Libération des factures : configurer le flux de travail

Libération des factures : configurer le flux de travail

Dans la liste de paiements, vous pouvez configurer les factures pour qu'elles soient d'abord spécifiées comme étant « En traitement ». Elles doivent dans ce cas être « Libérées » avant d'être transférées sur la liste de paiements et être payées en lot. Vous pouvez effectuer la libération manuellement via la barre d'action de la facture, en cliquant sur le symbole « Like ».

 

Vous pouvez également rendre le contrôle plus strict en mettant en place une procédure d'approbation des factures.  Plusieurs étapes sont nécessaires à cet effet :

  1. Activer le contrôle susmentionné dans la liste de paiements.
  2. Sélectionner la ou les personnes de l'entreprise qui seront habilitées à libérer les factures.
  3. Paramétrer le flux de travail pour pouvoir envoyer les factures par la voie numérique.

Explication des différentes étapes.

 

1. Activer la protection

Voir à ce sujet la page d'aide Liste de paiements

 

2. Personnes habilitées à libérer les factures

À ne pas confondre avec l'approbation des factures. La libération est une opération administrative. Désignez une personne qui comprenne bien le fonctionnement de l'approbation dans l'entreprise. Qui doit approuver quelles factures, quelles factures doivent éventuellement être toujours approuvées directement (sur la base d'un contrat fixe, un montant fixe ou la nature d'un service, comme le loyer ou l'électricité, etc.). Cette personne doit en effet veiller à ce que les préposés à l'approbation des factures reçoivent les factures en question et puissent déterminer s'ils doivent les approuver ou les rejeter.

 

3. Configurer le flux de travail

Vous devez paramétrer un certain nombre d'éléments du logiciel pour que le flux de travail puisse être lancé et se poursuive correctement. Pour pouvoir paramétrer le flux de travail, vous avez besoin du module YUKI OFFICE. Activez-le dans le Yuki store.

Dans le navigateur, allez sur l'icône Agenda. Dans le menu de gauche, choisissez « Types de tâches » et cliquez sur « Libérer pour paiement ». Il s'agit d'un type de tâche proposant des fonctions spéciales en combinaison avec la liste de paiements.

Dans ce type de tâche, paramétrez les éléments suivants :

  • Cochez « Actif ».
  • Cochez « Aucune remarque ne peut être ajoutée ». Cette option permet d'éviter que le commentaire introduit par une personne puisse être modifié (nécessaire pour le contrôle a posteriori).
  • À l'étape 1, choisissez la possibilité de sélectionner manuellement la personne habilitée à approuver la facture. Sauf s'il n'y a qu'une personne habilitée à approuver toutes les factures. Sélectionnez dans ce cas cette personne au point 3.
  • Déterminez si la personne habilitée à approuver les factures recevra systématiquement un e-mail. Si la personne travaille régulièrement dans Yuki, il est plus pratique de ne pas opter pour cette possibilité étant donné qu'il est fort probable qu'elle consulte tous les jours sa liste To do.
  • À l'étape 2, choisissez la personne habilitée à libérer les factures. S'il s'agit d'une seule personne, sélectionnez son nom à l'étape 2. S'il y a plus d'une personne, choisissez l'option « Créateur de la tâche ».  Après évaluation par le manager, la tâche sera automatiquement affectée à la personne en question ou à la personne ayant créé la tâche.

Vous pouvez à présent faire approuver et libérer pour paiement les factures via le flux de travail.

 

Voir également :


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