Importation des Historiques


Si vous souhaitez transférer une administration vers Yuki à partir d’un autre logiciel de comptabilité, il est possible d’importer les chiffres historiques (bilan/ compte de résultat) afin de disposer de chiffres comparatifs dès le premier exercice dans Yuki. Il est également possible de n’importe que la balance d’ouverture (= solde final inscrit sur l’ancien logiciel). Que vous optiez pour l’une ou l’autre des deux options, le tout se fait au travers de notre fonctionnalité d’importation aux étapes bien définies.


Comment voulez-vous importer les données historiques?


  • Seulement la balance d’ouverture (après la clôture de l’exercice, les données proviennent de l’ancien logiciel)

  • Balance d’ouverture + transactions, balance de mutations (en cours d’exercice)


Lexique

  • Import des historiques: Importation des chiffres de ou des exercices précédents afin d’obtenir les comparatifs

    • Chargement des transactions historiques

    • Chargement des soldes finaux (sans les transactions sous-jacentes)

  • Balance d’ouverture: Importation avant le début du nouvel exercice. Cela concerne la situation finale du bilan / comptes de résultats y compris la répartition du résultat du précédent logiciel de comptabilité. La donnée à Yuki lors de l’importation de la balance d’ouverture est celle du jour avant la date de début de l’année fiscale dans Yuki.

  • Balance de mutations: Importation pendant l’exercice en cours. Cela concerne la situation intermédiaire du bilan / du compte de résultat, qui est comptabilisée dans une opération diverse après le téléchargement du bilan d'ouverture. Les historiques et le tableau d’amortissement sont établis par le biais des importations historiques, les clients / fournisseurs et les mutations sont comptabilisés via opérations diverses. Une alternative à l’importation de la balance de mutations peut être l’ajout rétroactif de toutes les pièces justificatives.

  • Configuration de l’administration: Doit être complétée avant de pouvoir encoder dans un domaine. Aussi, la complétion du paramétrage de l’administration permet la création automatique de certains comptes de grand livre nécessaires à l’importation des historiques.



  • Date de début: Il s’agit de la date de début du premier exercice dans Yuki. La date de comptabilisation de l'importation historique est donc la date de début de l'exercice - 1 jour.

Exemple:

Le premier exercice dans Yuki commence le 01/07/2016 et se termine le 30/06/2017. La date inscrite lors de l’importation des historiques doit donc être le 30/06/2016. Si l'importation est effectuée au milieu de l'année, l'import devra être daté au 31/12/2017.





  • Paramétrer les comptes d’actifs: Cela doit être fait afin que le tableau d’amortissement puisse s’exécuter automatiquement. Chaque groupe d’actifs doit avoir ses propres comptes 2xxxx9, 63xxxx et 74xxxx.
  • Valeur résiduelle: Par valeur résiduelle, nous entendons réellement la valeur résiduelle et non la valeur comptable. Yuki calcule automatiquement la valeur comptable en soustrayant le montant déjà amorti du montant d’achat.


Étapes à suivre


L’assistant d’importation des historiques peut être trouvé sous la sphère BO → Importer (menu de gauche). Sélectionnez ensuite “Import d’historiques”.

Attention! N’importez PAS le fichier en utilisant la fonction ci-dessous; cela n’est utilisé que pour l’importation de la balance de mutation.


Si vous avez plusieurs administrations dans un même domaine, vous devrez d’abord sélectionner une administration. Ensuite, vous débuterez la première des 9 étapes de l’assistant d’importation. Nous détaillons chacune de ces étapes ci-dessous.



Étape 1: Préparer l'importation

Avant de procéder à l’importation, il est important de vérifier et de paramétrer les éléments suivants afin que le processus d’importation se passe sans accrochages.


  • Configuration de l’administration. Assurez-vous d’avoir bien compléter la configuration de l’administration (définir les actionnaires et les directeurs, paramétrer la bonne forme juridique et bien définir les dates de début de fin de l’exercice). Cela permettra à Yuki de créer les comptes de grand livre nécessaire.  

