Importation des historiques

À présent, dans Yuki, vous pouvez aussi importer des chiffres historiques de manière à disposer immédiatement de chiffres comparatifs.  Pour ce faire, il suffit de parcourir un certain nombre d'étapes. Pour vous accompagner efficacement dans chacune des étapes, nous avons conçu un assistant qui vous guidera pas à pas tout au long du processus.


Importation des historiques


Vous trouverez l'assistant sous BO -> Importer et sélectionnez dans la barre des tâches « Import d’historiques ».

Si vous gérez plusieurs administrations dans le domaine, il vous sera d'abord demandé de sélectionner une administration.  Ensuite, vous accédez à la première des 9 étapes de l'assistant Importation.  Nous allons traiter ci-après chacune de ces étapes séparément.




Étape 1 : Préparer l'importation

Avant de commencer à importer, vous devez vous assurer que les paramètres de votre administration, votre plan comptable et les autres éléments soient correctement configurés. Vous avez la possibilité d'interrompre le processus d'importation, mais vous parcourez beaucoup plus rapidement le processus si vous préparez d'abord un certain nombre d'éléments.

  • Veillez à ce que votre profil d'administration soit entièrement complété. Le plus important est de sélectionner la forme juridique appropriée et de paramétrer correctement la date de commencement du premier exercice comptable. Vous trouverez  ici de plus amples informations sur la saisie du profil d'administration

  • Créez tous les comptes bancaires (et cartes de crédit) que vous avez utilisés dans votre ancienne administration et sur lesquels figure encore un solde. Au cours de la création d'un compte bancaire, un compte du grand livre est créé en parallèle. Vous en aurez besoin plus tard lors de l'importation des données historiques.  Vous trouverez ici de plus amples informations sur la création d'un compte bancaire ou d'une carte de crédit.

  • Parcourez le plan comptable et vérifiez que vous ayez bien activé ou créé tous les comptes que vous avez utilisés antérieurement dans votre ancienne administration.  Vous trouverez ici de plus amples informations sur la façon de modifier le plan comptable.

  • Si vous avez également des immobilisations dans votre administration, veillez à ce que le « paramétrage du compte d’actif » pour tous ces comptes d’immobilisations soient correctement définis. Pour l’importation, il est important de connaître le compte d’amortissement associé au compte d’investissement correspondant. Vous trouverez ici de plus amples informations concernant la création de paramétrage du compte d’actif pour des comptes d’actifs. 


Lorsque vous avez terminé toutes les préparations, vous pouvez passer à l'étape suivante.



Étape 2 : Importation de transactions historiques

En premier lieu, nous allons importer les transactions historiques à partir de l'ancien programme informatique. Actuellement, seul un format Yuki est utilisé comme fichier d'importation. Si vous travaillez avec un logiciel très répandu et si vous avez beaucoup d'administration à importer, prenez contact avec Yuki pour voir si nous avons la possibilité de créer une importation spécifique.


Format d'importation Yuki pour les données historiques

Le format d'importation doit être un fichier CSV comportant les 8 colonnes suivantes :

 Compte du grand livre

 Obligatoire    

Compte du grand livre de l'ancien logiciel

 Description compte du grand livre

 Obligatoire    

 

 Date de transaction

 Obligatoire

 jj-mm-aaaa ou j-m-aa, séparation avec - ou /

 Référence

 Optionnel

  Numéro de facture ou numéro de reçu

 Montant   

 Obligatoire

 #####,## ou ####.##,  pas de séparateur admis pour les milliers

 Description transaction

 Obligatoire

 Nom de la relation

 Optionnel

 

 Code de la relation

 Optionnel

 


La première ligne du fichier doit contenir l'intitulé des colonnes. Vous avez toute liberté pour déterminer l'intitulé des colonnes, mais l'ordre de succession et le nombre de colonnes doit toujours correspondre à ce qui est indiqué ci-dessus. 



Par ailleurs, à chaque date de transaction, le solde de toutes les transactions doit être 0,00 à cette date. Si ce n'est pas le cas ou si vous êtes confronté à de faibles écarts d'arrondis, vous avez encore la possibilité de rectifier au cours d'une des étapes suivantes.

Vous pouvez créer facilement un fichier CSV dans Excel et le sauvegarder ensuite au format : CSV. 

NB. Si vous utilisez un autre programme qu'Excel, veillez dans ce cas à créer un fichier CSV avec comme séparateur le point-virgule.


Vous pouvez également télécharger ici un fichier en guise d'exemple.


