Moniteur de qualité : Ventes

Contrôle de la vente

Le contrôle du module de vente se compose des éléments suivants :
  • Y a-t-il des factures de vente manquantes (les paiements sont présents) ?
  • Y a-t-il des factures de vente impayées (paiements "en cours") ?
  • Y a-t-il des factures de vente en double ?

Cliquez sur l'une des rubriques d'un poste pour en afficher le score en détail.


Le bouton "Envoyer cette liste à un utilisateur" apparaîtra le cas échéant à l'écran ouvert de chaque rubrique, lorsque des transactions ou des factures de vente sont manquantes ou doivent être corrigées ou complétées. Appuyez sur ce bouton si, à partir de la liste envoyée, vous souhaitez demander à un utilisateur de vous fournir des explications supplémentaires ou de téléverser les documents manquants.

Après vous être assuré que les ajouts et/ou corrections nécessaires ont été effectués, vous pouvez ensuite mettre à jour le score du moniteur de qualité en cliquant sur le bouton "Actualiser" en haut à gauche de votre écran.  
Sous le score, la date et l'heure du dernier rafraîchissement sont affichées.


Paiements présents, mais factures de vente manquantes

Après vérification, un certain nombre de paiements sont présents dans la liste des débiteurs en suspens dont la facture de vente correspondante n'a pas encore été traitée dans l'administration.



Action
Parcourez la liste des transactions et veillez à ce que toutes les factures de vente manquantes soient livrées et traitées dans l'administration. Si vous le souhaitez, les paiements peuvent également être comptabilisés directement dans le chiffre d'affaires si aucune facture de vente ne sera fournie.


Paiements de factures de ventes ayant encore le statut "en cours"

L'administration vérifie quelles factures de vente qui sont enregistrées avec paiement par carte bancaire, carte de crédit ou prélèvement sont ouvertes depuis plus de 30 jours, c'est-à-dire qu'elles n'ont pas encore été matchées avec un paiement (transaction bancaire).



Action
Pour réduire le nombre de factures de vente en suspens, vérifiez d'abord si le mode de paiement des factures a été saisi correctement. Il faut aussi vérifier si les factures ne pourraient pas être matchées ; à cet effet, il est important que tous les comptes bancaires, y compris les cartes de crédit, soient mis à jour dans l'administration.
Il est également possible qu'une facture de vente ait été matchée par erreur avec un paiement. Si c'est le cas, vous pouvez annuler l'appariement du paiement de la facture ouverte et voir si la facture à présent ouverte peut encore être matchée avec un autre paiement.


Vérification des doublons des factures de vente

Afin d'éviter qu'une facture de vente ne fasse l'objet d'une double inscription dans l'administration, des vérifications sont effectuées pour s'assurer qu'il n'y a pas de factures "suspectes".  Une facture de vente est considérée comme  "suspecte" si cette facture est la même sur trois des quatre points suivants qu'une facture déjà traitée : fournisseur, date, numéro et montant de la facture.

Le bouton "Afficher les factures marquées comme n'étant pas un doublon" ouvre une liste de factures de vente historiquement "suspectes". À partir de cette liste, il est possible d'ouvrir et de traiter une facture de vente.



Action
Dans la liste ci-dessus, vous ouvrez la facture "suspecte" pour afficher l'une à côté de l'autre à l'écran la facture suspecte et la facture traitée. Si la facture "suspecte" n'apparaît pas comme étant un duplicata de la facture déjà enregistrée, cliquez sur le bouton "Pas un duplicata". Si la facture suspecte est un duplicata, cliquez sur le bouton "Supprimer" ou joignez la facture en tant que feuille supplémentaire à l'autre facture en cliquant sur le bouton "Ajouter".
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