  • Créez les comptes de grand livre que vous souhaitez utiliser dans Yuki et/ou activer les comptes existants. Si vous créez de nouveaux comptes d’actifs, assurez vous de toujours créer un nouveau compte d’amortissement (2 … 9) et de dotations (63).

  • Configurez les paramètres des nouveaux comptes d’actifs en les liant au tableau d’amortissement.

  • Créez les comptes bancaires et les cartes de crédit dans Yuki et saisissez le solde final dans le fichier d’importation en tant que solde de départ dans le paramétrage des nouveaux comptes. Yuki pourra alors créer automatiquement les comptes généraux correspondants.




Étape 2: Importer les transactions historiques

Cette étape consiste à importer les transactions historiques de l’ancien logiciel dans Yuki. Il est également possible de n’importe que les soldes (avec ou sans les comptes de résultats). Pour ce faire, vous devez utiliser un fichier CSV à disposition fixe (au niveau des termes et du nombre de colonnes). Vous trouverez un fichier d’exemple en bas de cette page d’aide. Les fichiers CSV sont créés dans Excel.


Format d’importation Yuki pour les transactions historiques

Le fichier d’importation doit être un fichier CSV possédant les colonnes et les valeurs      correspondantes suivantes:



Code compte de grand livre

Obligatoire

Code provenant de l’ancien logiciel

Nom compte de grand livre

Obligatoire


Date transaction

Obligatoire

jj-mm-aaaa ou j-m-aaaa (séparation par / ou -)

Référence

Optionnel

Numéro de facture ou numérotation

Montant

Obligatoire

####,## ou ####.## (ne pas utiliser de séparation aux milliers)

Description transactions

Obligatoire


Nom du contact

Optionnel


Code du contact

Optionnel



La première ligne du fichier CSV doit contenir les titres des colonnes. Le mieux est de copier et coller à partir de notre fichier d’exemple que vous trouverez à la fin de cette page d’aide. Important: Vérifiez que la somme de toutes les lignes de transactions soit égale à zéro. Aussi, chaque transaction devrait être en équilibre par date.


Lorsque le fichier d’importation est prêt, vous devez l’enregistrer sous format CSV (séparation par virgules).


Dans Yuki, faites glisser le fichier CSV sur le plan gris ou cliquez sur le plan afin d’y charger le fichier. Une vérification sera alors faites pour voir si le fichier répond à toutes les exigences techniques. Yuki vous montrera des messages d’erreurs s’il existe une différence entre le débit et le crédit pour une même date. Le bouton “Réparer automatiquement*” fera disparaître les messages d’erreur et placera les montants des différences dans “Compte inconnu”. Après coup, toutes les transactions historiques seront importées.


(*Ceci est automatiquement créé par Yuki, mais vous devez tout de même l’associer vous-mêmes à l’étape 4 de l’assistant d’importation.)


ATTENTION! Vous ne pouvez importer qu’un seul fichier CSV contenant les transactions historiques par administration. Assurez-vous donc d’avoir un fichier aussi complet que possible.



Étape 3: Vérification de l'importation


Lors de cette étape, Yuki affiche toutes les transactions figurant dans le fichier CSV importé à l’étape précédente. Ce qui est importé dans Yuki devrait être une copie exacte de ce qui est inscrit dans le fichier CSV.



Étape 4: Liaison au plan comptable de Yuki

Ici, vous devez associer le plan comptable de votre ancien logiciel (gauche de l’écran) à celui de Yuki (droite de l’écran).


  • Liaison automatique: En utilisant le bouton “Faire correspondre les codes identiques”, Yuki liera automatiquement les comptes de grand livre ayant les mêmes codes.