ATTENTION : Vous ne pouvez importer qu’un seul fichier d’historique par administration. Il faut donc veiller à disposer d'un fichier aussi complet que possible.


Faites glisser le fichier CSV sur la surface grise ou cliquez sur la surface grise pour chercher le fichier dans votre ordinateur et le charger. À présent, un contrôle est effectué pour vérifier si le fichier répond à toutes les exigences techniques. Ensuite, toutes les transactions sont importées.




Étape 3 : Vérifiez que l'importation se soit bien déroulée

Au cours de cette étape, nous allons vous montrer toutes les transactions qui se trouvaient dans le fichier d'importation. Il ne devrait y avoir aucune différence. 

Si par rapport à une date donnée, les transactions ne se correspondent pas (le solde n'étant pas égal à 0,00), vous verrez apparaître un bouton dans la barre des tâches qui vous permet de « rectifier » ce déséquilibre. 

Nous créons ainsi pour chaque date faisant apparaître un tel déséquilibre une transaction supplémentaire sur « Compte inconnu ». 

Si vous trouvez un nombre trop élevé d'erreurs ou si le fichier n'est pas complet, vous pouvez supprimer le fichier importé au cours de cette étape. Toutes les écritures comptables qui auront déjà été effectuées au cours de l'étape 5 seront alors supprimées. 



Si l'importation est correcte, vous pouvez alors passer à l'étape suivante.



Etape 4 : Associer au plan comptable Yuki

Au cours de cette étape, vous allez pouvoir associer le plan comptable que vous avez utilisé avec l'ancien logiciel au plan comptable de Yuki. Il convient donc de procéder comme suit :


Association manuelle

Associez 1 à 1 l'ancien compte au compte correspondant dans Yuki. Le compte supérieur de l'ancien plan comptable (colonne de gauche) est sélectionné automatiquement. Allez au compte dans le plan comptable Yuki (colonne de droite) et cliquez sur ce dernier. L'association entre les deux comptes est maintenant effectuée directement. L'ancien compte à associer disparaîtra dès lors de la liste. 



Si le compte que vous souhaitez associer n'est pas encore disponible dans le plan comptable Yuki, cliquez dans ce cas au niveau de l'ancien compte sur le signe à droite de la description. 

Le compte sera ainsi masqué temporairement.  

Si vous avez terminé avec tous les comptes, vous pouvez de nouveau rendre visibles les comptes à créer en cliquant dans la barre des tâches sur “Afficher les comptes cachés du grand livre”.


Association automatique

Si dans votre ancien logiciel, vous utilisiez un plan comptable qui ressemble fortement à celui de Yuki, vous pourrez dans ce cas associer directement les comptes portant le même code de façon automatique. Il suffit pour cela d'utiliser la fonction « Faire correspondre les codes identiques » dans la barre des tâches.


Exporter et importer les associations


Si vous souhaitez utiliser l'assistant d'importation une nouvelle fois pour un autre domaine, vous avez la possibilité d'exporter les associations que vous avez effectuées et de les conserver sur votre ordinateur. Vous pouvez ainsi réutiliser ce fichier ultérieurement dans un autre domaine.


Vérifier et supprimer les associations

Vérifiez une dernière fois les associations qui ont été effectuées avant de procéder à l'étape suivante. Pour ce faire, il suffit de sélectionner à gauche dans la barre des tâches dans le menu déroulant « Déjà lettrer ». 

Vous y verrez apparaître l'ancien compte et le compte Yuki associé. Cliquez sur la croix de couleur rouge pour rompre l'association. 


http://help.yuki.nl/_/rsrc/1487088889207/documents/importeren-historische-cijfers/2017-02-14_17-10-01.png


Si toutes les associations s'avèrent complètes et correctes, vous pouvez passer à l'étape suivante.



Étape 5 : Créer des écritures comptables

Maintenant que l'importation est complète et que tous les anciens comptes ont été associés aux comptes Yuki, vous pouvez transférer les transactions importées en des écritures comptables au sein de Yuki.



 Vous avez 2 options :

  1. Créer les transactions. Pour chaque transaction dans le fichier d'importation, une ligne de transaction est créée dans Yuki.

  2. Créez un solde périodique. Vous obtenez alors 1 transaction par compte du grand livre par mois

La seconde option est la meilleure pour de très gros fichiers (> 2000 transactions). Pour les administrations plus petites, l'option 1 est préférable.


