Service de mise en demeure de Yuki - rappel facture vente

Service de mise en demeure de Yuki

Le service de rappels et mises en demeure de Yuki vous aide à toucher plus rapidement l'argent que vos clients vous doivent. Un processus scrupuleux et opportun d'envoi de rappels et mises en demeure vous permet d'attirer plus régulièrement et de manière amicale l'attention de vos clients sur le paiement de vos factures. Yuki effectue automatiquement les mises en demeure et ne requiert aucune action directe de la part de l'utilisateur. Vous trouverez ce service sous Comptabilité ->Vente->Paramètres Rappels.



Le processus de mise en demeure

Dans la pratique, le processus de mise en demeure comporte quatre étapes :

  • Envoi des rappels

  • Envoi des mises en demeure

  • Recouvrement par un bureau de recouvrement

  • Recouvrement par un huissier de justice

Le service Yuki prend en charge les deux premières étapes du processus de recouvrement. La troisième et la quatrième étapes devront être sous-traitées à un bureau de recouvrement externe. Yuki espère à l'avenir pouvoir également proposer la troisième étape.



Rappels et mises en demeure

Par facture, un maximum de quatre courriers (e-mails) sont envoyés :

  • Le premier rappel, envoyé trois jours avant la date d'échéance de la facture. Le but est d'attirer l'attention du client et de lui rappeler que la date d'échéance approche. Le moment de l'envoi peut être différé.

  • Le deuxième rappel, envoyé dix jours après la date d'échéance.

  • La première sommation, envoyée 30 jours après la date d'échéance.

  • La constitution en demeure, envoyée 45 jours après la date d'échéance.

Si, après 60 jours, le client n'a pas encore payé, il est conseillé de transmettre la créance à un bureau de recouvrement.


Comment cela fonctionne-t-il ?

Chaque jour, Yuki contrôle pour quelles factures impayées un courrier doit être envoyé. Yuki sélectionne automatiquement le courrier adéquat, rédige la lettre et l'envoie par e-mail.


Pour éviter l'envoi inutile de sommations, Yuki contrôle d'abord si la comptabilité est à jour :

  • Les derniers relevés bancaires ne peuvent dater de plus de 14 jours. Il se peut en effet que le client se soit acquitté de sa dette mais l'administration n'est pas à jour. Par conséquent, pour garantir le bon fonctionnement du service Yuki, il est conseillé de télécharger les extraits bancaires au moins toutes les deux semaines.

  • Tous les paiements du client doivent être appariés. Pour éviter l'envoi inutile d'une mise en demeure, Yuki ne procède à aucun rappel tant que les paiements du client n'ont pas été appariés.

ATTENTION : les en-cours créés via une écriture d'opérations diverses pour, par exemple, le bilan d'ouverture ne sont pas traités dans le cadre de la procédure de mise en demeure !



Bloquer certains clients dans le cadre de la procédure de mise en demeure

Si vous voulez exclure certains clients du processus de mise en demeure, vous pouvez bloquer l'envoi des courriers. Pour ce faire, cochez la case « Désactiver rappels » dans la fiche de contact du client (dans l'onglet Supplémentaire).



Dans « Paramètres rappels », vous pouvez visualiser les clients bloqués dans l'onglet « Relations bloquées ». Vous pouvez également les y débloquer.



Autres motifs de non-envoi de mises en demeure

Plusieurs motifs empêchent l'envoi d'un courrier :


  • La facture est déjà trop ancienne. Les factures qui ont déjà plus de 90 jours à l'activation du service Yuki sont exclues.

  • La facture est reprise dans la liste « à domicilier »

  • La facture est reprise dans la liste « paiement en cours »

  • La facture est reprise dans la liste « contrepassation »

  • Une mise en demeure manuelle ou automatique a déjà été envoyée pour la facture au cours des sept derniers jours

  • La facture a été créée « post factum ». En d'autres termes, la date à laquelle la facture a été créée est postérieure à la date d'échéance.