  • Liaison manuelle: Faire correspondre un à un les anciens comptes à ceux dans Yuki. Le compte supérieur de la liste des comptes de l’ancien logiciel est automatiquement sélectionné. Vous devez ensuite cliquer sur le compte correspondant dans la liste de droite (comptes Yuki). Le lien entre les deux comptes est alors créé.


Il est possible de lier plusieurs comptes de l’ancien plan comptable à un même compte dans le plan comptable de Yuki.

Si le compte que vous souhaitez associer n’est pas encore disponible dans le plan comptable de yuki, cliquez sur le bouton “Masquer” à droite de la description. Le compte sera ainsi temporairement masqué et vous pouvez poursuivre l’association. Une fois que vous serez prêt à associer tous les comptes, vous pouvez cliquer sur le bouton “Afficher les comptes cachés” dans la barre de menu grise. Vous devrez maintenant aller créer les nouveaux comptes de grand livre dans le plan comptable de Yuki et actualiser la page afin de pouvoir finaliser cette étape et associer les comptes manquants.


ATTENTION! Les comptes de grand livre utilisés pour la répartition du résultat (693/796) ne peuvent pas être liés aux comptes généraux correspondants dans Yuki (693000 Bénéfice à reporter / 793000 Perte à reporter). Pour ces comptes de grand livre, il est préférable de créer de nouveaux comptes sous les comptes 691000 et 791000.


  • Exportation et importation des associations effectuées: Si vous souhaitez utiliser l’assistant d’importation une nouvelle fois pour un autre domaine, vous avez la possibilité d’exporter les associations que vous avez déjà effectuées et de les conserver sur votre ordinateur. Vous pouvez ainsi réutiliser ce fichier ultérieurement dans un autre domaine en cliquant sur le bouton “Importer grand livre pour connexion” (toujours à l’étape 4). Cette fonction est uniquement utilisable lorsque vous travaillez avec un plan comptable standard dans vos domaines Yuki. Cependant, vous pouvez toujours créer des comptes spécifiques par la suite.

  • Vérification et suppression des liens: Vérifier à nouveau les liens que vous avez créés avant de passer à l’étape suivante. Cliquez sur la croix rouge à droite de la ligne vous montrant l’association pour annuler le lien.



Étape 5: Créer les écritures comptables


Maintenant que les transactions sont importées et que tous les anciens comptes ont été liés aux comptes Yuki, vous pouvez convertir les transactions importées en écritures dans Yuki. Vous avez 2 options:


  1. Créer des transactions par ligne, c’est-à-dire, que pour chaque transaction du fichier d’importation, une ligne de transaction est créée dans Yuki.

  2. Créer un solde par mois, c’est-à-dire qu’une écriture par mois par compte de grand livre sera créée.

 

La deuxième option est préférable pour les gros fichiers (>2000 transactions). Pour les fichiers d’importation plus petits, il est préférable d’utiliser la première option.

IMPORTANT: Les comptes de grand livre suivants ne sont pas enregistrés sur les comptes liés, mais sur des comptes d’attente temporaires:

Immobilisations289999 Compte d'attente d'ouverture à l'actif 
Comptes d'amortissements des immobilisations au bilan 289999 Compte d'attente d'ouverture à l'actif
Clients400010 Compte d'attente bilan d'ouverture clients 
Fournisseurs 440010 Compte d'attente bilan d'ouverture fournisseurs 
Comptes bancaires (y compris les cartes de crédit) et les caisses 550090 Compte d'attente bilan d'ouverture banques 

La raison derrière cette logique est que lors des prochaines étapes de l’importation des historiques (importation des clients ouverts, des fournisseurs ouverts et tableau d’amortissement), ces comptes seront automatiquement débités et transférés vers les comptes liés à l’étape 4.



Étape 6: Importation des clients ouverts

Cette étape dépend de l’administration. S’il n’y a pas de clients ouverts, vous pouvez passer directement à l’étape suivante.

