Créer ou modifier la présentation des rappels

Créer/modifier la présentation des rappels

Le module de facturation de Yuki vous permet également d'envoyer des lettres de rappel et des mises en demeure. Vous pouvez procéder manuellement ou via le service de mise en demeure automatisé.


Vous pouvez naturellement faire usage de plusieurs lettres différentes. Avant de procéder à des mises en demeure, vous devez d'abord définir la présentation et le texte des courriers. La présentation détermine l'apparence du rappel, les données qu'il contiendra, l'endroit où l'adresse sera indiquée et les informations qui seront contenues dans le courriel d'accompagnement.


Pour modifier la présentation existante ou pour en créer une nouvelle, allez dans Comptabilité -> Vente -> Paramètres des rappels et choisissez ensuite l'onglet « Lay-outs ».


Vous pourrez définir les éléments suivants de la présentation :


Généralités

  • Donnez à votre lay-out une description aisément identifiable.

  • Si vous vous occupez de plus d'une administration, indiquez pour lesquelles le lay-out en question sera utilisé.

  • Indiquez si vous souhaitez joindre une copie de la facture (conseil).

Si vous n'avez pas créé les factures dans le module de vente de Yuki, l'adjonction d'une copie de la facture ne fonctionne que dans le cas d'un envoi par courriel. Adaptez le texte du rappel.


Paramètres relatifs à la page

Les paramètres relatifs à la page vous permettent de définir où les données seront imprimées sur le rappel. Cet aspect est important si vous voulez adapter la configuration à votre papier à lettre existant. Le dessin ci-dessous illustre la présentation du courrier.



Sur la facture, nous distinguons trois sections :



Le bloc de texte de la lettre

Il comporte deux parties :

  • l'en-tête de la lettre (données du client)

  • le texte de la lettre (avec les colonnes)


Le pied de page de la lettre

Ce bloc est toujours imprimé tout en bas de la page. Vous pouvez l'utiliser pour y faire figurer les coordonnées de votre entreprise, etc. si elles ne sont pas imprimées sur votre papier à lettre.


Type de papier

Déterminez sur quel type de papier vous souhaitez imprimer votre rappel. Vous avez trois possibilités :

* papier vierge

* papier préimprimé

* document PDF


Sur du papier vierge

Utilisez Yuki pour imprimer directement sur le courrier votre logo et les coordonnées de votre entreprise. Le logo utilisé sera celui associé au profil de votre administration.


Sur du papier préimprimé

Yuki n'imprime que le bloc de l'adresse et le bloc de texte de la facture. Yuki n'imprime ni le logo ni le pied de page.


Document PDF

En associant un document PDF de votre papier à lettre au lay-out, vous imprimez le rappel tel qu'il se présente dans ce document. Le résultat est meilleur que dans le cas d'une impression sur du papier vierge. Cette solution est pratique si vous voulez envoyer votre rappel par courriel. Plus d'explications...



Positionnement des données

Positionnement du bloc facture :

  • Marge supérieure (en mm) : détermine où l'impression des données générales (numéro et date de la facture, etc.) débutera par rapport au bord supérieur du papier. Attention : entre le bord supérieur et les données de la facture, vous devez parfois également placer le bloc de l'adresse. Le bloc de l'adresse fait 30 mm de haut.

  • Retrait à gauche : détermine l'espace vierge (marge gauche) que vous désirez conserver à gauche.

  • Retrait à droite : détermine l'espace vierge (marge droite) que vous désirez conserver à droite.

  • Marge inférieure (en mm) : détermine l'espace vierge que vous désirez conserver entre la dernière ligne du pied de page et le bord inférieur de la page.

Positionnement du bloc adresse

Vous pouvez déterminer à quel endroit du bloc facture l'adresse figurera.

  • Marge supérieure (en mm) : calculée à partir du bord supérieur de la page.

  • Retrait gauche (en mm) : calculé à partir du bord gauche de la page.

Si vous avez conservé trop peu d'espace entre le bord supérieur de la page et le début du bloc facture pour placer le bloc adresse, les paramètres sont automatiquement corrigés.


Positionnement du logo

Cet élément est uniquement important si vous choisissez d'imprimer sur du papier vierge.


Créer le texte de la lettre

Objet

L'objet est imprimé directement au-dessus du texte de la lettre. Vous pouvez aussi choisir de ne pas indiquer d'objet. Dans l'objet, vous pouvez également travailler avec des marques substitutives.


Texte de la lettre

Pour chaque lay-out, vous pouvez adapter le texte de la lettre à la situation. Ainsi, vous pouvez commencer par un texte très amical pour votre premier rappel et opter ensuite pour un texte de plus en plus insistant et formel en fonction du temps écoulé. Lorsque vous rédigez le texte, voyez si vous allez envoyer par défaut une copie de la facture avec le rappel ou pas. Si vous ne le faites pas, vous devrez spécifier dans le texte de la lettre (et éventuellement, dans le texte du courriel) toutes les données de la facture. Procédez dans ce cas en utilisant des marques substitutives. Il s'agit de renvois aux données de la facture, par exemple.


Créer le texte du courriel

Si vous décidez d'envoyer vos rappels par courriel, vous pouvez adapter l'objet et le texte du courriel. Vous pouvez également reprendre des données variables dans le texte et dans l'objet (marques substitutives). Ces marques substitutives figurent toujours entre crochets et portent un nom spécifique.


Visualiser un aperçu

Lorsque vous avez défini le lay-out, vous devez conserver les modifications. Visualisez ensuite l'aperçu, pour voir si toutes les modifications vous donnent satisfaction.


Pour tester le courriel, nous vous conseillons de créer une fausse mise en demeure et de vous l'envoyer à vous-même. Supprimez ensuite le courrier test de votre administration. Vous éviterez ainsi qu'il soit repris dans votre administration.


Rétablir les valeurs standard

Cliquez sur le bouton « Standard » pour revenir aux valeurs définies par Yuki.


Déterminer le lay-out par défaut

Yuki vous permet d'avoir recours à plus d'un lay-out. Si vous choisissez cette possibilité, chaque fois que vous rédigerez ou traiterez un nouveau rappel, vous pourrez déterminer le lay-out que vous allez utiliser. Vous pourrez aussi définir le lay-out que Yuki devra vous proposer par défaut. À cet effet, aller dans les Paramètres rappels, puis dans l'onglet « Rappels manuels ».


Voir également

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