Fiches 281.50

Généralités


Étant donné que l'établissement des fiches 281.50 se faisait auparavant principalement manuellement, nous avons permis d'établir un xml au départ de Yuki pour introduire ces fiches.

Cette fonctionnalité se retrouve sous la fonction « Achat » - « Vue fiches 281.50 ».

Elle est visible aussi bien par l'utilisateur côté client que par le BackOffice.



Dans la barre grise, vous avez la possibilité d'afficher une liste déterminée et de choisir la date, une année sur laquelle il faut faire un rapport, la fonction de recherche et le bouton de téléchargement. Si plusieurs administrations sont présentes dans un domaine, vous pouvez également choisir une administration déterminée.

Sous la barre grise, vous trouvez la disposition (provisoire) des fiches.


Possibilités de filtre


Trois listes différentes peuvent être récupérées.

- Tous les fournisseurs au-dessus de 125 euros

- Tous les fournisseurs  

- Tous les fournisseurs non compris


Pour la première possibilité, le filtre des autorités est appliqué. La liste suivante est celle de « tous les fournisseurs ». C'est la même liste que la première, mais sans application de la limite. Avec ces deux premiers filtres, il est possible de télécharger le xml pour l'introduire chez Belcotax.

La dernière possibilité de filtre concerne tous les fournisseurs qui ne sont pas compris. Cela concerne des fournisseurs avec des montants en moins ou des fournisseurs qui sont désignés par vous comme « exclus ». Avec cette possibilité de filtre, il n'y a donc aucune option pour effectuer un téléchargement.


Date  

À l'aide de ce filtre, vous pouvez déterminer si les montants qui doivent figurer sur les fiches sont récupérés sur la base de la date du document ou de la date de la transaction.

En d'autres termes, si vous éparpillez les factures et ne souhaitez mentionner que la partie qui correspond à cette année, il est préférable de choisir « date de transaction ».


Année

Il est ici possible de choisir une autre année que celle déjà sélectionnée d'avance. Consultez ici la date de facture.


Fonction de recherche

Par la fonction de recherche, vous pouvez chercher (une partie du) le nom d'une relation.


Télécharger

Ce bouton est uniquement disponible pour les deux premières possibilités de filtre lorsque les notifications d'erreur éventuelles sont supprimées. Si vous ne voyez pas le bouton, le système vous demande d'abord de vérifier les notifications d'erreur (signalées par un point d'exclamation) dans la colonne concernée pour que le téléchargement puisse se faire et que le bouton soit donc encore visible.


Structure

Possibilités de clic  

Il est possible de cliquer sur les points suivants dans la liste :

- Relation : vous voyez les données d'adresse et vous pouvez aisément compléter où nécessaire.

- Entreprise : vous voyez ici le numéro de l'entreprise. En l'absence du numéro de l'entreprise, le numéro de TVA est d'office mentionné. Si vous cliquez dessus, vous êtes renvoyé au site web de la Banque-carrefour des entreprises.

- Montant : en cliquant sur un montant de cette liste, vous verrez le contenu des classes et des éléments non repris.


Contenu

Pour pouvoir automatiser la structure des fiches, le contenu des classes A, B, E et F a été déterminé d'avance.


A. Commissions

Dans la classe A, les comptes de grand livre suivants et leurs sous-comptes sont présents :

- 613000

- 615000

- 708000


B. Honoraires

Dans la classe B, les comptes de grand livre suivants et leurs sous-comptes sont présents :

- 612300

- 615200

- 615300

- 615700

- 617200

- 618000


E. Total

Cela concerne la somme des montants mentionnés dans les classes A à D.


F. Les indemnités qui reviennent aux dirigeants, aux formateurs et aux accompagnants

En ce qui concerne la classe F, on prévoit que les sommes du compte de grand livre « 617200 » peuvent également être reprises dans cette classe. Pour compléter cette classe, cochez dans la colonne « athlète » la case requise.


G. Total des achats sur base de la date du document
La colonne "Classe G" affiche la somme des achats sur base de la date des factures

Classe C et D

Les classes C et D ne sont pas déterminées d'avance car cela peut concerner presque tous les comptes de grand livre ; elles sont attribuées par la colonne « Divers ». Si vous cliquez sur le montant dans la colonne « Divers », vous obtenez la liste des transactions. Sous le nom de « Autres frais », vous retrouvez toutes les transactions qui ne sont pas directement attribuées à une classe.


L'enregistrement de transactions de cette liste dans la classe A à D peut se faire comme suit :

- Cochez la case souhaitée pour la transaction

- Choisissez la bonne classe à côté de « Attribuer »


Pour retirer la transaction d'une classe et l'attribuer à une autre, cochez à nouveau la case requise devant la transaction concernée. - Choisissez ensuite la bonne classe à côté de « Attribuer »

La suppression d'une transaction qui se trouve dans la liste « Divers » d'une classe se fait en cochant la case requise et en cliquant sur la petite icône « supprimer de la classe » ou en utilisant la combinaison de touches Alt+V.  


Exclure

Bien que cette structure ait déjà été présentée, vous avez la possibilité d'exclure un fournisseur. Vous pouvez le faire en cochant la case requise dans la colonne « exclure ». Vous allez alors voir apparaître le pop-up ci-dessous. Après la confirmation, la liste mise à jour va apparaître.


Points d'attention

Au préalable :

- Vérifiez l'absence de doubles relations dans l'administration à contrôler.

- Vérifiez que l'administration est complète.

- Vérifiez s'il est question de factures duplicata.

- Contrôlez les postes demande de l'administration.

- Déterminez si vous souhaitez reprendre les montants selon la date du document ou de la transaction.


Dans la liste choisie :

- Choisissez la bonne carte de visite type (personne/entreprise) pour que la fiche soit bien structurée par ce fournisseur.

- Complétez les cartes de visite avec soins pour éviter toute notification d'erreur inutile sur la base des données d'adresse.

- Triez sur le nom pour être certain que des relations en double ne soient pas passées par les mailles du filet.

- Si une transaction déterminée y est reprise erronément suite à une comptabilisation erronée, vous devez la corriger à l'aide d'un poste divers. Veillez dans ce cas à ce que la bonne relation soit liée à chaque ligne de l'écriture comptable.

- N'oubliez pas de cocher l'option « athlète » lorsque la classe F doit être complétée.
Comments