Lettre de confirmation pour la déclaration TVA

Introduction


Quand une déclaration de TVA est établie définitivement ou prête pour la collecte, vous pouvez envoyer un courriel ou une lettre au client dans lequel vous confirmez l'envoi de la déclaration TVA. La lettre mentionne l'information sur le solde de la déclaration, sur le montant encore à payer et sur les acomptes éventuellement à payer. Dans l'onglet tâche, vous voyez alors apparaître le bouton « Lettre de confirmation ».



Après avoir cliqué sur ce bouton, un projet de lettre apparaît directement sur votre écran. Le contenu de la lettre dépend :

  • Du solde de la déclaration

  • Du solde du compte courant TVA (compte 494900)

  • Ou de si un solde éventuellement à réclamer est demandé.


Adapter la lettre selon les besoins

Vous pouvez adapter certains points dans la lettre :


L'en-tête : Placez-vous avec la souris sur l'en-tête et cliquez sur l'hyperlien. Vous pouvez y adapter la manière d'interpeler les personnes de contact. Si vous le modifiez, alors l'en-tête de la carte de visite de cette personne de contact sera également adaptée.


Le solde du compte courant : Pour déterminer s'il reste un montant à payer ou si des acomptes doivent être déterminés, le solde du Compte courant TVA (494900) est vérifié. Si le solde est suffisamment élevé (à réclamer), ce solde est dans ce cas déduit du montant à payer. Grâce à un bouton situé sur la barre des tâches, vous pouvez rapidement contrôler si le compte courant a été adapté ou si le solde est correct.  Sur ce point, il est important que les intérêts de retard de l'administration de la TVA soient comptabilisés par un poste divers sur le Compte courant TVA (494900) pour que le montant ouvert soit également pris en compte avant le calcul de la déclaration de TVA. En outre, vous pouvez dans tous les cas à l'aide d'un bouton demander le dernier extrait de TVA qui est téléchargé dans le dossier « Taxes ». Cela peut également aider à déterminer le solde le plus récent.


Si le solde est différent de ce que mentionne la position du compte, vous pouvez dans tous les cas l'adapter à temps (pour la lettre en question). Pour ce faire, cliquez dans la lettre sur le texte « compte courant TVA ». Aucune modification n'est faite dans le grand livre. Cela ne s'applique uniquement qu'aux montants qui requièrent une adaptation dans la lettre.


La langue

La lettre existe en trois langues : Néerlandais, français et anglais.


Contact

La lettre de confirmation TVA que vous pouvez générer lorsque la déclaration TVA est clôturée affiche systématiquement votre nom en signature. L'adresse e-mail qui sera affichée dans la lettre auquel votre client peut se référer sera dorénavant l'adresse du BC (Contrôleur BO). Si vous désirez changer cela au niveau du portail pour toutes les lettres, vous pouvez adapter le champ E-mail (professionnel) dans la fiche de l'utilisateur concerné (le Contrôleur BO).


Envoi de la lettre

Si la lettre est correcte, elle peut être imprimée ou envoyée par courriel au client. Le courriel va d'office à la personne de contact principale de l'administration. Si elle doit être envoyée à un autre utilisateur, vous pouvez l'adapter dans Domaine --> Paramètres --> Messages.

L'expéditeur est l'adresse de courriel qui est déterminée dans l'adresse du portail de votre bureau. Cela doit être une adresse courriel de travail.

Après l'envoi de la lettre, un PDF de la lettre est également archivé, dans le dossier « Taxes », onglet « TVA ». Lors de l'expédition, le moment de l'envoi et les adresses de courriel doivent être définis dans les notes du document.



Voir également :




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