Enregistrer et facturer les heures

Le module Heures Yuki vous permet d'enregistrer et facturer les heures prestées. Le module propose divers aperçus dans lesquels vous pouvez contrôler l'enregistrement des heures et l'emploi du temps de vos collaborateurs. Une requête d'approbation peut être requise avant qu'une proposition de facture ne soit établie sur la base des heures enregistrées.

Vous trouverez ci-dessous une description des possibilités offertes par le module Heures Yuki, ainsi que quelques explications concernant son utilisation.


Que pouvez-vous faire grâce au module Heures Yuki ?

Via Types d'activités, vous pouvez enregistrer les heures selon diverses modalités. Chaque type d'activité peut être facturable ou non et être associé à un article de vente (qui, à son tour, est associé à un compte du grand livre).

  • Via Nouvelle commande de travail, vous choisissez un type d'activité et fixez le temps de travail qui y est associé.

  • Dans Heures prestées, vous trouverez un aperçu hebdomadaire et mensuel pour chaque travailleur.

  • Dans Commandes de travail, vous trouverez une liste reprenant toutes les heures, regroupées par relation (client) et par projet.

  • Via Facturer les activités, vous pouvez approuver aussi bien les activités à facturer que les autres (si vous possédez les droits ad hoc).

  • Les activités facturables approuvées sont directement facturées (la facture n'est cependant pas encore traitée et envoyée).

  • Toutes les activités associées au même type d'activité et au même dossier sont reprises sur une même ligne de facturation.

  • Les factures créées peuvent être visualisées, corrigées et envoyées dans l'aperçu normal « À envoyer » dans la comptabilité-vente de Yuki.

  • Vous pouvez décider que chaque heure facturée sera associée à une spécification des heures.

  • (Il s'agit d'un aperçu simple de la date, la description et le nombre d'heures de chaque commande de travail facturée par type d'activité).


Comment cela fonctionne-t-il ?

Créer les types d'activités

Vous pouvez créer divers enregistrements des heures via Types d'activités. Allez dans Agenda, puis dans le bas à gauche dans Types d'activités et cliquez sur Nouveau type d'activité.


  • Indiquez une (brève) description claire. Cette description figurera en principe également sur la facture (vous pourrez néanmoins la modifier manuellement directement sur la facture).

  • La case à cocher située à côté d'Actif vous confirme que vous pouvez utiliser le type d'activité en question.

  • Déterminez si le type d'activité doit être facturé.

  • Les commandes de travail qui ne doivent pas être facturées sont enregistrées (voir Activités et Heures prestées, à gauche dans l'Agenda) mais ne figurent pas sur la facture.

  • S'il s'agit d'un type d'activité qui doit être facturé, choisissez un article de vente dans la liste en cliquant sur la loupe.

  • Choisissez l'unité de temps qui va être utilisée pour l'enregistrement des Commandes de travail pour ce type d'activité.

  • Dans l'aperçu, toutes les activités sont mentionnées en heures. Cette information sert donc uniquement pour l'introduction.

  • Dans la case Remarques à ajouter, vous pouvez spécifier si des remarques pourront encore être modifiées après leur ajout.

  • Si vous voulez ajouter un Document (par exemple, une lettre de mission) à un type d'activité, vous pouvez indiquer ici comment il doit être traité et spécifier le dossier dans lequel les documents sont conservés.  

  • Dans Approbation, indiquez qui peut approuver/facturer les Commandes de travail de ce type d'activité.

    • Si vous ne mentionnez rien dans ce champ, la personne pour laquelle les heures ont été introduites sera également celle qui pourra les approuver/facturer.

  • Si vous cochez la case Envoyer un e-mail, un message de notification sera envoyé à l'une des personnes aptes à approuver les activités. Si vous n'avez rien indiqué au point 1, le message sera envoyé à la personne 2 ou 3.

  • L'étape 3 Approbation de la réalisation n'est pas utilisée dans le paramétrage du type d'activité.

  • Cliquez sur Conserver.


Enregistrer les heures (Nouvelle commande de travail)


Vous pouvez enregistrer les heures en cliquant sur Nouvelle commande de travail et en sélectionnant le type d'activité correct.

  • Indiquez une description. Cette description est visible pour chaque commande de travail dans l'aperçu des Activités à facturer.
  • Choisissez une date.

  • Indiquez le nombre d'heures (ou de minutes ou jours). « De-à » est un outil de calcul (par exemple : 09:00 – 11:45 correspond à 2h45 ou 165 minutes).

  • Choisissez une relation en cliquant sur la loupe.

  • (Si nécessaire, créez d'abord la relation via Relations > Nouvelle relation)

  • Si vous n'avez pas choisi de relation, vous ne pourrez retrouver la Commande de travail que sous Aperçu ->Activités sous « (pas de relation) ».

  • Cliquez alors sur la flèche située devant la Commande de travail (>) pour pouvoir quand même choisir une relation.

  • L'ajout d'un document est optionnel. Le document est uniquement ajouté à la commande de travail et non à la facture finale.


Facturer les activités


Cet écran se trouve sous Aperçu dans l'Agenda.

Toutes les commandes de travail (enregistrements des heures) auxquelles une relation est associée figurent ici.

Vous pouvez approuver, corriger éventuellement et/ou facturer les commandes de travail.




Si vous avez sélectionné Encore à facturer en haut à gauche, vous verrez s'afficher toutes les commandes de travail à facturer.

Dans la barre des tâches se trouvent trois boutons : Enregistrer, Facturer et Approuver.

  • Cliquez sur le bouton Enregistrer si vous avez modifié les nombres par exemple.

  • (Les modifications de prix ne sont pas enregistrées. Les prix doivent être modifiés dans la liste de prix ou manuellement sur la facture).

  • Cliquez sur Facturer pour générer les factures de vente (par relation et par dossier) pour les activités sélectionnées (commandes de travail).

  • Lorsque vous les avez approuvées, les commandes de travail disparaissent de la liste. Vous ne pouvez plus les facturer.

Si vous avez sélectionné Non à facturer en haut à gauche, vous pouvez approuver/traiter les activités qui ne sont pas à facturer.

Elles disparaissent alors de la liste mais figurent encore dans la liste des Activités et dans les Heures prestées.


Spécification des heures

Vous pouvez décider que chaque heure facturée sera associée à une spécification des heures.

Pour ce faire, allez sur le bouton rond Vente, Paramètres des factures, Lay-outs et cliquez sur un lay-out.

Cliquez alors sur « modifier » (pinceau en haut) et cochez ensuite la case à droite Spécification paramètres.




Voir également

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