Als je meer dan één administratie in je domein voert, moet je de documenten per administratie aanleveren. Sorteer dan voordat je gaat scannen de documenten per administratie. Het is tevens aan te bevelen om alles gesorteerd per type document aan te leveren. Dus eerst bijvoorbeeld alle verkoopfacturen, daarna alle inkoopfacturen, daarna alle bonnetjes en als laatste de bankbestanden en creditcardafschriften.

Scannen voorbereiden

• Verwijder nietjes, paperclips, etc.
• Zorg dat alle velletjes los van elkaar zijn, zodat ze niet aan elkaar ‘kleven’ tijdens het scannen.
• Tel het aantal vellen papier dat je op de scanner legt, zodat je achteraf kunt controleren of elk velletje is meegekomen.
• Scan in batches van maximaal 25 vellen, dat maakt het controleren achteraf eenvoudiger.
• Zorg dat documenten die uit meer dan één vel bestaan ook na elkaar gescand worden.
• Let op of er op de achterkant van een document belangrijke informatie staat die we nodig hebben voor de administratie.

Scanner instellen

Als je scanner niet door de Yuki scan-wizard wordt ondersteund, dien je de scanner zelf in te stellen. Gebruik daarvoor de software die bij de scanner werd meegeleverd. Geef de volgende instellingen in:

• Output formaat: bij voorkeur JPEG (JPG)
• Scan in kleur of grijstinten, niet in zwart/wit
• Resolutie: 300 dpi
• Kwaliteit: gemiddeld

Je mag de documenten ook in PDF formaat aanleveren. Je moet er dan wel zelf voor zorgen dat je maar één factuur per PDF aanlevert. Een factuur die uit meer dan één blad bestaat, moet je in één keer scannen. Yuki kan achteraf geen PDF bestanden samenvoegen of opsplitsen.

Controleren van aantal bladzijden

Nadat je de facturen gescand (en geupload) hebt, toont Yuki een scherm met de opgeslagen documenten. Controleer of het aantal overeenstemt met het aantal dat je eerder hebt geteld. Mocht er een bladzijde ontbreken, scan die dan nogmaals. 

Werk je af en toe met bonnetjes, scan deze dan gewoon per bon. In het linkermenu van de Yuki-postbus kun je een scanformulier printen waar je het bonnetje op kunt plakken zodat het met de andere documenten mee gescand kan worden.

Werk je veelvuldig met bonnetjes, dan kun je beter de bonnetjes verzamelen en één maal per week of maand een lijstje maken van gelijksoortige bonnetjes. Bijvoorbeeld alle parkeerbewijzen of alle tankbonnen of alle lunchbonnen. Hierop moet de datum, bedrag en eventueel btw-bedrag vermeld worden. Ook dienen de totalen voor bedrag en btw-bedrag vermeld te worden. Yuki heeft voorbeeldformulieren voor dit soort uitgaven. Yuki heeft ook een onkostendeclaratieformulier, waarop je zelf alle uitgaven die je privé hebt betaald in één keer kunt declareren.

Als je veel zakelijke kilometers rijdt, is het aan te raden om te werken met een brandstofkaart. Dat levert minder administratief werk op (bespaart dus kosten) en is beter als bewijs aan de belastingdienst. Kijk bijvoorbeeld eens naar www.mkb-brandstof.nl .

Aanmaningen en herinneringen hoeven normaal gesproken niet geboekt te worden in de administratie. Alleen als er op de aanmaning een boete of rente staat die betaald moet worden, dien je de aanmaning aan te leveren.

Staat er op de aanmaning een factuur die nog niet in je administratie voorkomt, vraag dan aan de leverancier een kopie van die factuur. Dat is beter voor de btw afhandeling.

Yuki beschikt over een module waarmee je verkoopfacturen kunt maken, printen of per e-mail kunt versturen. De facturen die je daarin maakt worden direct geboekt en gearchiveerd.

Verkoopfacturen die je buiten Yuki maakt, kun je uiteraard ook ter verwerking aanbieden. Dat kan in de vorm van een scan (zoals inkoopfacturen) maar je kunt ook een Word document of PDF aanleveren.

Tip: Zorg in alle gevallen dat het KvK-nummer, btw-nummer en/of bankrekeningnummer van je onderneming op de factuur vermeld staan.

Tip: Wanneer je gebruikt maakt van briefpapier maar de documenten op blanco papier of als PDF aanlevert aan Yuki, kun je deze rechtstreeks in de verkoopordner plaatsen. Zie: Het aanleveren van verkoopfacturen geprint zonder briefpapier

Overige documenten

Lever alle documenten aan die van belang kunnen zijn voor het verwerken van je administratie. Denk aan belastingaanslagen, boetes, treinkaartjes etc. Liever één document te veel dan één te weinig.