ATTENTION : Pour les comptes suivants, l'écriture comptable ne se fait pas sur le compte associé, mais sur un compte temporaire. Cela s'applique aux éléments :

  • Comptes d'immobilisations (vont vers le compte « Compte d'attente d'ouverture à l'actif »)

  • Comptes d'amortissement (bilan) immobilisations (vont aussi vers le « Compte d'attente d'ouverture à l'actif »)

  • Débiteurs (vont vers le « Compte d'attente bilan d'ouverture débiteurs »)

  • Créanciers (vont vers le « Compte d'attente bilan d'ouverture créanciers »)

  • Comptes bancaires (vont vers « Compte d'attente bilan d'ouverture banques »)

La raison tient au fait qu'au cours des étapes suivantes (importation des débiteurs, créanciers et actifs), les postes individuels qui, à la fin du bilan d'ouverture, étaient toujours en cours, sont transférés sur les comptes corrects et soldés sur les comptes intermédiaires. 



Étape 6 : Importation débiteurs (clients)

Cette étape est optionnelle. S'il n'y a pas de clients ouverts, vous pouvez passer immédiatement à l'étape suivante.

Au cours de cette étape, les factures des clients qui étaient encore ouvertes sont créées dans le bilan de clôture. Pour cela, un fichier CSV doit être utilisé ayant le format suivant :


Le format d'importation Yuki pour les facture ouverte

Le format d'importation doit être un fichier CSV comportant les colonnes suivantes :

 Code compte du grand livre

 Obligatoire    

Il doit s'agir du compte qui a été associé à Yuki : 400000

 Description compte du grand livre

 Obligatoire    

 

 Date de facture

 Obligatoire

 jj-mm-aaaa ou j-m-aa, séparation avec - ou /

 Montant ouvert

 Obligatoire

#####,## ou ####.##, pas de séparateur admis pour les milliers 

 Description facture    

 Obligatoire

 

 Référence

 Obligatoire

 Numéro de facture ou numéro de reçu

 Date d'échéance 

 Optionnel

 jj-mm-aaaa ou j-m-aa, séparation avec - ou /

 Nom de la relation

 Obligatoire

 

 Code de la relation

 Optionnel

 

 Compte bancaire        

 Optionnel

 


NB : La première ligne du fichier doit contenir l'intitulé des colonnes. Vous avez toute liberté pour déterminer l'intitulé des colonnes, mais l'ordre de succession et le nombre de colonnes doivent toujours correspondre à ce qui est indiqué ci-dessus. 


La première ligne du fichier doit contenir l'intitulé des colonnes. Vous avez toute liberté pour déterminer l'intitulé des colonnes, mais l'ordre de succession et le nombre de colonnes doit toujours correspondre à ce qui est indiqué ci-dessus. 


Vous pouvez également télécharger ici un fichier en guise d'exemple.


Au cours de l'importation du fichier, par ligne, une facture de vente est directement créée à la date de la facture. Comme compte de contrepartie, le Compte intermédiaire bilan d'ouverture débiteurs est utilisé. Si tout est correct, le compte intermédiaire sera ramené à 0,00. Si ce n'est pas le cas, cela veut dire qu'il n'y avait pas de lien entre le solde client dans le grand livre transactions et le solde des clients ouverts.



Étape 7 : Importation créanciers (fournisseurs)

Idem qu'à l'étape 6, mais dans ce cas pour les fournisseurs : 440000


Vous pouvez également télécharger ici un fichier en guise d'exemple.



Étape 8 : Importation des immobilisations

Au cours de cette étape, il est possible d'importer les éventuelles immobilisations et les montants amortis y afférents. Pour cela, vous devez utiliser un fichier CSV correspondant au format suivant :


Format d'importation Yuki pour les immobilisations

Le format d'importation doit être un fichier CSV comportant les champs suivants :

Code compte du grand livre

 Obligatoire    

Il doit s'agir d'un compte qui a été associé dans Yuki à un élément d'actif

 Description compte du grand livre

 Optionnel  

 

 Description de l'élément d'actif

 Obligatoire

 

 Référence ou numéro de l'élément d'actif    

 Optionnel

 

 Date d'acquisition

 Obligatoire

jj-mm-aaaa ou j-m-aa, séparation avec - ou /

 Montant d'acquisition

 Obligatoire

#####,## ou ####.##, pas de séparateur admis pour les milliers 

 Début de l'amortissement 

 Optionnel

jj-mm-aaaa ou j-m-aa, séparation avec - ou /

 Méthode d'amortissement

 Optionnel

Doit être vide ou figurer « L » ou « D » pour Linéaire ou Dégressif

 Amortissements en années        

 Obligatoire

Il doit s'agir d'un nombre entier tels que 3, 5, 10, 33, etc. Pour un amortissement à 3 %, utilisez 33 ans.