Activer et configurer le service Yuki

Allez dans Comptabilité -> Vente -> Paramètres rappels et cliquez sur l'onglet « Rappels automatiques ». Passez en revue le formulaire d'activation. Après activation, l'écran de configuration s'affiche. Le service est en mode stand-by. En d'autres termes, vous pouvez préparer l'envoi mais les courriers ne sont pas encore effectivement envoyés. Pour clôturer l'activation, vous devez d'abord examiner et configurer soigneusement les éléments suivants :

  • Contrôler les textes et la présentation des courriers.

  • Bloquer les relations que vous voulez exclure du processus de mise en demeure.

  • Passer en revue les paramètres.

N'activez pas le service avant d'avoir passé soigneusement en revue ces trois étapes !



Paramètres


E-mail envoyé de l'adresse

Complétez ici l'adresse de messagerie électronique à partir de laquelle les rappels et mises en demeure doivent être envoyés. Dans la pratique, un client pourrait souhaiter réagir à une mise en demeure en répondant au courrier électronique. Veillez donc à consulter régulièrement la boîte de messagerie pour cette adresse.


Montant minimum dû

Pour éviter l'envoi de mises en demeure pour des montants trop petits, vous pouvez indiquer un montant minimum.


Pourcentage minimum dû

Pour éviter que des différences de paiement trop réduites donnent lieu à des mises en demeure, vous pouvez également indiquer un pourcentage. Par exemple : si vous indiquez 2 %, une facture de 1000 euros dont moins de 20 euros n'ont pas encore été payés ne donnera pas lieu à l'envoi d'une mise en demeure.


Adresse email pour rapport

Yuki vous informe des courriers envoyés et des factures pour lesquelles aucun rappel n'a été effectué. Vous pouvez indiquer à qui le rapport doit être envoyé.


Rapport envoyé

Définit si et à quelle fréquence un rapport doit être envoyé.


Lay-outs

Vous pouvez adapter le contenu et la mise en page des courriers en fonction de votre entreprise et de vos activités. Yuki élabore par défaut quatre courriers qui seront envoyés dans le cadre du processus. Vous pouvez modifier le texte de ces courriers. Pour ce faire, allez dans l'onglet « Lay-outs » des « Paramètres rappels ». Sélectionnez le lay-out et cliquez sur « Modifier » dans la barre des boutons. Modifiez les textes, définissez le lay-out (nous vous conseillons d'utiliser pour base un lay-out PDF) et enregistrez le nouveau lay-out.


Choix des langues Vous pouvez envoyer des factures dans des langues différentes, il est alors également préférable d'envoyer les rappels automatiques dans la bonne langue. Yuki permet de configurer des rappels en FR, NL, EN, DE. Pour configurer cela, veuillez procéder comme suit :

  1. Indiquez un langue dans vos mises en page de facture 
    Ceci est applicable si vous utilisez le module de facturation. Si ce n'est pas la cas et que vous établissez les factures avec un logiciel tiers, vous devez tout de même créer une mise page de facture par langue et vous devez ensuite sélectionner la bonne mise en page pour chaque client dans la fiche de contact.

  2. Vérifier les niveaux de rappel
    Faites en sorte d'avoir une mise ne page unique par langue pour chaque niveau de rappel et pour chaque mode de paiement.

  3. Vérifiez les rapports
    Dans "Paramètres rappels", sous l'onglet "Rappels automatiques", vous pouvez envoyer un rapport avec tous les rappels envoyés et non-envoyés. Cliquez sur le "Voir le rapport de test" afin de générez immédiatement un rapport des rappels.

ATTENTION : lorsque vous modifiez le texte par défaut, n'oubliez pas que le courrier sera envoyé après un certain nombre de jours.


Pour de plus amples informations concernant la modification des lay-outs, voir :



Voir également  

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Rappels automatiques.mp4
(1939k)
Charles Daive,
9 févr. 2018 à 07:25
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