Libérer pour paiement : gérer le flux de travail

Lorsque le flux de travail est paramétré, vous pouvez commencer le processus de libération des factures pour paiement.


Les personnes suivantes interviennent dans ce processus :

  1. La personne qui initie et contrôle le flux de travail

  2. La personne (généralement le manager ou l'acheteur) chargée d'approuver les factures

  3. La personne qui exécute les paiements

1. La personne qui initie et contrôle le flux de travail

Il s'agit de la ou des personnes de l'entreprise qui doivent veiller à ce que la personne ad hoc (manager) reçoive chaque facture et décide si elle doit être libérée ou non. Si c'est à vous qu'incombe cette mission, vos tâches sont les suivantes :

  • Définissez une tâche pour chaque facture devant être approuvée, à l'intention de la personne ad hoc.

  • Contrôlez régulièrement (par exemple, chaque semaine) si les tâches définies ne sont pas en attente depuis trop longtemps chez les managers.

  • Veillez à ce que toutes les tâches approuvées soient libérées et reprises dans la liste de paiements.

Vous pouvez initier le flux de travail comme suit :


Allez dans la liste de paiements :  Via Banque -> Liste de paiements, ou placez la en tant qu'icône sur le bureau Yuki.



Vérifiez si la colonne « Tâche » est bien présente dans la liste (à l'extrême droite). Si ce n'est pas le cas, sélectionnez la colonne via l'icône : ||||

Choisissez la liste « En traitement » à l'extrême gauche de la barre des tâches.

Dans la colonne Tâche, vous voyez à présent apparaître les symboles suivants :


Aucune tâche présente

Tâche en attente d'approbation chez le manager

Tâche approuvée, pouvant être libérée

Tâche refusée. La facture ne peut pas encore être payée

La tâche est déjà assortie du statut Libérée


Créer une tâche

Pour créer une tâche relative à une facture, cliquez sur la petite boule blanche (pas de tâche). L'écran suivant s'affiche.




Dans Tâche pour, sélectionnez le nom de la personne qui devra contrôler la facture. Tapez éventuellement une explication dans le champ des remarques, par exemple : « À traiter de toute urgence. Facture en souffrance depuis longtemps ». Le reste est déjà complété.

Cliquez sur Enregistrer. La tâche est à présent envoyée. La personne reçoit un e-mail (en fonction de la configuration choisie) et voit la demande et le document y relatif.


Consulter la tâche

Pour consulter une tâche, cliquez sur l'un des autres symboles.  Vous voyez ainsi le document et la tâche y afférente. Vous pouvez intervenir directement et, par exemple, demander une deuxième approbation, demander plus d'informations ou libérer la tâche et, partant, libérer la facture.


Libérer les factures

Vous pouvez libérer les factures de deux manières :

  • Une par une : Ouvrez les tâches approuvées. Contrôlez si toutes les conditions sont satisfaites et, le cas échéant, cliquez sur « Libérer ». Le document en question est automatiquement libéré.

  • Par lot : Dans la liste « En traitement », cochez les factures approuvées. Cliquez ensuite dans la barre des tâches sur « Libérer pour paiement ».

ASTUCE : Définissez bien le fonctionnement de la procédure avec votre supérieur. Déterminez :

  • Les factures que vous pouvez libérer vous-même, par exemple les petits montants ou les factures récurrentes

  • Qui doit approuver quelles factures

  • Quelles factures doivent éventuellement être approuvées par deux personnes pour pouvoir être libérées.

2. La personne chargée de l'approbation


La personne chargée d'approuver les factures doit, de préférence, travailler à partir de la liste des tâches personnelle. Il est recommandé de placer sur votre bureau une icône relative aux tâches. Vous voyez ainsi directement combien de tâches vous devez encore traiter. Ce bouton vous donne également directement accès à l'aperçu des tâches à exécuter. Vous pouvez aussi visualiser cette liste via « Agenda » -> Tâches. Si vous ne travaillez pas souvent dans Yuki, vous pouvez demander à recevoir un e-mail à chaque fois qu'une nouvelle tâche est ajoutée dans la liste. Vous pouvez par ailleurs suivre la liste des tâches à exécuter via l'application Yuki sur votre smartphone.



Lorsque vous ouvrez une tâche, vous voyez s'afficher un écran avec, à gauche, le document et, à droite, la tâche. Contrôlez la facture, formulez un commentaire (par exemple « Contrôlée et OK ») et cliquez sur Approuver. Si la tâche ne vous est pas destinée, vous pouvez la transférer à une autre personne ou la renvoyer à son créateur. Sélectionnez cette personne dans Tâche pour, indiquez un commentaire et cliquez sur Enregistrer.


3. La personne qui exécute les paiements (fichier de paiement prêt)

Cette personne doit, de préférence, travailler à partir de la Liste de paiements. Dans la liste de la barre des tâches, à gauche, choisissez « À payer ». Vérifiez si la colonne « Tâche » est présente. Si ce n'est pas le cas, sélectionnez-la au moyen de l'icône : ||||.

Vérifiez si les factures que vous voulez payer ont été approuvées (icône avec main ouverte). Si vous désirez plus d'informations, cliquez sur cette icône pour ouvrir la tâche.

Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez les factures que vous désirez payer, choisissez le compte bancaire à partir duquel vous désirez effectuer le paiement et cliquez sur « Créer fichier de paiement ».


Voir également :

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