problèmes :
Les comptes bancaires pour lesquels aucun extrait n'a plus été reçu depuis au moins un mois.
Les comptes bancaires pour lesquels nous voyons que des transactions font défaut (extrait manquant ou exportation incomplète).
Les comptes bancaires dont le solde initial est manquant et pour lesquels le solde final ne correspond donc pas.
Si des points d'attention figurent dans cette liste, veillez à transmettre les informations manquantes. Les alertes disparaissent dès le traitement des documents manquants. Plus d'infos...


Achat / Vente

Nous reprenons dans cette rubrique les factures qui sont manquantes, selon notre analyse. Il s'agit généralement de paiements de ou vers un compte bancaire ou une CC dont nous n'avons pas retrouvé la trace de la facture correspondante dans l'administration. Vous trouverez de plus amples informations concernant ce qu'il convient de faire ici.


ASTUCE : Fixez-vous l'objectif de toujours avoir un compteur à zéro...

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