Archive

L'archive est le lieu où Yuki conserve tous les documents dans des classeurs clairement définis. L'étagère du haut accueille tous les documents pertinents pour votre comptabilité. Le backoffice vérifie les documents qui doivent encore être traités. Dans les étagères inférieures, vous pouvez vous-même archiver les documents que vous souhaitez, par exemple vos polices d'assurance, vos actes, votre correspondance, etc. Vous disposez de la sorte d'archives entièrement numériques dans Yuki. Les principales fonctions des archives sont :


L'armoire à archives


C'est ainsi que se présente la structuration de vos archives par défaut. Vous pouvez également l'afficher sous forme de liste ou dans un tag cloud. Chaque classeur est subdivisé en onglets. Vous pouvez ajouter les classeurs et onglets que vous désirez. Vous pouvez également consulter les archives pour une année donnée ou rechercher des documents par sujet, date, relation, etc.


Consulté récemment

Cet aperçu affiche la liste des documents récemment consultés. Cette fonction est pratique si vous voulez rouvrir un document.


Actualités

Vous pouvez spécifier qu'un document est un bulletin d'information (interne). Si vous marquez un document comme tel, il apparaîtra dans cette liste. Utilisez cette possibilité pour les communications internes aux utilisateurs, les procédures ou toute autre information que vous souhaitez porter à l'attention de tous les utilisateurs.


Lots Scan/chargement

Cet aperçu vous montre qui a transmis quel document, la date et l'état du document en question : a-t-il déjà été traité par le backoffice ou est-il encore en cours de traitement?


Courrier numérique

Cet aperçu indique quels documents ont été archivés de l'extérieur (par e-mail ou via Dropbox). Contrôlez si tous les documents sont bien destinés à votre administration.

Documents supprimés

Si vous supprimez un document, il est déplacé dans la corbeille. Vous pouvez voir dans cette rubrique les documents qui ont été supprimés, ainsi que la date et l'auteur de la suppression. Dans certains cas, vous pourrez les y récupérer.


Exporter

Si vous désirez conserver une copie de vos archives en dehors de Yuki, demandez leur exportation ici. Tous les documents sont zippés, pour que vous puissiez les télécharger. Vous recevrez un mail quand le fichier zippé sera prêt (dans les 24 heures).



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