Moniteur de qualité: Achats

Contrôle des achats

Le contrôle du module Achats comprend les éléments suivants :
  • Y a-t-il des factures d'achat manquantes (les paiements sont présents)?
  • Y a-t-il des factures d'achat impayées (paiements "en cours") ?
  • Y a-t-il des factures d'achat en double ?

Cliquez sur l'une des rubriques d'un poste pour afficher son score en détail.


Le bouton "Envoyer cette liste à un utilisateur" apparaîtra le cas échéant sur l'écran ouvert de chaque rubrique, lorsque des transactions ou des factures d'achat sont manquantes ou doivent être corrigées ou complétées. Appuyez sur ce bouton si, à partir de la liste envoyée, vous souhaitez demander à un utilisateur de vous fournir des explications supplémentaires ou de téléverser les documents manquants.

Après vous être assuré que les ajouts et/ou corrections nécessaires ont été effectués, vous pouvez ensuite mettre à jour le score du contrôleur de la qualité en cliquant sur le bouton "Actualiser" en haut à gauche de votre écran.  
Sous le score, la date et l'heure du dernier rafraîchissement sont affichées.


Paiements présents, mais factures d'achat manquantes

Après vérification, un certain nombre de paiements sont présents dans la liste des créanciers en suspens dont la facture d'achat correspondante n'a pas encore été traitée dans l'administration.


Action
Parcourez la liste des paiements et assurez-vous que toutes les factures d'achat manquantes sont livrées et traitées dans l'administration. Si vous le souhaitez, les paiements peuvent également être comptabilisés directement dans les coûts si aucune facture d'achat ne sera fournie.


Les paiements des factures d'achat ayant encore le statut "en cours"

L'administration vérifie quelles factures d'achat qui sont enregistrées avec paiement par carte bancaire, carte de crédit ou prélèvement sont ouvertes depuis plus de 30 jours, c'est-à-dire qu'elles n'ont pas encore été matchées avec un paiement (transaction bancaire).



Action
Pour réduire le nombre de factures d'achat en suspens, vérifiez d'abord si le mode de paiement des factures a été saisi correctement. Il faut aussi vérifier si les factures ne pourraient pas être matchées ; à cet effet, il est important que tous les comptes bancaires, y compris les cartes de crédit, soient mis à jour dans l'administration.
Il est également possible qu'une facture d'achat ait été matchée par erreur avec un paiement. Si c'est le cas, vous pouvez annuler l'appariement du paiement de la facture ouverte et voir si la facture à présent ouverte peut encore être matchée avec un autre paiement.


Doublons des factures d'achat

Afin d'éviter qu'une facture d'achat ne fasse l'objet d'une double inscription dans l'administration, des vérifications sont effectuées pour s'assurer qu'il n'y a pas de factures "suspectes".  Une facture d'achat est considérée comme "suspecte" si cette facture est la même sur trois des quatre points suivants qu'une facture déjà traitée : fournisseur, date, numéro et montant de la facture.

Le bouton "Afficher les factures marquées comme n'étant pas un doublon" ouvre une liste de factures d'achat historiquement "suspectes". À partir de cette liste, il est possible d'ouvrir et de traiter une facture d'achat.



Action
Dans la liste vous ouvrez la facture "suspecte" pour afficher l'une à côté de l'autre à l'écran la facture suspecte et la facture traitée. Si la facture suspecte n'apparaît pas comme étant un duplicata de la facture déjà enregistrée, cliquez sur le bouton "Pas un doublon". Si la facture suspecte est un duplicata, cliquez sur le bouton "Supprimer" ou joignez la facture en tant que feuille supplémentaire à l'autre facture en cliquant sur le bouton "Ajouter".

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