Créer/modifier la présentation des factures

Créer/modifier la présentation des factures

Vous pouvez utiliser différentes présentations pour vos factures dans le module de facturation. La présentation détermine l'apparence de la facture, les données qu'elle contiendra, l'endroit où l'adresse sera indiquée et les informations qui seront contenues dans le courriel d'accompagnement.


Pour modifier la présentation existante (ou pour en créer une nouvelle), allez dans Comptabilité, Vente, Paramètres des factures : Lay-outs.


Nous passons en revue ci-après tous les paramètres de présentation.


Généralités

  • Description : Donnez à votre lay-out une description aisément identifiable.

  • Administration : Indiquez pour quelle administration le lay-out sera utilisé (si vous vous occupez de plus d'une administration)

  • Langue : Vous avez le choix entre le néerlandais, le français et l'anglais.

  • Numéro de TVA : Voulez-vous imprimer le numéro de TVA de vos clients sur la facture ?

  • Intitulé : Si vous cochez cette option, l'intitulé (« Facture » ou « Note de crédit ») apparaîtra dans le haut de la facture, pour que le destinataire sache immédiatement que le document est une facture.

  • Objet : Voulez-vous imprimer l'objet de la facture sur la facture ?

  • Présentation : Choisissez un lay-out parmi les variantes disponibles



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etc.


Colonnes figurant dans la facture

Dans cette section, vous pouvez indiquer quelles données vous voulez voir figurer dans la facture. Les colonnes que vous choisissez dépendent parfois du lay-out pour lequel vous avez opté. Glissez-vous dans la peau du client. Quelles sont les données importantes de son point de vue ?


Référence : Voulez-vous que le code de l'article soit mentionné ?

Description : Voulez-vous reprendre la description de l'article, la description de la ligne de facturation ou les deux ?

Quantité : Voulez-vous que les quantités soient mentionnées ?

Si la facture est destinée à un particulier, l'indication de la TVA par ligne est moins importante.

Si le pourcentage de TVA est identique pour tous les articles, il est inutile de l'indiquer à chaque ligne.


Cliquez sur les colonnes que vous voulez voir figurer par ligne de facturation.


Pour tester le résultat obtenu, enregistrez le lay-out et cliquez ensuite sur « Aperçu ».


Présentation de la page

Le dessin ci-dessous illustre la présentation de la facture.



Sur la facture, nous distinguons trois sections :


Le bloc facture

Il comporte trois parties :

  • l'entête (coordonnées du client, numéro de facture, etc.)

  • les lignes de facturation (avec les colonnes)

  • les totaux (avec le total TVA et le montant à payer).

Partie inférieure de la facture

Vous pouvez établir ici le texte qui sera imprimé directement sous le bloc facture. Par exemple : « Veuillez verser le montant total sur le compte BEXX-XXXX-XXXX-XXXX »


Vous pouvez également ajouter ici le placeholder [FFstructuredpaymentreference] si vous voulez ajouter une communication structurée. Pour cela, vous devez aussi cocher l'option dans les paramètres de facture.


Pied de page de la facture

Ce bloc est toujours imprimé tout en bas de la page. Par défaut, les coordonnées de votre entreprise (adresse, numéro de RC, TVA et numéro de compte) figurent telles qu'elles sont mentionnées dans le domaine.

Si vous voulez mentionner d'autres informations, vous pouvez utiliser ce champ pour y faire figurer les coordonnées de votre entreprise, etc. si elles ne sont pas imprimées sur votre papier à lettre. Attention : la mention par défaut sera remplacée par les données que vous avez stipulées dans ce bloc.  


Vous pouvez également ajouter ici le placeholder [FFstructuredpaymentreference] si vous voulez ajouter une communication structurée. Pour cela, vous devez aussi cocher l'option dans les paramètres de facture.


Paramètres relatifs à la page

Les paramètres relatifs à la page vous permettent de définir où les données de facturation seront imprimées sur la facture. Cet aspect est important si vous voulez adapter la configuration à votre papier à lettre existant.