Lors de cette étape, les clients ouverts sont créés sous forme de facture de vente. Notez que les soldes importés à cette étape correspondent au solde du compte de grand livre “Clients” de la balance d’ouverture.

La première ligne du fichier CSV doit contenir l’en-tête des colonnes. Comme pour l’étape 2, le mieux est de copier et coller à partir de notre fichier d’exemple que vous trouverez à la fin de cette page d’aide.

Format d’importation Yuki pour les clients ouverts

Le fichier d’importation doit être un fichier CSV possédant les colonnes et les valeurs      correspondantes suivantes:



 Code compte de grand livre       Obligatoire Doit être le compte qui a été lié au compte 40000 
Nom compte de grand livreObligatoire  
Date de factureObligatoire  jj-mm-aaaa ou j-m-aaaa (séparation par / ou -)
 Montant Obligatoire ####,## ou ####.## (ne pas utiliser de séparation aux milliers)
 Description facture Obligatoire 
 Référence

 Obligatoire Date de la facture ou numérotation
 Date d’échéance Optionnel  jj-mm-aaaa ou j-m-aaaa (séparation par / ou -)
 Contact Obligatoire 
 Code contact Optionnel  Ne peut pas être la même chose que ce qui est inscrit dans le colonne contact
 Compte bancaire Optionnel  

Comme Yuki créé les clients ouverts en tant que facture de vente, vous devez inscrire un montant positif ou encore un montant négatif s’il s’agit d’une note de crédit.

Essayez d’utiliser les contacts déjà liés au domaine (non sensible à la casse) dans le fichier d’importation. De cette façon, les factures créées par Yuki seront incluses dans les fiches de contact existantes. S’il existe des doublons au niveau des contacts, il est toujours possible de les combiner par la suite.

Lors de l’importation du fichier, une facture de vente est immédiatement créée pour chacune des lignes du fichier selon la date de la facture. Vous pouvez également immédiatement lettrer ces factures avec des paiements, des notes de crédit et d’autres factures pour un même contact.

Le compte de contrepartie utilisé est le compte d’attente bilan d’ouverture clients. Si tout se passe bien, ce compte tombera à 0.00. Si ce n’est pas le cas, c’est qu’il n’y a pas eu de lien entre le compte Clients dans la balance d’ouverture et le solde de tous les clients ouverts sur le fichier chargé séparément.




Étape 7: Importation des fournisseurs ouverts


Idem à l’étape 6, mais vous devez utiliser le compte 440000 Fournisseur.



 

Étape 8: Importation des actifs


Dépendamment de l’administration, les immobilisations et les montants déjà amortis peuvent être importés. Pour ce faire, vous devez utiliser un fichier CSV comme celui ci-dessous. Notez que le tableau d’amortissement importé correspond au solde d’ouverture.


Format d’importation Yuki pour les actifs

Le fichier d’importation doit être un fichier CSV possédant les colonnes et les valeurs      correspondantes suivantes:


 Code compte de grand livre Obligatoire Doit être un compte lié à un compte d’actif dans Yuki (lors de l’étape 4)
 Nom compte de grand livre Optionnel 
 Description de l’actif  Obligatoire 
 Référence Optionnel 
 Date d’achat Obligatoire jj-mm-aaaa ou j-m-aaaa (séparation par / ou -)
 Montant d’acquisition Obligatoire ####,## ou ####.## (ne pas utiliser de séparation aux milliers)
 Date début d’amortissement Optionnel jj-mm-aaaa ou d-j-aaaa (séparation par / ou -)
 Méthode Optionnel Doit être vide ou “L” pour linéaire et “D” pour dégressif
 Nombre d’années d’amortissement Obligatoire Doit être un nombre entier tel que 3, 5, 10, 33, etc. Pour un amortissement de 3%, utilisez 33 ans
 Valeur résiduelle* Obligatoire Doit être égal ou supérieur à 0.00, mais inférieur au montant d’acquisition. Si vous ne voulez pas amortir, ce montant doit être égal au prix d’achat.
 Montant déjà amorti Obligatoire Doit être égal ou supérieur à 0.00, mais inférieur à la valeur résiduelle


*ATTENTION! Par valeur résiduelle, nous entendons réellement la valeur résiduelle et non la valeur comptable. Yuki calculera automatiquement la valeur comptable en soustrayant “Déjà amorti” de “Montant d’acquisition”.

