Paramètres des rappels




Envoyer des mises en demeure ou des rappels

Yuki vous offre la possibilité d'envoyer vous-même une mise en demeure ou un rappel pour une facture de vente impayée. Cela est possible par courrier électronique ou par courrier ordinaire. Comment cela fonctionne-t-il ?


Définir les paramètres

Pour pouvoir envoyer des rappels ou des mises en demeure manuelles, vous devez d'abord mettre à jour les paramètres pour les rappels. Vous les trouverez dans le menu Vente -> Paramètres de rappel. Vous y indiquerez :


Les rappels manuels

  • Quel est le mode d'envoi des rappels ? Par courrier électronique ou par courrier ordinaire.

  • Si vous souhaitez joindre une copie de la facture. Cela ne fonctionne que pour les factures créées dans Yuki.

  • Quelle lettre (format) standard peut être envoyée. Avant d'envoyer une mise en demeure, vous pouvez encore le changer.

Les rappels automatiques



Les relations bloquées

Vous trouverez ci-dessous les relations bloquées. Vous pouvez à tout moment annuler les relations bloquées ou ajouter de nouvelles relations à la liste.


Lay-outs

Modifier des lettres existantes ou créer de nouvelles lettres sur l'onglet Lay-outs.


Envoyer un rappel ou une mise en demeure

Lorsque vous ouvrez une facture qui n'a pas été (entièrement) payée, une icône apparaît dans la barre d'outils :


Si vous cliquez sur cette icône, certains contrôles seront d'abord effectués :

  • Est-ce que le client (de cette facture) a encore effectué des paiements qui ne correspondent pas aux factures ?

  • Est-ce que le client a encore une dette (par exemple, des notes de crédit) ?

  • Est-ce que la banque contribue suffisamment ?


Si la vérification le requiert, vous recevrez d'abord une notification de celle-ci afin que vous puissiez décider de ne pas envoyer la mise en demeure ou de s'assurer d'abord que l'administration est mise à jour avant d'envoyer la mise en demeure. Vous pouvez ignorer les messages et continuer à créer le rappel ou la mise en demeure si vous êtes sûr que la facture n'a pas été payée.


Pour créer le rappel, parcourez simplement l'un des écrans suivants :


E-mail



  • Mode d'envoi : détermine l'écran que vous pouvez voir et ensuite comment le rappel est créé.


Envoi par e-mail

  • E-mail : possibilité de changer l'adresse électronique à laquelle la mise en demeure est envoyée.

  • Termes introductifs : Possibilité de personnaliser les termes introductifs dans l'e-mail et dans la lettre (ci-joint).

  • Objet : Adaptation de la description de la facture. Ce texte peut être inclus dans le rappel en tant que variable.

  • Lay-out : Quelle lettre devrait être inclue dans l'annexe (amicale ou quelque chose de plus formel)

  • Copie : Une copie de la facture doit être envoyée (possible uniquement pour les factures créées dans Yuki).

Une fois que vous avez appuyé sur le bouton « Créer un rappel » le courrier électronique (avec pièce jointe) est affiché à l'écran. Vous pouvez éventuellement adapter ou compléter le courrier électronique (uniquement si vous avez créé un compte de messagerie Yuki). Appuyez sur « envoyer » pour envoyer effectivement le courrier électronique.


Envoi par courrier ordinaire

  • Contact : Possibilité de modifier le contact qui va recevoir le rappel.

  • Adresse : possibilité de changer l'adresse à laquelle la mise en demeure est envoyée.

  • Termes introductifs : Possibilité d'adapter les termes introductifs dans le courrier électronique et la lettre (ci-joint).

  • Objet : Adaptation de la description de la facture. Ce texte peut être inclus dans le rappel en tant que variable.

  • Lay-out : Quelle lettre devrait être inclue dans l'annexe (amicale ou quelque chose de plus formel) ?

  • Copie : Une copie de la facture doit être envoyée (possible uniquement pour les factures créées dans Yuki).

Une fois que vous avez appuyé sur le bouton « Créer un rappel », le PDF du rappel ou de la mise en demeure est affiché à l'écran. Cliquez sur le bouton Imprimer du PDF pour imprimer ce dernier.


Voir le rappel ou la mise en demeure

Une fois que vous avez appuyé sur le bouton « Créer un rappel », le PDF de la mise en demeure est déjà créé et directement déposé dans le dossier des archives « Ventes » sous l'onglet « Rappel ». Vous pouvez à nouveau demander le rappel de différentes façons :

  • Dans les archives, dossier de Vente, onglet Rappels

  • Dans la facture elle-même : Ouvrez la facture et appelez les détails en cliquant sur .

  • Chez le client : Sélectionnez la fiche de contact du client, puis cliquez sur « Documents » dans le menu à gauche.

Quel est le coût de la création d'une mise en demeure ?

Le logiciel servant à utiliser les mises en demeure est gratuit. Le stockage du document dans les archives est également gratuit. Vous ne payez que les frais de transaction habituels à titre de compensation pour l'utilisation du logiciel et du stockage du document.


Voir également :

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