  • Marge supérieure (en mm) : détermine où l'impression des données générales (numéro et date de la facture, etc.) débutera par rapport au bord supérieur du papier. Attention : entre le bord supérieur et les données de facturation, vous devez parfois également placer le bloc de l'adresse. Le bloc de l'adresse fait 30 mm de haut.

  • Retrait à gauche : détermine l'espace vierge (marge gauche) que vous désirez conserver à gauche.

  • Retrait à droite : détermine l'espace vierge (marge droite) que vous désirez conserver à droite.

  • Marge inférieure (en mm) : détermine l'espace vierge que vous désirez conserver entre la dernière ligne du pied de page et le bord inférieur de la page.

Paramètres relatifs au papier

Déterminez sur quel type de papier vous souhaitez imprimer votre facture. Vous avez trois possibilités :


Sur du papier vierge

Utilisez Yuki pour imprimer directement votre logo et les coordonnées de votre entreprise. Le logo utilisé sera celui associé au profil de votre administration.


Sur du papier préimprimé

Yuki n'imprime que le bloc facture et la partie inférieure de la facture. Yuki n'imprime ni le logo ni le pied de page.


Document PDF en tant que papier utilisé pour la facture.

En associant un document PDF de votre papier à lettre au lay-out, vous imprimez la facture telle qu'elle se présente dans ce document. Le résultat est meilleur que dans le cas d'une impression sur du papier vierge. Cette solution est pratique si vous voulez envoyer vos factures par courriel. Commencez par créer le papier que vous allez utiliser pour vos factures dans un traitement de texte tel que MSWord ou Pages. Reprenez votre logo, vos coordonnées et les indications typiques figurant sur les factures, comme votre numéro d'entreprise, votre numéro de TVA et votre numéro de compte. Enregistrez ensuite le texte dans le format PDF. Vous pouvez reprendre ce PDF dans les paramètres de présentation de vos factures et il sera utilisé comme s'il s'agissait de papier à lettre numérique.



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Positionnement de l'adresse

Vous pouvez déterminer à quel endroit du bloc facture l'adresse figurera.

  • Marge supérieure (en mm) : Calculée à partir du bord supérieur de la page.

  • Retrait gauche (en mm) : Calculé à partir du bord gauche de la page.

Si vous avez conservé trop peu d'espace entre le bord supérieur de la page et le début du bloc facture pour placer le bloc adresse, les paramètres sont automatiquement corrigés.


Positionnement du logo

Cet élément est uniquement important si vous choisissez d'imprimer sur du papier vierge.


Spécification paramètres

Spécifiez un nombre d'heures si vous facturez des activités. Consultez le module Heures Yuki pour de plus amples informations.


Créer le texte du courriel

Si vous décidez d'envoyer vos factures par courriel, vous pouvez adapter l'objet et le texte du courriel. Vous pouvez également reprendre des données variables dans le texte et dans l'objet (marques substitutives). Ces marques substitutives figurent toujours entre crochets et portent un nom spécifique.


Barre d'outils

La barre d'outils (en haut) propose les options suivantes :


Visualiser un aperçu

Lorsque vous avez défini le lay-out, vous devez conserver les modifications.

Visualisez ensuite l'aperçu, pour voir si toutes les modifications vous donnent satisfaction.


Pour tester le courriel, nous vous conseillons de créer une fausse facture et de vous l'envoyer à vous-même. Supprimez ensuite cette facture test de votre administration, pour éviter qu'elle soit reprise dans votre comptabilité.


Rétablir les valeurs par défaut

Cliquez sur le bouton « Standard » pour revenir aux valeurs prédéfinies par Yuki.


Définir un lay-out par défaut

Yuki vous permet d'avoir recours à plus d'un lay-out. Si vous choisissez cette possibilité, chaque fois que vous rédigerez ou traiterez une nouvelle facture, vous pourrez déterminer le lay-out qui devra être utilisé. Vous pourrez aussi définir le lay-out que Yuki devra vous proposer par défaut. À cet effet, allez dans les Paramètres des factures de vente.


Voir également  

Créer des factures de vente

Envoyer des factures de vente

Paramètres des factures de vente

Utilisation de marques substitutives

Factures périodiques


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