Paramètres des factures

Paramètres pour les factures de vente

Avant de pouvoir saisir et traiter vous-même des factures, il faut d'abord définir les paramètres. Vous les trouverez dans le menu Vente -> Paramètres factures. Les articles et les listes de prix sont également nécessaires pour créer une facture. Les comptes de résultat sont attachés aux Articles. Vous avez la possibilité de changer la description pour chaque facture.




Paramètres de l'onglet

Comptes bancaires sur la facture

Si plusieurs comptes à vue ont été créés dans le domaine, vous pouvez indiquer ici le numéro de compte bancaire qui doit figurer sur la facture.


Lay-out de la facture de vente

Si vous avez plusieurs lay-out, vous pouvez indiquer ici le lay-out à utiliser par défaut pour le traitement d'une facture.


Liste de prix standard

Cette liste de prix standard est alors retenue comme valeur privilégiée lors de l'importation.


Numéro de facture suivante

Le numéro que vous saisissez ici sera utilisé pour la première facture suivante que vous allez traiter. En sélectionnant un numéro de facture, il est conseillé de tenir compte de ce qui suit :

Sélectionnez un numéro comportant au moins cinq chiffres.  Pour pouvoir bien reconnaître le paiement des factures, le numéro de facture doit avoir une valeur suffisamment unique. Un numéro à quatre chiffres peut être confondu avec un code postal. Un numéro à deux ou à trois chiffres n'a pas de caractère suffisamment distinctif.

Préfix de numéro de facture

Astuces :

  • Rendez votre numéro de facture reconnaissable, par exemple, vous pouvez faire commencer le numéro de votre facture par 15.xxx, avec 15 tenant lieu de 2015.

  • Commencez chaque année avec une nouvelle série.

  • Ne rendez pas votre numéro plus long que nécessaire. Cela ne donne que plus de travail à votre client pour enregistrer et payer les factures.

  • Vous pouvez utiliser comme signes de séparation ‘.’, ‘/’ ou ‘-’, pour rendre les longs numéros plus lisibles (par exemple : 215.015).

  • Il faut éviter les numéros de facture en doublon : si vous avez déjà expédié des factures avant de travailler avec Yuki, faites suivre ce numéro sur le dernier numéro utilisé.


Générer la référence structurée de paiement
Si cette option est cochée, il y aura pour chaque facture une référence structurée automatiquement créée sur base de l'ID de la relation et du numéro de facture.
Pour la voir aussi sur le PDF de la facture ou dans le mail, suivez les étapes suivantes :

Référence structurée de paiement dans l'email
Ajoutez le placeholder suivant dans l'email via les paramètres du layout: [StructuredPaymentReference]

Référence structurée de paiement sur le PDF
Ajoutez le placeholder suivant au pied de page: [FFstructuredpaymentreference]

Attention: Ces placeholders sont sensibles aux majuscules !

Echéance de paiement en jours

Indiquez ici dans combien de jours vous souhaitez que vos clients vous payent. Sur la base de la date de facture et du délai de paiement, la date d'échéance est calculée. Vous pouvez faire imprimer la date d'échéance sur la facture. Ce délai a son importance surtout si vous souhaitez faire usage des rappels et des sommations disponibles dans Yuki.

Mode d’expédition

Le mode d’expédition standard pour les factures, par courrier électronique, par poste normale, si possible par adresse de courrier électronique ou ne pas expédier. Si le paramètre d’adresse de courrier électronique est activé et si vous traitez plusieurs factures en même temps, les factures seront automatiquement envoyées par courrier électronique au client (à condition que celui-ci possède une adresse courrier électronique).


UBL

Ici, vous pouvez indiquer si vous souhaitez envoyer une facture structurée aux clients. Une facture au format UBL peut être facilement lue dans un grand nombre de logiciels comptables et prévient que votre client ne doive importer lui-même manuellement la facture en question. Quatre options sont disponibles :

  1. Ne pas envoyer en annexe (donc uniquement fichier PDF comme image)

  2. Envoyer comme annexe supplémentaire (donc une annexe avec l'image pour impression et une annexe avec les données UBL).

  3. Envoyer comme annexe supplémentaire et PDF inclus dans l’UBL (donc une annexe avec l’image pour imprimer et une annexe avec les données UBL dans laquelle le fichier PDF est enregistré).

  4. Envoyer comme annexe unique PDF dans UBL (dans ce cas, le client reçoit un fichier PDF dans l’UBL, mais celui-ci n’est pas facilement lisible pour le client). Vous n'utilisez cette option que si vous avez un grand nombre de factures à expédier à des clients qui les traitent intégralement de façon électronique.

L'option 2 est la plus compacté et l'option 3 vous permet d'envoyer le fichier PDF deux fois et c'est aussi la plus complète. Les options 2 et 3 sont les plus fréquentes.


Format UBL SimplerInvoicing

Il faut vous représenter UBL comme une sorte de fichier Excel. Ici, tous les champs qui sont pertinents pour la facture sont déterminés selon des règles fixes de dénomination des champs. Toutefois, il y a énormément de champs pour pouvoir servir le plus de parties possibles, ce qui rend le format un peu plus complexe. SimplerInvoicing a défini un jeu de champs plus restreint. Il existe des parties qui ne lisent rigoureusement que ce format. Par défaut, Yuki envoie le jeu étendu. Celui-ci répond à la norme UBL 2.1 et devrait pouvoir être lu par tout le monde.


Modalités de paiement facture de vente à créditer

Indique comment les factures à créditer sont traitées, lorsque vous sélectionnez l’option ‘est reversé’, et si vous utilisez le module de la liste de paiements, la facture à créditer sera placée dans la liste de paiements.  En cas de ‘est porté en compte’, la facture devra être portée en compte.

Adresse de courrier électronique provenant de l'adresse

Lorsque vous envoyez des factures par courrier électronique, cela se passe via le serveur d'adresse électronique de Yuki. Pour que les clients puissent savoir que la facture provient de vous, vous devez saisir ici l'adresse de courrier électronique d'expédition. Il faut que ce soit une adresse de courrier électronique existante. Après avoir saisi l'adresse de courrier électronique, vous recevrez à l'adresse de courrier électronique en question un courrier électronique de Yuki pour confirmer votre compte.

Vous pouvez configurer les paramètres du serveur mail si vous souhaitez que les factures soient envoyées par votre propre serveur smpt.


Adresse de courrier électronique pour copies

Si vous souhaitez recevoir vous-même une copie des factures expédiées afin de contrôler si toutes les factures ont été envoyées correctement, saisissez ici l’adresse de courrier électronique vers laquelle vous souhaitez envoyer la copie. Si vous laissez ce champ vide, aucune copie de facture ne sera envoyée. Il n'est pas nécessaire d'envoyer une nouvelle fois les factures à Yuki. Après traitement, la copie de facture est enregistrée dans l’archive et traitée automatiquement dans votre comptabilité.


Lorsque le prix est modifié manuellement, il convient de proposer toujours la création d’une convention de prix.


Lorsque vous cochez cette fonction, après la correction manuelle d’un prix, Yuki demandera si ce prix doit être créé comme convention de prix pour la relation concernée.  


Onglet des lay-out

Par l’intermédiaire de cet onglet, vous pouvez adapter le lay-out de votre facture de vente ou créer des lay-out supplémentaires. Consultez la description détaillée.


Voir également