Documents non traités

Documents non traités

Il se peut que certains documents ou fichiers que vous envoyez à Yuki ne peuvent pas faire l’objet d’un traitement. Cela peut tenir à différentes raisons :

  • le document n'est pas complet

  • le fichier comporte plusieurs factures ou bons

  • le document est partiellement ou intégralement illisible

  • le document a déjà été présenté et fait l'objet d'un traitement

  • il est impossible d'ouvrir le document

  • le fichier d'importation comporte des données erronées

  • le document ne doit pas faire l'objet d'un traitement dans l'administration selon le backoffice


Comment puis-je savoir qu'un document n'a pas été traité

Tous les documents qui n'ont pas pu faire l'objet d'un traitement vous sont renvoyés. Vous pouvez le voir dans la boîte postale Yuki.



Pour consulter les documents ou fichiers qui n'ont pas pu être traités, cliquez sur « Non traité ». A présent, vous pouvez voir à gauche une liste des documents et à droite une prévisualisation du document. Vous pouvez parcourir la liste à l'aide des touches fléchées.


Quelle action dois-je entreprendre?

Il est conseiller de consulter régulièrement la liste et de la traiter de manière à ce que votre administration soit complète. Ce que vous devez faire dépend de la raison pour laquelle le document ou le fichier « n’a pas été traité ».


Incomplet

Problème : Il manque souvent la page suivante. Le cas échéant, le verso du document.

Action : Scannez de nouveau l’intégralité du document (donc toutes les pages pertinentes). Basculez le statut du document sur « Traité ».


Documents groupés

Problème : Vous avez scanné plusieurs bons en même temps ou vous avez rassemblé différentes factures en un seul fichier PDF.

Action : Présentez les bons ou les factures séparément. Dans certaines conditions, vous pouvez livrer de façon groupée.


Illisible

Problème : Le scan ou la photo qui a été fait n’est pas suffisamment lisible. Il s’ensuit que certaines informations pertinentes ne peuvent pas être comptabilisées.

Action : Scannez le bon ou la facture à nouveau. Vérifiez vous-même si tout est bien lisible sur le scan ou la photo.


Double

Problème : La facture ou le bon ressemble à un document déjà comptabilisé. Il s'agit vraisemblablement d'un doublon.

Action : Vérifiez dans Yuki si la facture a déjà antérieurement été présentée ou fait l’objet d’un traitement. Il peut aussi s’agir d’une facture ou d’un rappel ou d’une commande et d’une facture. Si selon vous, le document doit néanmoins être comptabilisé, soumettez-en la question au BackOffice.


Impossible d'ouvrir le document

Problème : Il est impossible d'ouvrir le document : le format de fichier est inconnu ou n'est pas supporté. Cela tient souvent à l'extension du fichier.

Action : Vérifiez l’extension du fichier que vous avez présenté. Une erreur très répandue est celle où l’extension du fichier se compose de deux parties, par exemple document.mars.pdf.


Le fichier d'importation comporte des données erronées ou inconnues

Les fichiers d’importation pour la banque ou pour des écritures d’opérations diverses doivent répondre à des exigences strictes. Si les fichiers ne sont pas conformes, ils ne pourront pas faire l’objet d’un traitement dans Yuki.

Problème : Le fichier présenté n’est pas conforme aux exigences stipulées.

Action : S’il s’agit d’un fichier bancaire, vérifiez dans ce cas ici si le format présenté est soutenu par Yuki. S'il s’agit d’une importation pour des écritures d’opérations diverses, vérifiez dans ce cas si le contenu en est conforme aux règles.


Liquider régulièrement la liste avec les documents non traités


Il est conseillé de liquider régulièrement la liste des documents non traités. Pour ce faire, vous disposez de deux options :

  • Livrer une version nouvelle, complète ou améliorée du document. Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez "Liquider" le document dans la liste.

  • Vous n’êtes pas d’accord avec le fait que le document n’a pas pu être traité. Utilisez le Bouton Question en haut du document pour soumettre de nouveau le document à l’attention du back office. Fournissez une courte explication ou des informations complémentaires au sujet du document de manière à ce qu’il puisse encore faire l’objet d’un traitement.
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