Assistant au scannage

Comment fonctionne l'assistant au scannage ?

Le scannage est considéré par de nombreux utilisateurs comme compliqué et chronophage. Si vous disposez d'un scanner récent avec alimentation et que vous utilisez l'assistant de scannage de Yuki, le scannage devient soudainement un jeu d'enfant. Tout aussi simple qu'envoyer par fax. Comment cela fonctionne-t-il ? 


Les étapes à parcourir


Étape 1. Préparez le scannage

Vous devez régler le scanner vous-même. Utilisez à cet effet le logiciel livré avec le scanner. Vous obtenez les options suivantes :

  • Format de sortie : de préférence JPEG

  • Scannez en couleur ou nuances de gris, pas en noir/blanc

  • Résolution : 300 DPI

  • Qualité moyenne.

Vous pouvez également livrer des documents en format PDF. Vous devez vous-même veiller à ne livrer qu'une facture par PDF. Une facture qui se compose de plus d'une feuille doit être scannée en une fois. Yuki ne peut pas par la suite relier des fichiers PDF. Contrairement aux formats JPEG ou PNG ou cela est possible. 


Étape 2. Préparez tous les documents


  • Retirez les agrafes, les trombones etc.

  • Veillez à ce que les feuilles soient détachées les unes des autres pour qu'elles ne collent pas pendant le scannage.

  • Comptez le nombre de feuilles de papier que vous posez sur le scanner pour vous permettre de contrôler par la suite si chaque feuille a été scannée.

  • Triez les documents par administration.

  • Scannez par lots d'un maximum de 25 feuilles, cela rend le contrôle plus simple par la suite.

  • Veillez à ce que les documents de plus d'une feuille soit également scannés les uns après les autres.

  • Regardez s'il n'y a pas au dos d'un document une information importante nécessaire pour l'administration.

  • Contrôlez si le bon côté est vers le haut (cela peut différer en fonction du scanner).


Étape 3. Démarrez Yuki

  • Accédez à la boîte postale de Yuki (le bouton « Yuki »)

  • Choisissez « Scanner ».

  • L'assistant au scannage démarre. Si c'est la première fois, l'assistant doit d'abord avoir été installé. Voir également Installation de l'assistant au scannage.

  • Choisissez l'administration souhaitée (uniquement si vous gérez plusieurs administrations dans un domaine)

  • Sélectionnez l'alimentation

  • Cliquez sur le bouton de démarrage

Le scannage est lancé automatiquement avec les bons réglages.

Les documents scannés sont directement envoyés au domaine.

Attendez jusqu'à ce que tous les documents soient scannés et téléchargés.

Cliquez sur le bouton « Prêt »

Étape 4. Contrôlez le nombre de factures scannées et envoyées

Quand vous avez cliqué sur Prêt, un nouvel onglet démarre dans votre navigateur avec les documents reçus par Yuki. Contrôlez si le nombre correspond au nombre de la pile.    

Regardez la vidéo d'instruction

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Voir également