Pour les actifs négatifs, vous devrez saisir le même montant, en négatif, pour les colonnes “Valeur résiduelle” et “Montant d’acquisition”. Vous ne devez pas paramétrer cela plus tard dans Yuki puisque Yuki le fera automatiquement.


Lors de l’importation, une opération diverse par actif est alors créée. Pour les actifs sur lesquels un montant a déjà été amorti, une opération diverse distincte est également créée pour le montant cumulé. Pour tous les cas, le compte de contrepartie utilisé est le compte 289999 Compte d’attente d’ouverture à l’actif. Suite à l’importation, le solde de ce compte devrait être à 0.00. Si ce n'est pas le cas, le tableau d'amortissement importé ne correspondait pas au solde de fermeture ou vous avez oublié de définir les paramètres du groupe d'actifs avant la fin de l'étape 5. S’il s’agit du dernier cas, vous devez définir les paramètres des groupes d’actifs, supprimer l’étape 3 et finalement, réimporter (choisissez “Non, seulement les transactions” lors de la suppression afin de ne pas avoir à associer le plan comptable de nouveau ainsi que les étapes 6 à 8).


Étape 9: Finaliser l'importation 

Cette étape est l’étape finale du processus d’importation. Ici, Yuki vérifiera si les soldes à la date d’ouverture des comptes intermédiaires suivants sont en équilibre:


  • 499100 Compte intermédiaire bilan d’ouverture

  • 550090 Compte intermédiaire banques

  • 440010 Compte intermédiaire fournisseurs

  • 400010 Compte intermédiaire clients

  • 289999 Compte intermédiaire actifs


Si vous travaillez avec une importation des historiques + une balance de mutation, alors les soldes ne seront pas à zéro par date de transaction pour les clients, fournisseurs et les banques.


S’il y a une croix rouge à côté d’un ou plusieurs comptes, cela signifie que le solde à la date de début n’est pas en équilibre. En cliquant sur un compte, vous pourrez obtenir plus d’informations et contrôler cet écart.


ATTENTION! Si vous ne paramétrez pas le solde initial du ou des comptes bancaires à l’avance, le solde du compte d’attente “bilan d’ouverture banques” ne sera pas en équilibre suite à l’importation. Si vous entrez le solde d’ouverture suite à l’import, cela se corrigera.

Si les comptes d’attente des clients et des fournisseurs ne tombent pas à zéro, il est possible que des factures aient été encodées avant la date de début dans Yuki. Si vous le souhaitez, vous pouvez, par la suite, charger les justificatifs afin d’avoir un aperçu visuel.


Revenir à une étape précédente

Vous allez peut-être vouloir modifier un ou plusieurs fichiers précédemment importés et les charger à nouveau par la suite. Voici la méthode à suivre:

Depuis l’assistant d’importation des historiques, vous pouvez retourner en arrière. Il suffit de cliquer sur l’étape voulue en bas de votre écran. Il y aura un bouton “supprimer” dans le haut de votre écran pour certaines étapes. Si vous cliquez dessus, Yuki supprimera à la fois le fichier d’importation et les écritures lui étant associées.


  • Supprimer complètement l’importation: Si vous souhaitez recommencer votre importation, vous devez supprimer le fichier à l’étape 3 et confirmer la suppression en cliquant sur “Oui”. L’association des comptes de grand livre “étape 4” sera conservée en mémoire par Yuki. Si vous souhaitez modifier l’association, vous devez supprimer le fichier de l’étape 3, le recharger et puis finalement, à l’étape 4, sélectionner l’option “Déjà lettré” afin de pouvoir supprimer les liens existants.

