Configuration de domaines

Cette fonction est uniquement disponible pour les administrateurs de portail des partenaires Yuki.


Par l'intermédiaire de la configuration de domaine, un administrateur de portail peut paramétrer les choses suivantes :

  • Basculer le statut du domaine de « Démarrage » à « Actif »

  • Transférer un domaine vers un autre propriétaire

  • Verrouiller l'accès au domaine

  • Assigner des collaborateurs concernés (responsable fixe et sauvegarde)

  • Bloquer l'accès au domaine (pour un client mauvais payeur)

  • Ajouter des notes

La page permettant de configurer des domaines à partir du portail du bureau est accessible par l'intermédiaire de l'aperçu « Domaines » ou directement après la création d'un nouveau domaine.


Après l'ouverture de la page et sélection de « Traitement » (icône avec crayon), l'écran suivant s'affiche.

ATTENTION ! Après avoir apporté des modifications à la page, ne pas oublier de cliquer sur ‘sauvegarder’ pour enregistrer les modifications.



DONNEES PRINCIPALES

Sous la section données principales, l'on peut voir différentes données concernant le domaine, l'URL, la durée du contrat et l'adresse de facturation. C'est aussi à cet endroit que l'on peut modifier deux choses :


Démarrage -> Actif

La création de chaque nouveau domaine est réalisée sous le statut « Démarrage ». Cette phase est destinée à indiquer que l'on est encore occupé avec l'organisation du domaine et le démarrage / la formation du client. Une fois que le domaine est intégralement sur pied, il peut s'avérer pratique de basculer le statut vers « Actif ». Il s'agit d'un statut interne, le client ne remarque rien.


Changer de propriétaire

Le propriétaire d'un domaine possède certains droits particuliers. Celui-ci est comme qui dirait l'administrateur du domaine. Normalement, il s'agit du propriétaire de l'entreprise. Dans certains cas, l'on peut transférer la propriété d'un domaine au bureau ou à un collaborateur du bureau.  Par exemple, il a été convenu avec Yuki que le bureau est propriétaire de l’administration. Seul le propriétaire existant peut transférer la propriété.


DONNEES BACK OFFICE

Sous cette rubrique, vous configurez l’accès au domaine et vous pouvez allouer le flux des opérations et les questions générés dans ce domaine à des collaborateurs fixes.


Accès BO

Ici, vous pouvez configurer le domaine de manière à ce qu’il soit en principe accessible à ‘Tous les collaborateurs’ ou aux ‘Collaborateurs occupant une fonction dans le domaine BO’. En ce qui concerne la deuxième option, seuls les collaborateurs assignés au domaine y auront accès.

Avec la configuration de la troisième option : ‘Collaborateurs occupant une fonction dans le domaine BO et le service d’assistance Yuki’, seuls les collaborateurs BO assignés et les collaborateurs du service d’assistance ont accès au domaine.

Cette option offre une solution lorsqu’il y a des questions concernant l'assistance pour le domaine concerné, de cette manière, seule l’assistance de Yuki obtient aussi un droit de regard, par opposition aux autres collaborateurs du bureau qui n’en ont pas.




En pratique, l’on verrouille l’accès uniquement dans le cas où le domaine contient des informations confidentielles qui ne sont pas destinées aux collaborateurs du bureau. Exemples : domaines des partenaires eux-mêmes, l’administration du bureau, domaines sensibles au public.


Responsable BO

Le responsable BO est le collaborateur qui en qualité de responsable primaire est assigné au domaine. Tous les documents, règles bancaires et questions font partie de son flux de travail.


Sauvegarde BO

Cette personne remplace en principe le responsable BO lorsque celui-ci n’est pas disponible ou n’est pas disponible en temps utile. La sauvegarde BO termine normalement d'abord son propre flux de travail et vérifie ensuite s'il y a des domaines dont il/elle est la sauvegarde.


Contrôleur BO

Cette personne est responsable du contrôle mensuel de l'administration et des déclarations périodiques de TVA.


Directeur des comptes BO

Il s'agit d'un champ à caractère informatif. Il n'a pas de fonction directe en relation avec le flux de travail.


Blocage

Dans ce champ, vous pouvez bloquer l'accès pour un client. Le client peut encore toujours se connecter mais il n'a plus accès aux informations. Le blocage peut être utilisé comme moyen de pression lorsque le client n'a plus payé depuis un certain temps les factures du bureau.


NOTES

Il est possible d'ajouter deux sortes de notes :


Notes internes

Celles-ci sont uniquement visibles sur cette page. Celles-ci peuvent être utilisées pour documenter des accords spécifiques avec le client ou bien pour documenter plus en détail l'historique du contrat. Par exemple : « Domaine a été bloqué le 1-5-2014 après que le client a omis de respecter l'accord de paiement ».

Utilisez le bouton « Enregistrement temporel » pour renseigner le nom de la personne qui a créé la note ainsi que la date à laquelle cette note a été créée.


Notes BO

Il s'agit d'un message que reçoit un collaborateur BO par l'intermédiaire d'une fenêtre surgissante lorsque celui-ci ouvre le domaine. Cela peut s'avérer pratique par exemple pour communiquer des particularités concernant le domaine à un utilisateur telles que « Il faudra d'abord prendre contact avec XXXX concernant les accords spécifiques d'imputation ».
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