Factures récurrentes

Créer, modifier et suspendre des factures récurrentes

Si vous envoyez régulièrement la même facture de vente à un client, vous pouvez activer l’option ‘Répéter’ dans Yuki. La nouvelle facture est automatiquement disponible à la nouvelle date de facture. Ceci s'avère pratique notamment pour les abonnements, les baux, les contrats de service, etc.


Vous démarrez le processus de facture périodique automatiques en traitant une fois la première facture d’une série vous-même comme facture ordinaire. Ensuite, la facture périodique est active. Dans les paramètres des factures périodiques, vous avez la possibilité de modifier la date de démarrage de la première facture suivante lorsque la facture a été générée trop tôt ou trop tard.


La facture périodique n’est pas un contrat mais une facture authentique dont il est indiqué qu’elle sert de base aux factures suivantes.


Comment créer une facture périodique?

  1. Créez une facture de vente par l’intermédiaire de la fonctionnalité Créer une facture de vente.
  2. Conservez la facture de vente
  3. Après avoir cliqué sur ‘[Conserver]’, vous pouvez sélectionner dans la barre des tâches ‘[facture récurrente]’. Ce choix ne s’affiche que pour les factures qui peuvent être utilisées comme base d’une facture périodique. Les factures qui sont générées sur base d’une facture périodique ne peuvent pas être utilisées comme facture périodique (et cette sélection ne sera donc pas visible). Si la sélection n’est pas disponible, cela signifie que la facture correspondante a été générée. Si la sélection est disponible, cela signifie que la facture a été créée par un utilisateur.
  4. Cliquez sur la sélection ‘[Facture récurrente]’. Dans la configuration, vous pouvez indiquer si vous souhaitez que la facture soit automatiquement répétée chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre, chaque semestre ou tous les ans. Vous pouvez également indiquer la date jusqu’à laquelle vous souhaitez que cette facture soit répétée automatiquement. La première facture est donc une facture ordinaire que vous créez et expédiez. Les factures suivantes sont alors automatiquement créées selon la fréquence indiquée. Si la facture correspondante constitue la base d’une facturation périodique, donc une facture périodique, la sélection apparaîtra en couleur et en cliquant dessus, vous pouvez obtenir les caractéristiques de la facture périodique.

Caractéristiques de la facture périodique :


    5. Traitez la facture qui constitue la base à la facture périodique.

    6. Une facture périodique n'est pas expédiée automatiquement mais mise à disposition. Vous pouvez la retrouver dans la liste des factures à            envoyer (vente/facturer/à expédier). (Pour les factures qui sont mises à disposition, aucune fréquence n’est indiquée en ce qui concerne les         répétitions. Et vous ne devez pas non plus saisir une fréquence.) Le numéro de facture est déterminé lorsque la facture est définitivement            traitée.

    7. Vous pouvez trouver un aperçu de toutes les factures qui sont expédiées périodiquement sous factures périodiques. (vente/facturer/factures         périodiques)


Date de démarrage (doit toujours se situer après la date de facture)

La date de démarrage correspond à la date de la première facture suivante qui doit être créée. Il NE S'AGIT PAS de la date de démarrage du contrat. En effet, il ne s’agit pas d’une administration de contrat, mais d’une facture qui peut être confectionnée sur une base périodique.


Date de facture

La date de facture est donc utilisée comme base pour la confection de la facture suivante (il s’agit de la date que vous pouvez configurer au moment où vous traitez une facture).

  1. Facture hebdomadaire avec comme date de facture 1er février : première facture suivante 8 février

  2. Facture mensuelle avec comme date de facture 31 mars : première facture suivante 30 avril

  3. Facture trimestrielle avec comme date de facture 15 juin : première facture suivante 15 septembre (donc trois mois plus tard)

  4. Facture semestrielle avec comme date de facture 10 février : 10 août (donc six mois plus tard)

  5. Facture mensuelle avec comme date de facture 20 janvier 2013 mars : première facture suivante 20 janvier 2014


Objet et description

L’objet de la facture et la description par ligne de facture sont automatiquement adaptés si la facture contient une date. Les suivants formats de données sont reconnus en tant que tels :

  • Pour toutes les factures périodiques : (au moins un espace avant et après)

    • 6 juin

    • juin

    • 2013

    • 6 juin 2013

  • Pour les factures périodiques hebdomadaires : (au moins un espace avant et après)

    • 1-2013 ou 2013-1

    • 1/2013 ou 2013/1

    • 1.2013 ou 2013.1

  • Pour les factures périodiques mensuelles : (au moins un espace avant et après)

    • 1/6/13

    • 1/6/2013

    • 6/2013

    • 2013/6

  • Pour les factures périodiques trimestrielles : (au moins un espace avant et après)

    • 1er/2è/3è/4è

    • premier/deuxième/troisième/quatrième

    • 3/2013

    • 2013/3

  • Pour les factures périodiques semestrielles : (au moins un espace avant et après)

    • 1er/2è

    • premier/deuxième

    • 2/2013

    • 2013/2

  • Pour toutes les factures annuelles : (au moins un espace avant et après)

    • 6 juin

    • juin

    • 2013

    • 6 juin 2013


Modifier les factures récurrentes

A ce moment-ci, vous ne pouvez plus modifier une facture périodique. Si vous souhaitez par exemple ajouter ou supprimer des lignes de facture à une facture, nous vous conseillons de modifier la facture qui a été créée sur la base d’une facture périodique et de marquer celle-ci ensuite comme facture périodique. Il va sans dire que vous devez annuler l’ancienne facture périodique.


Annuler les factures récurrentes

Pour annuler une facture périodique (éventuellement avant la date de fin indiquée), rendez-vous à l’aperçu Factures périodiques. Marquez la ou les factures que vous souhaitez annuler et cliquez ensuite sur la croix rouge dans la barre des tâches. Il vous sera encore demandé de confirmer l'annulation.


ATTENTION ! Ne pas jeter la facture elle-même. Il s’agit en effet d’une facture qui a déjà été envoyée au client et qui doit donc demeurer dans la comptabilité.


Voir également

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