Gérer une administration

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Après avoir créé un domaine, il est nécessaire de saisir toutes sortes d'informations sur l'entreprise (ou les entreprises) dont vous allez gérer les comptes dans ce domaine. Vous y établissez en même temps la comptabilité d'entreprise : à partir de quelle date celle-ci sera mise en œuvre au sein de Yuki, tout ce qui est relatif à la TVA, etc. Tout cela peut être fait en 7 étapes en parcourant l'assistant d'administration.

Si vous venez de créer un domaine, vous serez directement invité à remplir les données comptables après l'ouverture du domaine. Si vous souhaitez modifier des informations ultérieurement ou que vous devez entrer les données d'une deuxième ou d'une autre administration, vous trouverez l'assistant comme suit :


Dans le domaine-même, sous le bouton (BO), c'est également le premier écran qui apparaît lorsque vous ouvrez un domaine à partir du portail ; cliquez sur le signe > avant le nom de l'entreprise concernée dans la liste des « Sociétés ». L'écran suivant s’affiche :



Cliquez sur le crayon pour entrer ou modifier les données


GÉNÉRALITÉS

Informations générales sur l'entreprise.  La plupart des informations sont évidentes. Certains domaines requièrent une attention particulière :


Point de contact

Introduisez ici la personne de contact au client avec lequel vous souhaitez principalement vous communiquer sur les comptes de la société. Des questions autour de la comptabilité (par exemple la TVA) seront posées à cette personne et des messages lui seront envoyés.

Attention :

La personne identifiée comme contact pour l'administration, doit également être créée comme un utilisateur dans le domaine.


Coordonnées

Introduisez l'adresse précise et complète du client. Cela peut aider à identifier automatiquement les factures.

Logo

Chargez ici le logo de l'entreprise. Le logo sera utilisé à divers endroits. Il rend le domaine plus personnel et aidera également dans le portail de bureau à identifier visuellement les domaines et les administrations.


Adresse e-mail pour documents

Chaque administration Yuki a sa propre adresse e-mail pour recevoir les documents et les fichiers. Vous pouvez changer cette adresse e-mail ici. L'adresse doit être unique auprès de Yuki. Choisissez une adresse qui peut être facilement retenue par l'utilisateur.



EXTRA

Cette page contient des informations sur la forme juridique, les actionnaires, les administrateurs, les associés et bien d'autres choses encore. L'introduction des informations sert non seulement à les enregistrer, mais elle est également importante pour la création de livres comptables spécifiques concernant les actionnaires, les administrateurs et les participations.


Informations légales sur la forme juridique

  • Choisissez la forme juridique adéquate. Celle-ci a un effet sur la création/désactivation de comptes spécifiques dans le livre de compte.

  • Quand-est ce que la société a été fondée. Si cela a eu lieu pendant le premier exercice comptable qui a été réalisé au sein de Yuki, cela signifie que Yuki ne demandera pas de bilan d'ouverture.

  • Le numéro d'entreprise est important pour la reconnaissance automatique des factures.

Actionnaires

Vous pouvez tenir un registre des actionnaires au sein de Yuki. Outre la valeur informative (pour le client et le bureau), ce dernier est également pertinent pour le plan comptable. Créez un nouvel actionnaire en cliquant sur le lien « Détails » pour mettre à jour la liste des transactions sur des actions. Choisissez '+' pour ajouter une nouvelle transaction.


Les comptes suivants seront créés par actionnaire :

  • prêt à {actionnaire}

  • prêt de {actionnaire}

  • prêt subordonné de {actionnaire}

  • prêt à intérêt à {actionnaire}

  • prêt à intérêt de {actionnaire}

Administrateurs

Placez d'abord la fiche de contact de chaque administrateur (personne ou société). Si vous souhaitez le faire sans quitter l'assistant d'administration, utilisez le raccourci pour créer une nouvelle adresse. Ce lien se trouve en bas à gauche de l'écran.

Pour attribuer des administrateurs à l'entreprise, sélectionnez les noms des administrateurs dans l'assistant d'administration, séparés par un point-virgule (;).

  • Un livre comptable CC {administrateur} sera créé par administrateur. Les achats qui ont été payés à titre privé par un administrateur ne seront pas enregistrés dans le CC du personnel, mais dans celui de l'administrateur.

Participations

Accédez à « Détails » pour entrer une liste de participations et autres sociétés associées à l'entreprise. Les livres comptables suivants seront créés par participation :

  • participation {participation}

  • prêt à participation {participation}

  • prêt à participation {participation}

  • prêt de participation {participation}

  • prêt subordonné de participation {participation}

  • prêt à intérêt à participation {participation}

  • prêt à intérêt de participation {participation}

  • réévaluation prêt à participation {participation}

  • résultat participation {participation}


Accords spécifiques au client

Ici, des accords spécifiques peuvent être définis, lesquels sont portés à l'attention d'un employé de back-office lors du traitement des documents de la banque. Par exemple à des instructions ou des informations spécifiques qui peuvent vous aider lors de l'enregistrement comptable. Par exemple : « la société n'a pas de véhicule de service, de bons pour carburant sur le compte courant privé ».


