Importer/exporter des adresses

Exportation d'adresses

Vous pouvez exporter le carnet d'adresses pour ensuite l'importer dans Excel, Outlook, Outlook Express ou dans un autre domaine Yuki. Il est également possible d'importer des adresses dans l'administration Yuki. Cela fonctionne avec les mêmes formats. Il est recommandé d'échanger des adresses régulièrement entre votre domaine et Outlook (Express), smartphone, téléphone mobile, PDA ou l'organisateur, de sorte que les adresses correspondent toujours dans les deux environnements. Avec Yuki, ceci n'est possible que par la fonction d'importation et d'exportation, il n'y a pas de fonction de synchronisation disponible.


Toutes les données connues à Yuki seront exportées :

  1. Nom : prénom, deuxième prénom, nom, surnom

  2. Société : nom de l'entreprise, service, adresse, fax, téléphone

  3. Personne : nom, adresse, adresse alternative, téléphone du travail, fax privé, téléphone privé, téléphone mobile, date spéciale, nom assistant, anniversaire, adresse e-mail, adresse e-mail 2, sexe, numéro fiscal, fonction, nom manager, notes, partenaire, page web

Les données sont stockées dans un fichier nommé « ExportAddressen 2010-06-03.csv ».


Comment cela fonctionne-t-il ?

Exportation d'adresses

Aller à : Relations - Importer/Exporter

Sélectionnez ensuite l'option « Exporter » pour démarrer le processus.


Plusieurs options sont disponibles pour l'exportation des adresses. Le choix du format (CSV, Excel, Outlook) dépend du but : où le fichier sera importé plus tard ? Cela est aussi valable pour le caractère de séparation. En général, la virgule (,) ou point-virgule (;) fonctionneront correctement à l'importation.


Le fichier sera créé une fois le bouton « Exporter » est cliqué.


Importer des adresses dans Yuki

Cela fonctionne à peu près de la même manière ; choisissez dans ce cas « Importer ». L'assistant vous aide en cinq étapes.


Dans la première étape, vous pouvez choisir le format du fichier d'importation :

  • Outlook

  • Outlook Express

  • Yuki (avec ce format, vous pouvez exporter les données d'un domaine, puis les adapter dans Excel, et ensuite les importer à nouveau dans le même domaine).

  • Applications diverses

Vous pouvez indiquer si vous souhaitez mettre à jour les adresses existantes ou ajouter le fichier d'importation complètement, quelles que soient les adresses déjà présentes. Dans la dernière étape, vous pouvez assigner les champs à des champs dans Yuki.



Remarques

Les parenthèses ne sont pas autorisées dans la ligne d'en-tête du fichier à importer.

Chaque ligne doit se terminer par un CRLF (carriage return linefeed). Si ceux-ci manquent, Yuki ne peut pas distinguer entre la ligne d'en-tête et les lignes avec les données d'adresses.


Importer des entreprises

Vous pouvez vous-même spécifier quelle information vous souhaitez sauvegarder dans un domaine quelconque de la carte d'adresse, mais Yuki fait également une suggestion. Les champs que Yuki ne peut pas placer sont indiqués par « Ne pas importer ». Vous pouvez alors les relier vous-même.


Il existe deux types d'adresses ; si vous importez le « Prénom » et/ou les « initiales », Yuki crée une fiche de contact du type « Personne » et par ailleurs toujours une autre du type « Entreprise ».






Les champs de l'onglet fiche de contact entreprise « Entreprise » apparaissent en gras et juste derrière, les noms utilisés lors de l'importation

  • Nom de l'entreprise – Nom

  • Description - Ne peut pas être importée

  • Contact principal - Ne peut pas être importé

  • Ligne d'adresse 1 - Adresse 1

  • Ligne d'adresse 2 - Adresse 2

  • CP - Code postal

  • Lieu – Lieu

  • Pays - Ne pas importer

  • Ligne d'adresse postale 1 - Adresse postale 1

  • Ligne d'adresse postale 2 - Adresse postale 2

  • CP - Code postal de l'adresse postale

  • Lieu - Lieu adresse postale

  • Téléphone - Téléphone (privé)

  • Fax - Fax (privé)

  • Adresse de courrier électronique - Courrier électronique (travail)