 Montant résiduel       

 Obligatoire

Doit être égal ou supérieur à 0,00, mais non supérieur au montant d'acquisition. Si vous ne souhaitez pas faire d'amortissements, rendez ce montant égal au montant d'acquisition.

 Déjà amorti    

 Obligatoire

Doit être égal ou supérieur à 0,00, mais non supérieur au montant résiduaire du montant d'acquisition. 


NB : La première ligne du fichier doit contenir l'intitulé des colonnes. Vous avez toute liberté pour déterminer l'intitulé des colonnes, mais l'ordre de succession et le nombre de colonnes doivent toujours correspondre à ce qui est indiqué ci-dessus. 


Vous pouvez aussi télécharger ici un fichier en guise d'exemple.


Une écriture récapitulative est créée par élément d'actif au cours de l'importation. En outre, une ligne récapitulative pour le montant amorti cumulativement est créée en relation avec l’actif pour lequel un montant a déjà été amorti. A chaque fois, le “Compte d'attente d'ouverture à l'actif” est utilisé comme compte de contrepartie. Après cette importation, le solde du compte intermédiaire devrait être égal à 0,00. Si ce n'est pas le cas, il n'y avait pas de lien entre le solde des actifs du grand livre et le solde des actifs de l'importation.


Voir également :

Etat des actifs

Etat des actifs et bilan d'ouverture


Étape 9 : Compléter l'importation


Au cours de cette dernière étape du processus d'importation, Yuki vérifie le solde à la date d'ouverture des comptes intermédiaires suivants :

  • 499100 Compte intermédiaire bilan d'ouverture

  • 550090 Compte intermédiaire banques

  • 440010 Compte intermédiaire créanciers

  • 400010 Compte intermédiaire débiteurs

  • 289999 Compte intermédiaire actifs


Si une croix figure derrière un ou plusieurs comptes, cela signifie que le solde à la date d'ouverture n'est pas équilibré.

Vous pouvez le vérifier en cliquant sur le compte concerné.


NB : 

Le compte intermédiaire banques peut présenter un déséquilibre après une importation historique qui peut s'expliquer du fait que le solde d'ouverture du ou des comptes bancaires concernés n'avait pas été complété.


Voir également :

Configurer des comptes bancaires


Etapes en arrière :

Il se peut que vous souhaitiez adapter un ou plusieurs fichiers d'importation et les charger par après. Pour ce faire, il suffit de procéder comme suit :


Dans l'assistant d'importation historique, vous pouvez sélectionner étapes « en arrière », depuis l'étape 9, vous pouvez cliquer sur les étapes 8, 7, 6 etc.


En haut à gauche dans les différentes étapes, vous trouverez l'option « Supprimer ».


http://help.yuki.nl/_/rsrc/1488537946509/documents/importeren-historische-cijfers/2017-03-03_11-44-14.jpg


En cliquant dessus, Yuki supprimera le fichier d'importation et toutes les écritures liées. 


Si vous souhaitez refaire l'importation toute entière, vous devrez supprimer une à une

les étapes.

Les associations du grand livre continueront à exister ; si vous souhaitez les adapter, il faudra supprimer l'importation des transactions et charger à nouveau le fichier d'importation. Vous allez devoir parcourir à nouveau toutes les étapes et vous allez ensuite pouvoir adapter l'association au niveau de l'étape 4. 


Ne supprimer que le fichier d'importation transactions.

Si les importations des créanciers, débiteurs et de l'actif sont correctes, mais si vous souhaitez charger à nouveau les transactions de bilan, vous pouvez cliquer dans l'assistant d'importation historique en une seule fois sur l'étape 3. Vous ne supprimerez ici que le fichier d'importation transactions. Les autres fichiers d'importation et écritures demeurent inchangés.



ċ
Actifs_FR.csv
(0k)
Utilisateur inconnu,
5 avr. 2017 à 00:32
ċ
Clients ouverts_FR.csv
(0k)
Utilisateur inconnu,
5 avr. 2017 à 00:33
ċ
Fournisseurs ouverts_FR.csv
(1k)
Utilisateur inconnu,
5 avr. 2017 à 00:33
ċ
Historische import_FR.csv
(1k)
Utilisateur inconnu,
5 avr. 2017 à 00:33
č
Importation clients-fournisseurs.mp4
(2184k)
Charles Daive,
9 févr. 2018 à 07:26
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