Administration standard

Si une seule administration est menée dans le domaine, il s'agit automatiquement d'une administration standard. S'il y a plusieurs administrations, alors les documents qui sont envoyés à l'adresse e-mail du domaine seront insérés dans le flux de travail de l'administration standard.



ADMINISTRATION


Code de la relation

Entrez un code ou un numéro avec lequel l'administration peut être reconnue lors de l'importation des entrées des livres-journaux comme une adresse à laquelle une comptabilisation déterminée peut être liée.


Année fiscale

  • Indiquez si l'année fiscale se déroule de janvier jusqu'à décembre, sinon, veuillez indiquer à quel mois l'exercice comptable commence.

  • Indiquez à partir de quelle année fiscale la comptabilité auprès de Yuki sera menée.  Toutes les écritures du bilan d'ouverture seront faites le dernier jour avant cette année fiscale.

  • CONSEIL : Si vous souhaitez établir les chiffres comparatifs de l'exercice précédent, prenez donc cette année comme première année fiscale.

  • Indiquez si la première année a été un exercice prolongé. Cela peut avoir des répercussions sur l'exportation des données financières aux fins de logiciels d'information financière tels que CaseWare ou Visionplanner.


IMPÔTS

Entrez ici les informations pertinentes concernant les impôts, comme les numéros d'impôt, les paramètres des déclarations de TVA et les déclarations intracommunautaires.


Déclarations de TVA

  • Indiquez si l'entreprise est assujettie à la TVA. Sinon, toutes les factures seront incorporées dans les coûts / revenus sans déduction de la TVA.

  • Indiquez celui qui fait la déclaration effective de TVA. Sélectionnez « comptable » si votre bureau soumet la déclaration au nom du client. Sélectionnez « moi-même » si le client souhaite soumettre la déclaration de TVA lui-même.

  • Spécifiez la fréquence à laquelle la déclaration de TVA doit être soumise.

  • Spécifiez la fréquence à laquelle la déclaration intracommunautaire doit être soumise.

  • Si la déclaration intracommunautaire doit être soumise séparément, décochez alors que cette déclaration peut être envoyée automatiquement.


COMPTABLE

Ici, vous pouvez transférer le domaine d'un portail Yuki déterminé vers un autre portail Yuki. Ceci peut être utilisé lorsque vous travaillez avec plusieurs portails d'un bureau ou si le client est transféré à un autre comptable.



TRÉSORERIE

Ceci peut être utilisé lorsque vous travaillez avec plusieurs portails d'un bureau ou si le client est transféré à un autre comptable. Il y a trois options :

  1. Tout enregistrer par l'intermédiaire de l'état des flux (fichier d'exportation).

Ceci est la meilleure option vérifiable et doit être sélectionnée si la société est très régulièrement confrontée à des paiements en espèces. Si cette option est choisie, les montants dans et hors la caisse ne peuvent être enregistrés qu'en remplissant des documents du type « état des flux » / « fichier d'exportation état des flux ». Les factures qui sont désignées comme étant payées en espèces vont à un compte d'attente, ainsi que les retraits/paiements en espèces qui sont effectués à partir d'une transaction bancaire.


  1. Comptabilisation directe de caisse.

Les factures / reçus avec la méthode de paiement « En espèces » seront directement comptabilisés à partir de la caisse. Le retrait en espèces auprès d'une banque se fait directement en caisse. Le versement en espèces auprès d'une banque se fait directement en caisse. L'important dans cette option est qu'il soit convenu avec le client qu'il fournisse un document à Yuki à chaque opération de retrait ou de versement en espèces en caisse. Cette option est uniquement recommandée lorsqu'il s'agit de circulation monétaire limitée (caisse de bureau pour les petites dépenses).


  1. Pas de caisse.

Dans ce cas, on agit comme si toutes les transactions en espèces sont des transactions privées. Les factures et les bons payés en espèces sont considérés comme un versement sur un compte courant privé. Le retrait d'argent en espèces à la banque est considéré comme un retrait privé. Cette option est idéale pour les petites entreprises avec un seul propriétaire ou travailleur indépendant.


INFO

Le but de cette page est d'enregistrer les informations de base sur la société de sorte qu'un nouvel employé BO qui aura besoin de traiter des documents, soit bien informé sur les activités de l'entreprise, et s'il existe des relations spéciales avec des particuliers ou d'autres entreprises.
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Charles Daive,
9 févr. 2018 à 07:30
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