  • Site web - Site web

  • Logo - Ne peut pas être importé

  • Notes – Notes


Les champs de l'onglet fiche de contact entreprise « Extra » apparaissent en gras et juste derrière, les noms utilisés lors de l'importation

  • Code de relation - Code de relation

  • Numéro de TVA - Numéro de TVA

  • Numéro d'enregistrement à la Chambre de Commerce - Numéro de l'entreprise

  • Termes introductifs - Termes introductifs

  • Fichiers/balises etc. - Ne peuvent pas être importés


Champs supplémentaires

  • Courrier électronique privé - Courrier électronique (travail)

  • Compte bancaire - compte bancaire

Importer des personnes

Vous pouvez vous-même spécifier quelle information vous souhaitez sauvegarder dans un domaine quelconque de la fiche de contact, mais Yuki fait également une suggestion. Les champs que Yuki ne peut pas placer sont indiqués par « Ne pas importer ». Vous pouvez alors les relier vous-même.


Il existe deux types d'adresses « Personne » ; si vous importez le « Prénom » et/ou les « initiales », Yuki crée une fiche de contact du type « Personne » et par ailleurs toujours une autre du type « Entreprise ».



Les champs de l'onglet fiche de contact de personne « Personne » apparaissent en gras, et juste derrière, les noms utilisés lors de l'importation.

  • Nom - Nom (Si vous remplissez le champ Nom, Nom intermédiaire et/ou le Prénom, Yuki le complète dans la fiche de contact par nom)

  • Entreprise - Entreprise (Si ce champ est importé et l'entreprise n'y figure pas, elle sera alors créée)

  • Fonction - Fonction

  • Ligne de rue 1 - Adresse 1

  • Ligne de rue 2 - Adresse 2

  • CP - Code postal

  • Lieu – Lieu

  • Pays - Ne pas importer

  • Téléphone portable - Téléphone portable

  • Téléphone - Téléphone (privé)

  • Fax - Fax (privé)

  • Courrier électronique (travail) - Courrier électronique (travail)

  • Courrier électronique (privé) - Courrier électronique (travail)

  • Site web - Site web

  • Photo - Ne peut pas être importée

  • Carte de visite - Ne peut pas être importée

  • Notes – Notes


Les champs de l'onglet fiche de contact de personne « Extra » apparaissent en gras et juste derrière, les noms utilisés lors de l'importation.


Ligne d'adresse postale 1 - Adresse postale 1

Ligne d'adresse postale 2 - Adresse postale 2

CP - Code postal de l'adresse postale

Lieu - Lieu adresse postale

Ligne d'adresse supplémentaire 1 - Adresse (travail) 1

Ligne d'adresse supplémentaire 2 - Adresse (travail) 2

CP - Code postal (travail)

Lieu - Lieu (travail)

Pays - Ne pas importer

Téléphone - Téléphone (travail)

Téléphone portable - ???

Fax - Fax (travail)

Prénom – Prénom

Nom intermédiaire - Nom intermédiaire

Nom – Nom

Initiales – Initiales

Termes introductifs - Termes introductifs

Étiquette - Ne pas importer

Surnom - Ne pas importer

Sexe - Ne pas importer

Anniversaire – Anniversaire


Dossiers/balises etc. - Ne peuvent pas être importés


Les champs de l'onglet fiche de contact de personne « Financier » apparaissent en gras et juste derrière, les noms utilisés lors de l'importation.

  • Code de relation - Code de relation

  • Numéro de TVA - Numéro de TVA

  • Numéro d'enregistrement à la Chambre de Commerce - Numéro de l'entreprise


Champs supplémentaires

  • Compte bancaire - Compte bancaire

Remarque : Pour pouvoir créer une fiche de contact, l'un des champs suivants Nom, Prénom ou Nom intermédiaire doit être relié.


Message d'erreur


L'importation a échoué. Le format du fichier est invalide.

TRMImported file contains non-text symbols      


Cause et solution


La cause est généralement une tabulation qui est quelque part cachée dans le texte.

Solution :  Supprimez ce caractère et vous pourrez alors très probablement importer le fichier.


Astuce : Si l'importation échoue, vous pouvez exporter les adresses de Yuki de sorte que vous disposiez déjà de la bonne disposition.

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