  • Supprimer seulement le fichier des transactions historiques: Si les importations des clients, des fournisseurs et des actifs sont correctes, mais vous voudriez charger à nouveau les transactions, vous pouvez supprimer l’étape 3 uniquement. Il suffit de choisir “Non, seulement les transactions” lors de la confirmation de la suppression.



FAQ

Le résultat doit-il être traité dans la balance d’ouverture à importer?

Oui.

Wat met vooruitbetaling van facturen?

Vous les associez au compte 440000 dans Yuki lors de l’étape 4.


Que faire du compte 411000?

Vous pouvez le lier au compte 411000 dans Yuki. Toutefois, n’oubliez pas de le transférer au compte 494900 à l’aide d’une OD le premier jour de l’exercice dans Yuki. Indiquez également le contact overheidsdienst Financiën. Cela vous permettra de pouvoir lettrer les transactions inscrites sur ce compte.


Mes amortissements sont présents en doubles sur le compte 2….9. Quoi faire?

Supprimer le CSV à l’étape 3 de l’assistant d’importation. Vous devrez ensuite vérifier si les comptes de 2 ont bien été paramétrés (comptes uniques 2….9, 63 et 74/76). Chargez ensuite les transactions à nouveau dans l’assistant d’importation.


Le montant total de tous les comptes 2xxxx9 de la balance d’ouverture / historiques (étape 2) correspond-t-il au total du montant déjà amorti (étape 8)?

Si ce n’est pas le cas, les amortissements du dernier exercice n’ont peut-être pas été inclus.


Dans votre précédent logiciel comptable, la carte de crédit a-t-elle été encodée en tant que fournisseur?

Dans Yuki, la carte de crédit est considérée comme un compte bancaire. Vous pouvez transférer le montant du compte 440000 vers le 550090.


Des factures de vente ont-elles été encodées dans Yuki avec une date antérieure au début du premier exercice comptable dans Yuki?

Il est possible de repérer ces factures facilement dans l’historique du compte d’attente bilan d’ouverture clients via l’icône (aperçu document) et en filtrant sur la TVA.  


Des factures d’achat ont-elles été encodées dans Yuki avec une date antérieure au début du premier exercice comptable dans Yuki?

Il est possible de repérer ces factures facilement dans l’historique du compte d’attente bilan d’ouverture fournisseurs via l’icône (aperçu document) et en filtrant sur la TVA.  



L’importation des transactions a été faite manuellement à l’aide d’une OD ou d’un CSV. Si c’est le cas, est-ce que je peux tout de même utiliser l’assistant d’importation pour importer les clients et fournisseurs ouverts ainsi que les actifs?


Oui, c’est possible. Toutefois, vous ne pouvez pas sauter l’étape 2. Vous devrez donc importer un CSV “vide” contenant les comptes de grand livre dont vous aurez besoin lors de l’importation des étapes ultérieures.


CONSEIL: Si votre CSV a des colonnes séparées pour les jours, les mois et les années :

Utilisez les fonctions Excels telles que =CONCAT, =GAUCHE, =DROITE, =STXT ou encore, utilisez l’esperluette (&) afin de pouvoir combiner les cellules.

Vous devez alors choisir l’option “Collage spécial” - “Valeurs uniquement” afin que les formules disparaissent et que seules les valeurs restent affichées.




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Actifs_FR.csv
(13k)
Roxanne Balit,
16 oct. 2018 à 04:24
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Clients ouverts_FR.csv
(0k)
Roxanne Balit,
16 oct. 2018 à 04:24
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Fournisseurs ouverts_FR.csv
(0k)
Roxanne Balit,
16 oct. 2018 à 04:24
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Historische import_FR.csv
(8k)
Roxanne Balit,
16 oct. 2018 à 04:24
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