Définition des transactions traitées

    Quels documents sont traités par Yuki ?

    • Tous les documents soumis via la boîte postale Yuki.

    • Tous les documents provenant des archives Yuki, d'un classeur et d'un onglet sélectionnés.

    • Tous les documents envoyés via l'adresse e-mail domaine@yukiworks.be ou administration.domaine@yukiworks.be.

    • Tous les documents provenant des archives Yuki, mais pas d'un classeur spécifique, lorsque l'option « Documents soumis à Yuki » est sélectionnée.




    Quels documents ne sont pas traités par Yuki ?

    • Tous les documents provenant des archives Yuki, mais pas d'un classeur spécifique, lorsque l'option « Archiver soi-même les documents » est sélectionnée.

    • Tous les documents provenant d'un classeur non-Yuki des archives ou d'un onglet à définir librement dans un classeur Yuki.

    • Tous les documents envoyés à my.domaine@yukiworks.be (où 'domaine' correspond au nom de domaine Yuki).


    Définition des transactions facturées par Yuki

    Pour les documents traités par Yuki, les définitions suivantes sont applicables aux transactions facturées.


    • Extrait de compte électronique.

    • Chaque ligne de l'extrait est considérée comme une transaction. Le fichier d'importation en soi ne compte pas. La date à laquelle le document d'importation est traité pour la première fois par le backoffice est déterminante pour établir le mois de facturation. Pour les données bancaires obtenues directement de la banque, la date de création de la transaction est déterminante.


    • Extraits de compte introduits manuellement

    • Si la copie scannée est un duplicata de transactions électroniques, seule une transaction facturable est portée en compte.

    • Si des lignes ont été ajoutées manuellement sur le document, chaque ligne compte comme une transaction.


    • Fichiers de caisse.

    • Chaque ligne d'un état de caisse compte comme une transaction. Le document de caisse en soi ne compte pas.


    • Bilan d'ouverture.

    • Toutes les transactions du bilan d'ouverture comptent comme une seule transaction à facturer. Le document de bilan d'ouverture en soi ne compte pas.


    • Écritures d'opérations diverses

    • Toutes les lignes créées comptent comme une seule transaction à facturer, sur la base de la date à laquelle la transaction a été créée. Les documents en soi ne comptent pas. Les écritures d'opérations diverses fournies dans un fichier d'importation et pouvant être traitées automatiquement comptent comme une seule transaction pour l'ensemble du fichier, indépendamment du nombre effectif de transactions contenu dans ce fichier.


    • Autres types de documents : notamment rappels, factures de vente et factures d'achat.

    • Tous les autres documents traités par le backoffice comptent comme une seule transaction à facturer par document. Les pages annexes de documents groupés ne sont pas facturées séparément.

    • Les documents de type « standard » traités par le backoffice comptent exclusivement s'ils sont repris dans l'un des onglets prédéfinis des archives Yuki.


    Autres points importants dans le cadre de la facturation

    Le décompte mensuel repart systématiquement de zéro. Lorsque le mois est fini, les décomptes sont définitifs et ne peuvent plus être modifiés. Par conséquent :


    • Les documents livrés deux fois par l'utilisateur ou illisibles (par exemple parce qu'ils ont été mal scannés) sont considérés par Yuki comme « non traités » (et peuvent être retrouvés par l'utilisateur via le lien « Non traité » dans la section « Yuki »). Ces documents comptent dans le cadre de la facturation.

    • Si le document est supprimé par l'utilisateur dans le mois civil au cours duquel il a été téléchargé, il ne compte pas (ou une seule fois, s'il est de nouveau téléchargé).

    • Si un document est supprimé au cours d'un autre mois que celui de son traitement par le backoffice, le décompte du mois d'origine demeure inchangé. Si le document est de nouveau téléchargé, il compte donc deux fois.

    • Le décompte des transactions est définitif à 00h00 le dernier jour du mois. En principe, les factures de vente sont générées le premier jour du mois suivant et sont ensuite contrôlées, corrigées manuellement si nécessaire et envoyées dans la semaine.


    Le client Yuki reçoit le détail des transactions facturées dans son domaine. L'ensemble des transactions de la facture est ventilé par type de document. Aucune autre spécification ultérieure n'est donnée délibérément pour ne pas susciter la confusion due à des totaux qui ne correspondraient pas, à la suite de la suppression de documents, d'une nouvelle définition des décomptes de facturation, ou pour tout autre motif.


    Contrôler soi-même

    Les spécifications des transactions traitées sont également accessibles dans le menu Yuki.



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