Scanner, télécharger ou envoyer des documents par email

Il existe cinq manières pour fournir l'information à Yuki pour le traitement : scanner, télécharger, synchroniser avec Dropbox ou Google drive ou envoyer par courriel.

Scanner

Une méthode pour livrer des documents numériques est de les scanner à l'aide de l'assistant au scannage de Yuki. Malheureusement, tous les scanners ne peuvent être gérés par l'assistant au scannage. Si le scanner n'est pas soutenu, alors vous devrez d'abord scanner vos documents avec votre ordinateur pour ensuite les télécharger dans le domaine.

La première fois que le bouton Scanner est utilisé, il faut installer une petite application sur votre ordinateur. Suivez les instructions sur votre écran.


Charger

Le téléchargement consiste à envoyer des fichiers depuis votre ordinateur vers votre domaine par Internet. Vous pouvez l'utiliser pour envoyer des documents scannés auparavant ou pour envoyer à Yuki par exemple les fichiers que vous avez créés pour vos transactions bancaires.

L'endroit central d'envoi des documents et des fichiers est l « Courrier Yuki ». Vous la trouverez sous le bouton Yuki.

Synchronisation par le dossier Dropbox/ dossier Google drive partagé

Une des méthodes de livraison les plus utilisées est la livraison par Dropbox. 
Dropbox ou Google Drive sont (à la base) un média de stockage gratuit dans le cloud. Si vous avez déjà un compte Dropbox, vous pouvez créer un dossier dans votre répertoire Dropbox que vous partagerez par la suite avec dropbox@yuki.nl. Si vous avez déjà Google drive, vous pouvez également y partager un dossier avec support@yuki.be. Si le dossier partagé de Yuki est accepté, nous créerons toutes sortes de sous-dossiers qui suivront les subdivisions de votre archive numérique.

Dropbox
Si vous placez par la suite les documents dans le(s) dossier(s), Yuki ira les chercher, les placera dans le bon dossier et les supprimera du dossier Dropbox. Le dossier est donc un dossier de passage et non pas un dossier permanent. Lire ici ce que vous devez faire pour partager le dossier Dropbox avec Yuki. 

Google Drive
Pour Google Drive, vous aurez un dossier où se trouveront tous les documents déjà envoyés à Yuki. Ce dossier s'appelle « Traité ».

Envoyer des documents à l'administration par courriel

Vous pouvez également envoyer (ou faire envoyer) des documents par courriel. Votre domaine a sa propre adresse de courriel: nomdedomaine@yukiworks.be. Si vous avez des fournisseurs qui envoient leurs factures de manière électronique, vous pouvez également choisir d'envoyer directement à cette adresse de courriel. Vous pouvez naturellement également les envoyer vous-même à cette adresse.

Cependant, des possibilités supplémentaires existent :

  • Si plusieurs administrations sont dans votre domaine, vous pouvez toujours envoyer vos documents par courriel par nomadministration.nomdomaine@yukiworks.be directement à la bonne administration. Ici, le nom de l'administration se trouve avec tous les espaces et les points remplacés par des tirets et sans B.V. ou d'autres préfixes. Par ex. le courriel pour votre Entreprise SPRL est votre entreprise.nomdedomaine@yukiworks.be (ex.ariba-holding.aribabv@yukiworks.be). Les documents sont alors placés dans le dossier Rechercher de Yuki.


  • Par my.domaine@yukiworks.be (où domaine est votre propre nom de domaine Yuki, par ex. my.aribabv@yukiworks.be),  vous pouvez envoyer vos documents directement vers votre propre partie de l'archive Yuki (vers le classeur  « A classer moi-même »). Étant donné que les documents livrés dans « A classer moi-même » sont traités par l'utilisateur lui-même, Yuki n'attend pas de nom d'administration.

 

Adapter les adresses de courriel

Le nom de domaine est donc en première instance contraignant lors de la création de l'adresse de courriel, mais parfois il s'agit de noms d'adresse trop long et impossibles à utiliser, qui provoquent rapidement des erreurs et qui ont pour conséquence que les documents sont envoyés vers une adresse inconnue et n'arrivent pas dans le domaine. Yuki a pour cette raison permis au domaine/à l'administration d'adapter ces adresses. Les adresses de courriel en vigueur pour votre domaine peuvent être trouvées comme suit et vous pouvez éventuellement les modifier. Cliquez à gauche dans la partie supérieure de l'écran sur le mot « Domaine » pour voir les adresses de courriel que vous pouvez utiliser pour envoyer vos documents.

Ces adresses sont composées par Yuki mais vous pouvez les adapter.


Remarque : Bien que l'exemple des adresses d'E-mail créées par Yuki fasse penser le contraire, seules les lettres et les chiffres sont acceptés. Un courriel envoyé vers l'adresse du domaine dans l'exemple susmentionné digicomm@yukiworks.be est considéré par Yuki comme destiné à l'administration standard. Le nom de l'administration standard est imprimé en gras.



Courriel par l'application iPhone

Une photo faite avec l'application iPhone de Yuki est toujours envoyée vers l'adresse de courriel du domaine. Dans cette app, l'adresse de courriel est notamment établie à l'aide du nom de domaine introduit près des paramètres. L'adresse courriel générale domaine@yukiworks.be continue donc bien à exister. Si vous avez donc plusieurs administrations dans un domaine, vous pouvez dans ce cas inscrire le nom de votre administration sur le bon, avant de le photographier et de l'envoyer.


Courriel reçu par Yuki

Si un courriel a une annexe, le document est automatiquement placé dans « Rechercher Yuki ». Si un courriel contient plusieurs annexes, elles sont alors placées par le collaborateur du Backoffice dans le dossier « Rechercher Yuki ». Cela ne s'applique pas aux courriels envoyés vers nomdedomaine@yukiworks.be.

La grande diversité de noms d'adresse de courriel possibles a mené à ce que Yuki reçoive d'abord au niveau central les courriers envoyés à une adresse nom@yukiworks.be et ne les transmette qu'ultérieurement aux domaines concernés. Les courriels avec une adresse Yuki inconnue ne sont cependant pas éliminés mais stockés. Si Yuki peut récupérer à l'aide des données de l'en-tête de qui ou à qui est destiné le courriel, il informera l'utilisateur.

Remarque : Ce qui précède a bien pour conséquence que vous ne mentionnez pas l'adresse de courriel Yuki dans le BCC car cette adresse n'est pas introduite dans l'en-tête du courriel.

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