Exhaustivité des factures d'achat


Pour que l'administration soit complète, Yuki contrôle si toutes les factures et les tickets de caisse sont présents. Il se base pour ce faire sur les paiements en souffrance : tous les paiements non associés à une facture sont repris dans une liste. Le contrôle est effectué quotidiennement. Si nécessaire, le résultat est consultable dans la boîte postale Yuki.

Il est conseillé de le consulter régulièrement et de prendre les mesures qui s'imposent pour que l'administration soit la plus complète possible. Vous pouvez traiter vous-même la liste des opérations pour lesquelles une facture ou un ticket de caisse font défaut. Tous les paiements non assortis d'une facture ou d'un ticket de caisse s'affichent en vert. Les factures et tickets de caisse pour lesquels des informations sont disponibles s'affichent en gris.


Rapport

Le rapport peut être consulté dans la boîte postale du domaine. Il contient les éléments suivants :

  • Paiements ouverts pour lesquels aucune facture n'a été trouvée

  • Paiements ouverts regroupés par contact

  • Solde par contact, établi à partir des paiements en souffrance et des factures

  • Actions indiquant, par paiement, ce qui doit être effectué

Les points méritant une attention spécifique s'affichent en vert.


Actions

Pour réagir à cette liste et compléter votre administration, procédez comme suit :


  • Une petite icône apparaît à l'extrémité de la ligne.



  • Cliquez sur l'icône pour visualiser les choix possibles.



Les différents cas de figure :

  • Vous avez encore la facture (ou le ticket de caisse). Cliquez sur la première ligne dans la fenêtre. La ligne s'affiche en gris clair. Yuki sait qu'une facture va bientôt rentrer.

  • Vous n'avez plus la facture (ou le ticket de caisse). Cliquez sur la deuxième ligne. L'une des possibilités suivantes s'affiche :

  • - une proposition d'écriture s'affiche, qu'il vous suffit de confirmer.

  • - un écran s'affiche, dans lequel vous pouvez sélectionner le bon compte du grand livre, la relation et le code TVA.

  • Si vous ne savez pas, cliquez sur « Je ne sais pas ou j'ai une remarque ». Un écran s'affiche, dans lequel vous pouvez éventuellement ajouter des informations supplémentaires concernant le paiement. Par exemple : « Concerne un logiciel acheté par internet. Pas de TVA. »

  • Il s'agit d'une dépense privée (uniquement pour les paiements sortants). Dans ce cas, il est inutile de présenter une facture. Cliquez sur la troisième ligne de la fenêtre et indiquez si nécessaire à charge de quel compte la dépense peut être imputée.

  • Autres motifs. Si aucun de ces choix n'est applicable, cliquez sur la dernière ligne de la fenêtre. Vous avez alors la possibilité de donner des explications. Il se peut par exemple que la facture soit déjà présente dans Yuki, mais ait été imputée à un autre fournisseur.



Traiter la question

Après avoir passé en revue toutes les lignes et avoir pris les mesures nécessaires, vous pouvez revenir à la question initiale liée à la liste en cliquant sur la petite croix dans le coin supérieur droit de l'aperçu.


La même liste s'affiche à nouveau. Une icône apparaît à présent derrière tous les paiements pour lesquels une facture doit encore être rentrée. Vous savez ainsi aisément quels documents vous devez encore rentrer.


Lorsque vous aurez rentré tous les documents, vous pourrez modifier le statut de la question en « traitée ».

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