Association automatique de documents aux dossiers

Il est possible d’affecter des transactions à un dossier en particulier plutôt que de simplement les regrouper par compte de grand livre et par contact. Or, cela permet d’affecter des coûts, des revenus ou des investissements à des projets ou à des départements spécifiques, par exemple.

L’attribution des transactions financières se fait en assignant des factures ou d’autres transactions financières à un dossier. Les transactions sous-jacentes sont, dès lors, également affectées au dossier choisi.

L’affectation peut se faire manuellement après que les factures aient été encodées et terminées, mais elle peut également être faite automatiquement par le logiciel. En effet, Yuki placera automatiquement les transactions dans le dossier approprié. Trois options ont été mises en place afin d’y parvenir:


  1. Travailler avec des règles de reconnaissance OCR

  2. Affectation automatique basée sur un code de dossier présent sur le document

  3. Affectation automatique via l’adresse e-mail


Travailler avec les règles de reconnaissance OCR

Ces règles peuvent uniquement être créées par les utilisateurs ayant un rôle Backoffice. Une portion de texte présent sur le document a traité doit d’abord être sélectionné et défini dans le paramétrage de la règle. Par la suite, si ce même texte est présent sur les documents à suivre, Yuki le reconnaîtra et sera en mesure d’affecter ces dits document au dossier approprié.


Affectation automatique à partir d’un code présent sur la facture

L’automatisation de l’affectation peut également être obtenue en s’assurant que l’émetteur de la facture (le fournisseur ou

vous-mêmes en cas de factures de vente) ajoute un code sur la facture. Ce code doit correspondre au code de dossier qu’il est possible de paramétrer depuis les réglages du dossier. Afin que cela soit possible, les règles suivantes doivent être respectées:


  • La possibilité d’affectation automatique doit être activée depuis les paramétrages du dossier.

  • Le code du dossier doit être composé d’au moins 6 caractères et doit être unique au dossier. Le code doit être reconnaissable par le logiciel. Il est donc préférable d’éviter d’attribuer un code au dossier qui pourrait s’apparenter à un numéro de BCE, un code postal, un numéro de facture, une date, un compte bancaire, etc. Nous suggérons fortement une combinaison de lettres et de chiffres afin de garantir une allocation optimale. (Ex. PR12345 ou ON98765).

  • Il est aussi recommandé que les codes créés ne comprennent pas de caractères spéciaux et d’espaces.


NB. Les codes manuscrits ne sont pas reconnus.


Affectation automatique à l’aide du sujet de courriel

Lorsqu’un document est envoyé à l’administration via e-mail, il est possible d’insérer le code de dossier dans le sujet. Remarque: Le code doit toutefois être précédé du carré (#). Yuki affectera alors le document automatiquement au dossier approprié, sans avoir à créer une règle de reconnaissance à priori.


Cela fonctionne également pour les documents envoyés aux archives “à classer moi-même” via les adresses my.domaine@yukiworks.be ou mijn.domaine@yukiworks.be.


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