Créer un collaborateur du bureau

Créer des utilisateurs : lisez la page d'aide ci-dessous ou consultez la vidéo d'instructions

Cliquez sur l'icône Collaborateurs. La liste de tous les collaborateurs ayant accès à votre portail s'affiche.


Pour ajouter un collaborateur, cliquez sur « Ajouter utilisateur » dans la barre des tâches.  L'écran suivant s'affiche :


  • Indiquez le nom complet de l'utilisateur auquel vous voulez accorder un accès au portail : « Prénom Nom »

  • Indiquez son adresse e-mail. L'utilisateur devra se connecter avec cette adresse.

  • Indiquez le rôle de l'utilisateur dans votre bureau.

  • Choisissez la langue dans laquelle le message de bienvenue devra lui être envoyé.

  • Ajoutez éventuellement un message personnel.

  • Cliquez sur « Envoyer ».

L'utilisateur reçoit un message reprenant son nom d'utilisateur, un mot de passe temporaire et quelques brèves explications sur la manière de se connecter.


Rôles

Le portail distingue les rôles suivants :


Backoffice

Il s'agit du rôle standard. Un utilisateur auquel ce rôle est attribué a les droits suivants :

  • Accès à tous les domaines non spécifiquement protégés

  • Accès au flux de travail de ces domaines

  • Accès aux questions de ces domaines

  • Accès aux informations personnelles concernant la productivité et la qualité

Gestionnaire

Ce rôle possède tous les droits de l'utilisateur Backoffice +

  • Droit de créer de nouveaux domaines

  • Droit de créer de nouveaux utilisateurs et de modifier les rôles

  • Accès au flux de travail de tous les collaborateurs

  • Supervision de la productivité, la qualité et les activités par domaine

Introduction de données

Ces utilisateurs ne jouissent que de droits limités dans un domaine. Ils ne peuvent que procéder à l'introduction de données dans les domaines auxquels ils ont accès. Ils peuvent donc compléter des documents mais ne peuvent les traiter. Ce rôle est souvent attribué aux collaborateurs en formation, dont le travail est supervisé par un utilisateur expérimenté du backoffice, qui peut cliquer sur le bouton de traitement.


Utilisateur invité

Un utilisateur invité n'a accès qu'aux domaines pour lesquels un rôle spécifique lui a été attribué. En d'autres termes, cet utilisateur est associé aux rôles de responsable du backoffice, back-up ou contrôleur dans les paramètres du domaine. Dans le portail du bureau, l'utilisateur invité ne voit que les domaines auxquels il a accès. Dans la pratique, ce rôle est utilisé pour permettre à un collaborateur du client de traiter le flux de travail.


Paramètres avancés

Pour avoir accès aux paramètres avancés, cliquez sur le signe V. L'écran suivant s'affiche.




Créer un mot de passe

Pour créer un mot de passe pour un nouvel utilisateur, cochez l'option « Générer automatiquement un mot de passe ».

Décidez ensuite si le nouvel utilisateur doit recevoir un message. Parfois, ce message n'est pas nécessaire si vous avez déjà convenu verbalement avec l'utilisateur qu'il peut utiliser son mot de passe existant également pour avoir accès à Yuki.

Précisez s'il s'agit d'un mot de passe temporaire ou que l'utilisateur peut conserver le mot de passe après la première connexion.



Voir également  

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