Archive, Dossiers et Tags

Archive, Dossiers et Tags

Dans Yuki, il existe trois modes de classement et d'association des données telles que les documents, les contacts et les rendez-vous.

  1. Archive

  2. Dossiers

  3. Tags

Ces fonctions se chevauchent dans une certaine mesure, mais sont néanmoins différentes. Vous trouverez ci-dessous quelques explications pour chaque fonctionnalité :


Archive

Les archives contiennent les documents traités par le backoffice. Vous pouvez également y conserver des documents personnels.

Dans l'armoire des archives de Yuki, tous les documents sont classés dans les classeurs et chaque classeur comporte plusieurs onglets.


Dossiers

L'onglet « dossiers » contient les « tiroirs » des dossiers Yuki. Un dossier contient les divers éléments liés à un thème ou à un projet. Chaque dossier peut contenir ce qui suit :

Tâches

Accords

Contacts

Documents (des archives)

Correspondance (e-mail)


Les dossiers peuvent être utilisés pour conserver un aperçu des éléments ci-dessus par thème ou projet. Vu que les dossiers sont assortis d'une date de début et de fin, vous pouvez savoir quels sont les dossiers en cours à tout moment. Les dossiers peuvent également être utilisés à des fins de structuration. Il est donc ainsi possible de voir, par exemple, pour chaque dossier quelles sont les tâches encore en cours et la correspondance échangée récemment.


Tags

Un tag est en principe une étiquette qui peut être apposée sur divers éléments numériques. Il est ainsi possible de les identifier et retrouver aisément dans Yuki. Un ou plusieurs tags peuvent être ajoutés à :

  1. Tâches

  2. Accords

  3. Contacts

  4. Documents

  5. E-mails

Les tags peuvent par exemple être utilisés pour créer une liste de distribution à partir de l'e-mail Yuki. Il est possible d'attribuer un tag par contact, par exemple « tag1 ». Lors de la rédaction d'un e-mail, lorsque vous cliquez à droite sur le bouton de recherche dans le champ du destinataire (« à »), vous pouvez sélectionner « Choisir étiquette ». Si vous sélectionnez « tag1 », l'email est envoyé à tous les contacts associés à ce tag. Cela vous évitera de devoir sélectionner individuellement chaque personne.


ATTENTION ! Vous pouvez également directement taper le TAG dans le champ de l'adresse. L'e-mail est alors directement envoyé à tous les contacts. Si vous attribuez un nom de collaborateur ou d'une relation au TAG, il existe un risque que l'e-mail aille dans la liste de distribution et non au destinataire !

  1. Vous pouvez retrouver les tags dans le menu des paramètres dans « tags » ou via le tag cloud.

  2. Dans le tag cloud, cliquez sur un tag avec le bouton droit de la souris pour visualiser les options supplémentaires.


Voir également

Niveaux d'accès dossiers

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