Configurer une administration


Après avoir complété les données de l'administration, vous pouvez à présent fournir au client un accès au domaine et lui demander de livrer des documents et initier le traitement de ces derniers et des transactions bancaires. En vue d'un meilleur démarrage, il peut s'avérer utile de terminer la configuration de l'administration dans un premier temps et de la préparer en vue d'un traitement efficace des documents et des transactions bancaires. Pour ce faire, tenez compte des démarches suivantes :


Importer des adresses

Dans le cas où votre comptabilité aurait été réalisée dans un autre paquet de logiciel, vérifiez s'il est possible d'extraire simplement les adresses des clients et des fournisseurs de ce paquet et les réimporter dans Yuki. Les données les plus importantes par contact sont les suivantes :

  • Nom complet

  • Adresse, code postal et domicile

  • Numéro de contact ou code de contact

  • Numéro de TVA

  • Adresse de courrier électronique (qui généralement figure sur la facture)

Plus d'informations sur l'importation d'adresses dans Yuki, consultez ici.


Activation, désactivation ou création de comptes de grand livre

Si vous travaillez sur base d'un plan comptable fixe pour votre bureau, reliez en premier lieu le plan comptable du domaine au plan gabarit de votre bureau. Dans le cas où votre bureau disposerait de plusieurs gabarits (dans le cas des secteurs industriels), choisissez le gabarit qui s'adapte à ce domaine.


Vérifiez ensuite par exemple à l'aide d’un bilan de vérification et d'un bilan par soldes quels sont les comptes dont vous avez besoin dans l'administration et qui peut-être n'ont pas encore été activés.  Effectuez les calculs en vue de répartir correctement le chiffre d'affaire et calculez les coûts correspondants.

Conseil : Éliminez les comptes qui ne sont pas d'application au sein de la comptabilité de l'entreprise en vue d'éviter toute erreur dans la mesure du possible. Il s'agit par exemple des comptes relatifs au « loyer » ou des comptes associés aux véhicules en cas de possession d'un bien immeuble ou dans le cas où l'on ne disposerait pas de véhicules au sein de l'entreprise.


Configurer des pays et devises

Pour éviter de devoir choisir parmi une liste interminable de pays au moment d'introduire une adresse, Yuki a placé en mode « actif » bon nombre de pays.  Dès que vous savez que l'entreprise maintient une activité avec des entreprises d'autres pays, activez ces pays dans la liste des pays actifs. Procédez de la même façon pour les devises. Pour ce faire, accédez à « Paramètres » - « Pays et devises ».


Configurer des comptes bancaires

Dans le cas où vous connaîtriez les numéros de comptes bancaires de l'entreprise (et qui doivent être traités dans la comptabilité), vous pouvez créer ces comptes (voir également Création d'un compte bancaire). Procédez de la même façon pour les cartes de crédit utilisées au sein de l'entreprise (et dont les frais sont comptabilisés sur un des comptes bancaires de l'entreprise). Veillez à ce que lors de la création d'un compte bancaire, il soit dès le départ bien défini si le compte bancaire est un compte de paiement, d'épargne ou un compte de dépôt. En effet, ceci a une influence sur le compte de grand livre lié au compte.

Dans le cas où le compte interviendrait dans un bilan d'ouverture, introduisez dans le compte bancaire correspondant le solde de départ. Cela permet au logiciel de connaître quel était le solde de départ du compte, qui conjointement à toutes les transactions forme le solde final.


Bilan d'ouverture et liste des clients et fournisseurs en cours

Dans le cas où la comptabilité d'années précédentes serait tenue dans un paquet différent et que cette dernière n'aurait pas été importée dans Yuki de manière rétroactive, il est nécessaire de le faire en vue de dresser ou importer un bilan d'ouverture.  Consultez ici les options dont vous disposez pour le faire, ainsi que les éléments à tenir en compte.


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